Las etiquetas de envío son fundamentales para que los paquetes viajen de tu almacén a la puerta de tu cliente. Pero, ¿qué es una etiqueta de envío y por qué tiene tanta importancia?
Una etiqueta de envío es un documento adjunto al paquete que indica al transportista cuál es su destino y cómo tiene que llegar a este. Es algo parecido al pasaje de viaje de tu paquete, y funciona como guía en los centros de clasificación y de reparto hasta que el envío finalmente llega a la puerta de tu cliente.
En esta guía hacemos un recorrido por los aspectos más importantes de la etiqueta de envío, desde la información que contiene hasta su funcionamiento en los envíos de e-commerce. Además, obtendrás consejos y conocimientos prácticos a través de Greta Marini, nuestra Product Manager, que te ayudarán a evitar errores y a hacer envíos más eficientes.
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¿Qué es una etiqueta de envío?
Una etiqueta de envío es un documento adjunto al paquete que contiene información clave para el transportista. Básicamente, responde a tres preguntas:
- ¿De dónde viene el paquete? (tu almacén)
- ¿Adónde se dirige? (la puerta de tu cliente)
- ¿Cómo debe llegar allí? (envío estándar, urgente, al día siguiente, etc.)
Las etiquetas de envío son fundamentales para el éxito de las entregas porque permiten a los transportistas direccionar, monitorizar y procesar los paquetes de forma automática en sus redes de logística. A medida que tu paquete pasa por los centros de distribución, el código de barras se escanea en cada paso, se actualiza la información de seguimiento y el paquete es conducido al destino correcto.
Cada envío necesita su propia etiqueta. Esta contiene la información del destino y un número de seguimiento único y de un solo uso.
¿Quién se encarga de crear las etiquetas de envío?
- Vendedores de e-commerce durante el fulfillment del pedido
- Sitios web de los transportistas, como Correos, MRW o GLS
- Plataformas de e-commerce, como Shopify o WooCommerce
- Software de envíos que automatiza la creación de etiquetas
La creación de etiquetas es uno de los primeros pasos del proceso de envío en los negocios de e-commerce. Tras la creación de la etiqueta, se imprime y se pega en el paquete para que el transportista pueda escanearla e iniciar el proceso de entrega.
Dependiendo de cómo sea tu flujo de trabajo, las etiquetas de envío también pueden servir para otros propósitos. Aunque la información clave es siempre la misma, algunas están diseñadas para usos específicos. Aquí tienes una tabla más detallada.
Tipos de etiquetas de envío
| Tipo de etiqueta de envío | ¿Para qué se usa? |
|---|---|
| Etiqueta de envío estándar | Es la etiqueta más utilizada al enviar paquetes. Contiene las direcciones del remitente y el destinatario, un código de barras y un número de seguimiento. |
| Etiqueta de envío prepago | Es una etiqueta que indica que el remitente ha pagado ya el franqueo. De este modo, el destinatario puede usarla en un paquete para enviarlo sin pagar nada en el punto de entrega. Es una etiqueta habitual en las devoluciones o los envíos programados. |
| Etiqueta de devolución | Se emplea cuando los clientes envían productos de vuelta al vendedor. Muchos negocios de e-commerce incluyen estas etiquetas en el paquete original o las facilitan digitalmente. Aquí puedes probar nuestra herramienta gratuita para crear etiquetas de devolución. |
| Etiqueta de envío digital (código QR) | En lugar de imprimir una etiqueta, el cliente recibe un código QR que puede escanear en el punto de recogida del transportista, donde imprimen la etiqueta. |
Etiqueta de envío vs albarán de packing
La etiqueta de envío y el albarán de packing tienen usos diferentes durante el fulfillment.
La etiqueta de envío sirve al transportista para poder realizar la entrega. Contiene información sobre el destino del paquete, un código de barras y un número de seguimiento necesario para el transporte.
