Guide sur les étiquettes d’expédition : que sont-elles et comment fonctionnent-elles ?

Les étiquettes d’expédition sont indispensables pour acheminer vos colis depuis votre entrepôt jusqu’au domicile de vos clients. Mais qu’est-ce qu’une étiquette d’expédition, et pourquoi joue-t-elle un rôle aussi crucial dans la logistique e-commerce ?

Une étiquette d’expédition est un document apposé sur un colis, qui indique aux transporteurs où le livrer et comment l’acheminer jusqu’à sa destination. On peut la comparer à un véritable billet de voyage : elle guide votre colis à chaque étape de son parcours, des centres de tri aux plateformes logistiques, jusqu’à la porte de votre client.

Dans ce guide, nous vous expliquons quelles informations figurent sur une étiquette d’expédition et comment elle fonctionne dans le cadre des expéditions e-commerce. Nos experts produits, Greta Marini et Andrea Del Gatto, partagent également leurs conseils pratiques et leurs astuces pour vous aider à éviter les erreurs courantes et à expédier vos colis en toute sérénité.

Qu’est-ce qu’une étiquette d’expédition ?

Une étiquette d’expédition est un document apposé sur un colis, qui regroupe toutes les informations essentielles dont les transporteurs ont besoin pour assurer leur livraison. En résumé, elle permet de répondre à trois questions clés :

• D’où vient le colis ? (votre entrepôt)
• Où doit-il être livré ? (le domicile de votre client)
• Comment doit-il être acheminé ? (livraison standard, express, etc.)

Les étiquettes d’expédition sont essentielles à la livraison des colis. Elles permettent aux transporteurs d’acheminer, de suivre et de traiter automatiquement les envois au sein de leurs réseaux logistiques. À chaque étape du parcours, notamment dans les centres de tri, le code-barres est scanné : cela met à jour les informations de suivi et oriente le colis vers la bonne destination.

Chaque envoi doit disposer de sa propre étiquette. En effet, celle-ci contient un numéro de suivi unique ainsi que des informations d’acheminement spécifiques, ce qui signifie qu’elle ne peut être utilisée qu’une seule fois.

Les étiquettes d’expédition peuvent être générées par différents acteurs :

• Les e-commerçants, lors du fulfillment des commandes
• Les sites Web des transporteurs (comme DHL, UPS ou FedEx)
• Les plateformes e-commerce telles que Shopify ou WooCommerce
• Les logiciels d’expédition, qui automatisent la création des étiquettes

Pour les entreprises e-commerce, la création d’une étiquette d’expédition constitue une étape clé du processus logistique. Une fois générée, elle est imprimée puis apposée sur le colis, permettant au transporteur de la scanner et d’initier la livraison.

Au-delà de ce rôle essentiel, les étiquettes d’expédition peuvent remplir différentes fonctions selon votre organisation logistique. Si elles contiennent toutes les informations indispensables à l’acheminement, certaines sont conçues pour répondre à des besoins spécifiques. Décryptons-les ensemble.

Types d’étiquettes d’expédition

Étiquette d’expédition vs bon de livraison

Bien que tous deux accompagnent un colis, l’étiquette d’expédition et le bon de livraison ont des fonctions différentes dans le processus de fulfilment.

L’étiquette d’expédition est destinée au transporteur pour assurer l’acheminement du colis. Elle contient les informations d’expédition, le code-barres et le numéro de suivi nécessaires à la livraison.

Le bon de livraison est destiné au commerçant et au client. Il liste les articles contenus dans la commande et permet de vérifier que les bons produits ont été expédiés.

En résumé, l’étiquette d’expédition est apposée à l’extérieur du colis, tandis que le bon de livraison accompagne généralement le colis à l’intérieur.

Quelles informations figurent sur une étiquette d’expédition ?