El albarán de packing resulta útil para el vendedor y para el cliente. Indica los artículos que incluye el pedido y permite confirmar que se han enviado los productos correctos.
Así como la etiqueta de envío va pegada en el exterior del paquete, el albarán de packing normalmente se adjunta en el interior.
¿Qué información contiene la etiqueta de envío?
La etiqueta de envío contiene diferentes tipos de información que el transportista emplea para identificar, direccionar y entregar el paquete. Aunque la disposición de esta información puede variar de un transportista a otro, lo habitual es que incluya siempre los mismos datos básicos.
Información básica en una etiqueta de envío:
- Dirección del remitente: nombre y dirección de la persona o del negocio que envía el paquete. Indica al transportista dónde comienza el envío y adónde debe regresar si falla la entrega.
- Dirección del destinatario: dirección de entrega del cliente que va a recibir el paquete. Es la información más importante de la etiqueta de envío, ya que determina adónde debe dirigirse el paquete.
- Número de seguimiento: identificador único asignado al envío. Tanto tú como tu cliente podéis usar este número para hacer el seguimiento del paquete durante el proceso de entrega.
- Código de barras: código legible por una máquina de escaneo durante el proceso de envío. Cada escaneo actualiza el seguimiento del paquete e indica al sistema adónde debe dirigirse el paquete en el siguiente paso.
- Tipo de envío: indica el servicio de envío contratado, como envío estándar, urgente o con entrega al día siguiente.
- Información del transportista: muestra quién es el transportista responsable del envío, por ejemplo, Correos, SEUR o GLS.
- Peso y dimensiones: la información sobre el peso y las dimensiones ayuda a los transportistas a calcular los costes de envío y a determinar cómo debe manipularse el paquete durante el transporte. Proporcionar información incorrecta o genérica sobre las dimensiones del paquete puede generar recargos, ya que muchos transportistas aplican tarifas por peso volumétrico.
Entender la información que aparece en la etiqueta de envío te permite identificar errores rápidamente antes de enviar el paquete. Ten en cuenta que incluso los errores más pequeños pueden provocar retrasos y entregas fallidas.
“No proporcionar los datos correctos o completos para el despacho aduanero es un error habitual. Los paquetes se quedan paralizados durante semanas y, en algunos casos, los vendedores tienen que reenviar el pedido para evitar retrasos. En los envíos internacionales, es importante revisar la información y los documentos necesarios, tanto con las facturas aduaneras impresas como en las alternativas sin papel”. – Greta Marini, Product Manager en Sendcloud
¿Quieres saber cómo se organizan estos elementos? En el siguiente punto analizaremos las partes de la etiqueta de envío una por una.
Partes de una etiqueta de envío (ejemplo desglosado)
Aunque pueden variar de un transportista a otro, la mayoría de las etiquetas de envío presentan una estructura similar. Cada sección está colocada de manera que tanto las máquinas de clasificación como los repartidores puedan encontrar fácilmente la información que necesitan.
Estos son los apartados básicos de una etiqueta de envío estándar:
- Dirección del remitente: suele ubicarse en la parte superior de la etiqueta. Muestra el origen del envío y el lugar al que devolver el paquete si falla la entrega.
- Dirección del destinatario: lo habitual es que aparezca en el centro de la etiqueta, identificando claramente el destino del paquete para que las máquinas de clasificación y los repartidores puedan leerlo con facilidad.
- MaxiCode: es un código escaneable desde cualquier dirección. Los transportistas lo emplean en sus sistemas de clasificación automáticos para identificar y procesar los paquetes con rapidez.
- Código de ruta: los códigos de ruta ayudan a los centros de clasificación a direccionar los paquetes al centro de procesamiento o a la ruta de entrega adecuada.
- Código postal de barras: código de barras que incluye el código postal de destino. Permite a las máquinas de clasificación direccionar el paquete a la región de envío correcta.
- Número de seguimiento: número único asignado a cada envío. Los clientes y los vendedores lo utilizan para hacer el seguimiento del paquete desde la expedición hasta la entrega.
- Nivel de servicio: tipo de envío seleccionado para el paquete, por ejemplo, envío estándar, envío urgente o envío con entrega al día siguiente.
Entender las partes de la etiqueta de envío te permitirá comprobar si todo está correcto antes de hacer el envío. Una vez que sepas dónde localizar la información clave, como el código de barras o el número de seguimiento, leerás las etiquetas de envío de forma instintiva.
¿Cómo funcionan las etiquetas de envío?
Ahora que ya sabes cuáles son las partes de una etiqueta de envío, es el momento de analizar su funcionamiento.
En los envíos de e-commerce, las etiquetas de envío conectan tus pedidos con la red logística de los transportistas. Cada vez que se escanea el código de barras de la etiqueta, el envío es identificado y conducido a la siguiente fase del proceso.
Este es el esquema de funcionamiento paso a paso:
Paso 1: el cliente hace un pedido
Todo empieza cuando el cliente realiza una compra en tu tienda online.
Paso 2: creación de la etiqueta de envío
Durante el fulfillment del pedido se crea una etiqueta de envío con los datos clave, como la dirección del remitente y del destinatario y el nivel de servicio del envío.
Paso 3: impresión y colocación de la etiqueta
Se imprime la etiqueta, normalmente en formato 10,5 × 14,8 cm, y se coloca en la parte exterior del paquete para que sea fácilmente visible.
Paso 4: el transportista escanea el código de barras
Tan pronto como el paquete entra en la red del transportista, se escanea el código de barras. Esto activa el registro y el seguimiento del envío en el sistema.
Paso 5: el paquete se mueve por la red de entrega
El paquete se va escaneando a medida que avanza por diferentes centros de clasificación y de entrega. Cada escaneo actualiza la información de seguimiento y permite dirigir el paquete a su próxima localización, que puede ser un centro diferente o la furgoneta de entrega.
Paso 6: entrega del paquete
El escaneado final confirma que el paquete ha llegado a su destino y que ya está en manos del cliente.
Este proceso se repite con cada envío de e-commerce. Por este motivo es tan importante que tus etiquetas de envío sean claras y precisas: los paquetes avanzarán sin incidencias y evitarás retrasos y problemas con las entregas.
¿Quién crea las etiquetas de envío?
Las etiquetas de envío se pueden crear de varios modos, dependiendo de cómo gestiones tu proceso de envíos. En la mayoría de los negocios de e-commerce, las etiquetas se crean durante el fulfillment del pedido, justo después de que el cliente realice una compra.
Estas son las formas más habituales de crear las etiquetas de envío:
Sitios web de los transportistas
La mayoría de los transportistas ofrecen herramientas online para crear las etiquetas de envío manualmente. Por ejemplo, puedes crear tus etiquetas de envío directamente en los portales de Correos, MRW o SEUR, introduciendo los datos del envío y seleccionando el tipo de entrega que deseas.
Este sistema funciona bien si haces pocos envíos cada día, pero resulta ineficiente con un gran volumen de trabajo. Tendrás que introducir la misma información una y otra vez para cada pedido.
Plataformas de e-commerce
Algunas plataformas de e-commerce, como Shopify o WooCommerce, disponen de herramientas integradas que te permiten crear las etiquetas de envío directamente desde el panel de administrador de tu tienda. Esto te ayuda a conectar tus pedidos con tu proceso de envío y te evita ir dando saltos entre diferentes sistemas.
Herramientas gratuitas
Existen herramientas online para la creación de etiquetas de envío, algunas gratis, como la de Sendcloud. Con nuestra herramienta solo tienes que introducir la información de tu envío y obtendrás tu etiqueta al instante y en el formato adecuado.
Es un modo sencillo de entender qué información necesitas para realizar un envío con éxito y asegurarte de que no te has olvidado de ningún detalle.
Software de envíos
Un software de envíos suele ser la solución más adecuada para escalar tu negocio. Te permite automatizar la creación de etiquetas y agilizar el fulfillment.
Estas herramientas conectan tu e-commerce con las redes de transportistas e importan automáticamente los datos de los pedidos, de manera que puedes crear tus etiquetas de envío rápidamente, sin necesidad de introducir la información de manera manual.
Puedes crear tus etiquetas de envío utilizando un software como el de Sendcloud. En lugar de copiar y pegar las direcciones, los datos del pedido se extraen automáticamente, ahorrándote tiempo y evitando errores.
Esto también facilita la gestión de múltiples transportistas. Tendrás acceso a todos ellos desde un único lugar y harás que tu flujo de trabajo sea más eficiente a medida que aumenta tu volumen de envíos.
💡 ¿Tu número de pedidos va en aumento? Si estás enviando más de 10 paquetes a la semana, deberías plantearte la opción de un software de envíos. Automatizar la creación de etiquetas te ayudará a ahorrar tiempo, evitar errores y hacer que tu fulfillment sea más fácil y escalable.
Cómo imprimir una etiqueta de envío
El siguiente paso después de crear la etiqueta de envío es imprimirla y pegarla en el paquete. Por lo general, las etiquetas de envío se imprimen en formato 10,5 × 14,8 cm, el estándar más empleado por los transportistas.
Los dos sistemas más empleados para la impresión de etiquetas de envío para e-commerce son:
| Impresoras térmicas de etiquetas | Impresoras láser o de inyección de tinta |
|---|---|
| Las impresoras térmicas están específicamente diseñadas para la impresión de etiquetas. Utilizan calor en lugar de tinta o tóner, siendo una opción más rápida, fiable y rentable para la impresión rutinaria de etiquetas.
Muchos negocios de e-commerce en desarrollo utilizan impresoras térmicas de etiquetas porque les permiten crear un gran volumen de etiquetas de forma más rápida y económica, sin comprometer la calidad de los resultados. |
Las impresoras de oficina convencionales también pueden emplearse para imprimir etiquetas de envío en papel adhesivo. Son una opción viable si solo envías unos pocos paquetes a la semana.
Pero, si tu volumen de pedidos aumenta, se incrementarán tus gastos en tinta y en papel. Por otro lado, imprimir las etiquetas una a una no es demasiado eficiente. |
Independientemente del método que escojas para imprimir tus etiquetas, estas tienen que ser claras, legibles y estar pegadas adecuadamente en el paquete. Así, tanto los escáneres como las personas podrán procesar su información sin errores durante el envío.
💡Nuevas tendencias en las etiquetas de envío: algunos vendedores están empezando a usar etiquetas integradas en las que la etiqueta de envío y el albarán de picking se imprimen en la misma página. Esta opción agiliza el packing del pedido: una vez que has terminado de empaquetarlo, solo tienes que retirar la etiqueta adhesiva y pegarla en la caja.
“Las etiquetas integradas ayudan a reducir los errores de packing y aceleran el fulfillment. Cada empaquetador trabaja a partir de un único documento, lo que hace mucho más fácil relacionar los pedidos con sus etiquetas, especialmente cuando hay un gran volumen de trabajo”. – Greta Marini, Product Manager en Sendcloud
Consejos profesionales para imprimir etiquetas de envío
Los paquetes están expuestos a numerosos riesgos durante el envío, como la lluvia, los roces o una manipulación inadecuada. Si una etiqueta se daña o se vuelve borrosa, puede ser ilegible y retrasar la entrega del paquete.
No subestimes la importancia de una etiqueta y una impresora de calidad. El papel o la impresión deficientes pueden hacer que los códigos de barras no queden claros, que las etiquetas no se lean bien o que la impresión se atasque, sobre todo si tienes que procesar pedidos en bloque.
¿Cómo evitar estos contratiempos? Invierte en materiales e impresoras fiables para ahorrarte tiempo y complicaciones a largo plazo. Evitarás los problemas de envío derivados de las etiquetas ilegibles.
Por otro lado, asegúrate de que tu etiqueta de envío está bien protegida y adherida al paquete. Para ello puedes emplear cinta transparente o una funda de plástico, con cuidado de no interferir en el escaneo del código de barras. Para obtener los mejores resultados, emplea etiquetas adhesivas de alta calidad y la impresora adecuada.
¿Quieres algunos consejos para elegir la mejor impresora? Consulta nuestra guía sobre impresoras de etiquetas de envío.
¿Cuál es la posición de la etiqueta de envío en el paquete?
Cuando ya tengas impresa tu etiqueta de envío, toca colocarla correctamente en el paquete para que los transportistas puedan escanearla y leerla sin problemas.
El lugar más adecuado para colocar la etiqueta de envío es la superficie plana más amplia del paquete (normalmente, la parte superior de la caja). Así te aseguras de que el código de barras y la información del envío estén claramente visibles durante la clasificación y la entrega del paquete.
Estas son algunas buenas prácticas que deberías seguir:
- Coloca la etiqueta en una superficie plana: evita pegarla en los bordes, las juntas o las esquinas de la caja. Esto podría dificultar la lectura del código de barras.
- Asegúrate de que es completamente visible: comprueba que ninguna parte de la etiqueta esté doblada o cubierta por cinta, pegatinas o cualquier otro material de embalaje.
- Verifica que el código de barras es legible: las máquinas de clasificación emplean escáneres de códigos de barras, por lo que esta parte de la etiqueta debe quedar lisa y ser visible en todo momento.
- Fija bien la etiqueta: asegúrate de que la has adherido al paquete con firmeza, sin arrugas ni burbujas, para que se mantenga visible durante todo el proceso de envío.
La correcta colocación de las etiquetas ayuda a que los paquetes circulen sin problemas por las redes de los transportistas y reduce el riesgo de retrasos. En nuestra guía sobre cómo empaquetar pedidos encontrarás más información sobre el packing y la preparación de envíos.
Información adicional para la entrega
En algunos casos, necesitarás incluir información extra en tu paquete para que el transportista pueda gestionarlo correctamente. Ten en cuenta que algunos transportistas no admiten determinadas etiquetas y consulta antes sus guías de envío para evitar problemas.
Utilizar información adicional de manera correcta puede ayudarte a evitar daños, retrasos o problemas de manipulación durante el transporte, especialmente con los envíos frágiles o internacionales.
Aquí tienes algunos ejemplos de información adicional que puedes incluir en tus paquetes:
- Etiqueta para identificar el contenido del paquete, especialmente si haces un envío internacional (p. ej., “Baterías”).
- Etiqueta para indicar si el contenido del paquete es frágil, corrosivo, perecedero o inflamable (p. ej., “Frágil”).
- Etiqueta para indicar la posición del paquete para asegurar un transporte adecuado (p. ej., “Esta cara arriba”).
Añadir la información adicional adecuada te ayuda a proteger tus artículos y a asegurar que llegan en las mejores condiciones, garantizando tu satisfacción y la de tus clientes.
Software de envíos: cómo simplificar la creación de etiquetas
A medida que tu e-commerce crece, la creación manual de etiquetas puede provocar cuellos de botella. Copiar las direcciones, saltar entre los portales de los transportistas y obtener las etiquetas una a una conlleva mucho tiempo y aumenta el riesgo de cometer errores.
El trabajo manual es especialmente limitante cuando tienes un gran volumen de pedidos. Los pequeños errores pueden ralentizar el fulfillment y tener un impacto negativo en el rendimiento de tus entregas.
¿Cómo afrontar con éxito este reto? Muchos vendedores ya confían en las ventajas de un software de envíos para la creación de etiquetas y la gestión de flujos de trabajo.
Las plataformas de envío conectan tu tienda de e-commerce con las redes de los transportistas y automatizan muchas partes del proceso. En lugar de introducir la información de envío manualmente, los datos de tu pedido se importan de forma automática y las etiquetas se crean en apenas unos segundos.
Estas son las principales ventajas que ofrecen los software de envíos:
✅ Creación automática de etiquetas: importación de los datos del pedido directamente desde tu plataforma de e-commerce para que puedas crear las etiquetas de envío sin introducir manualmente los datos.
✅ Envíos multitransportista: el software de envíos te permite crear etiquetas para múltiples transportistas desde un único panel, facilitándote la elección de la mejor opción de transporte para cada pedido.
✅ Integraciones de e-commerce: las herramientas de envío se integran con plataformas como Shopify y WooCommerce, sincronizando los pedidos automáticamente y reduciendo el trabajo manual.
✅ Impresión de etiquetas en bloque: puedes crear e imprimir las etiquetas de envío para múltiples pedidos de una sola vez, agilizando el fulfillment de manera notable.
Automatizar la creación de las etiquetas de envío te permitirá ahorrar tiempo, reducir los errores y escalar tu fulfillment fácilmente.
Herramientas como Sendcloud te ayudan a conectar tu tienda con los transportistas y a gestionar todo el flujo de envíos desde un único lugar.
Etiquetas de envío: un aspecto clave en los envíos de e-commerce
Las etiquetas de envío son fundamentales para llevar los paquetes desde tu almacén hasta la puerta de tu cliente. Contienen información clave para que los transportistas puedan direccionar, monitorizar y entregar cada uno de tus envíos.
La creación manual de etiquetas de envío deja de ser viable cuando aumenta el volumen de pedidos. En estos casos, lo más recomendable es pasar a un software de envíos que te ayude a automatizar el proceso, evitar errores y agilizar tu fulfillment de manera eficiente.
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Preguntas frecuentes
¿Para qué sirve la etiqueta de envío?
La etiqueta de envío proporciona a los transportistas la información necesaria para direccionar el envío, realizar su seguimiento y entregar el paquete. Funciona como una hoja de instrucciones dentro del proceso logístico, ayudando a los sistemas de clasificación y a los repartidores a llevar los paquetes al destino correcto.
¿Qué información aparece en la etiqueta de envío?
Por lo general, la etiqueta de envío incluye la dirección del remitente y del destinatario, un código de barras, un número de seguimiento, el tipo de envío (nivel de servicio) y la información del transportista. Estos elementos ayudan al transportista a registrar y gestionar el envío.
¿Cómo funcionan las etiquetas de envío?
Las etiquetas de envío funcionan integrando los paquetes en el sistema logístico del transportista. Al escanear el código de barras del paquete durante la clasificación y el envío, se generan actualizaciones de seguimiento mientras este es dirigido al destino correcto.
¿Cómo puedo obtener una etiqueta de envío?
Las etiquetas de envío se pueden crear en los portales de los transportistas, en las plataformas de e-commerce o en los software de envíos que las generan automáticamente durante el fulfillment de pedidos.
¿Quién crea las etiquetas de envío?
Las etiquetas de envío suele crearlas el propio vendedor al preparar los pedidos. También pueden crearse a través de las herramientas de los transportistas, las plataformas de e-commerce y los software de envíos.
¿Cuál es el tamaño de una etiqueta de envío?
El tamaño habitual de una etiqueta de envío es de 10,5 × 14,8 cm. Es el formato más empleado por los transportistas y por las impresoras de etiquetas.
¿Dónde se coloca la etiqueta de envío?
Las etiquetas de envío deben colocarse en la superficie plana más amplia del paquete (normalmente, la parte superior de la caja). Tiene que ser visible y no estar doblada por los bordes, de manera que los códigos de barras se puedan escanear con facilidad.
¿Puedo reutilizar una etiqueta de envío?
No. Cada etiqueta de envío contiene un número de seguimiento único e información de envío específica, por lo que solo se puede emplear para un único envío.