Une étiquette d’expédition contient toutes les informations essentielles dont les transporteurs ont besoin pour identifier, acheminer et livrer un colis. Bien que la présentation puisse varier selon le transporteur, la plupart des étiquettes incluent les éléments clés suivants :

Les informations généralement figurant sur une étiquette d’expédition sont les suivantes :

• Adresse de l’expéditeur : le nom et l’adresse de la personne ou de l’entreprise qui envoie le colis. Ces informations indiquent au transporteur le point de départ et l’adresse de retour en cas d’échec de livraison.
• Adresse du destinataire : l’adresse de livraison du client, information cruciale qui détermine la destination finale du colis.
• Numéro de suivi : identifiant unique de l’envoi, permettant au commerçant et au client de suivre le colis tout au long du processus de livraison.
• Code-barres : lisible par machine et scanné à chaque étape du transport. Chaque scan met à jour le suivi et indique au système la prochaine étape de l’acheminement.
• Service d’expédition : précise le niveau de service choisi, comme livraison standard, express ou le lendemain.
• Informations sur le transporteur : indique quel transporteur est chargé de la livraison, par exemple DHL, UPS ou FedEx.
• Poids et dimensions : ces données permettent de calculer les coûts d’expédition et d’anticiper la manipulation du colis. Des informations incorrectes peuvent entraîner des frais supplémentaires, car de nombreux transporteurs appliquent une tarification basée sur le poids volumétrique.

Comprendre les informations présentes sur une étiquette d’expédition permet de repérer rapidement les erreurs avant l’envoi d’un colis. Même de petites erreurs peuvent provoquer des retards, voire des échecs de livraison.

« Ne pas fournir de données complètes ou correctes aux douanes est l’une des erreurs les plus fréquentes. Les colis peuvent rester bloqués pendant des semaines et, dans certains cas, le commerçant doit réexpédier la commande pour éviter les retards. Lors d’une expédition internationale, il est donc crucial de vérifier quelles informations et quels documents sont requis, qu’il s’agisse d’une facture douanière imprimée ou de documents dématérialisés. » – Greta Marini, chef de produit chez Sendcloud

Pour mieux comprendre, examinons maintenant les différentes parties qui composent une étiquette d’expédition.

Éléments d’une étiquette d’expédition (exemple détaillé)

Même si chaque transporteur conçoit ses étiquettes différemment, la plupart suivent une structure similaire. Les informations sont disposées de manière à ce que les machines de tri et les livreurs puissent identifier rapidement ce dont elles ont besoin pour acheminer le colis.

Voici les principales parties d’une étiquette d’expédition type :

• Adresse de l’expéditeur : généralement en haut de l’étiquette, elle indique l’origine de l’envoi et sert d’adresse de retour en cas de problème de livraison.
• Adresse du destinataire : souvent placée au centre, cette section précise la destination pour être facilement lisible par les systèmes de tri et les livreurs.
• MaxiCode : code lisible par machine, scannable dans n’importe quelle direction, utilisé dans les systèmes de tri automatisés pour identifier et traiter rapidement les colis.
• Code d’acheminement : permet aux centres de tri de diriger les colis vers le centre de traitement ou l’itinéraire de livraison approprié.
• Code-barres postal : contient le code postal de destination et aide les machines de tri à acheminer le colis vers la bonne région.
• Numéro de suivi : identifiant unique de l’envoi, utilisé par le commerçant et le client pour suivre le colis de l’expédition à la livraison.
• Niveau de service : indique le type de service choisi, comme l’expédition standard, express ou livraison le lendemain.

Comprendre les différents éléments d’une étiquette d’expédition permet de s’assurer que toutes les informations sont correctes avant l’envoi. Une fois que vous savez identifier les éléments essentiels, comme le code-barres ou le numéro de suivi, lire une étiquette devient simple et rapide.

Comment fonctionnent les étiquettes d’expédition

Maintenant que nous avons examiné les différents éléments d’une étiquette d’expédition, voyons comment elle fonctionne concrètement tout au long du parcours de livraison.

Dans le e-commerce, l’étiquette fait le lien entre votre commande et le réseau logistique du transporteur. Chaque fois que le code-barres de l’étiquette est scanné, le colis est identifié et dirigé vers l’étape suivante de son parcours.

Voici comment cela se déroule, étape par étape :

Étape 1 — Le client passe une commande
Tout commence lorsqu’un client finalise un achat sur votre boutique en ligne.

Étape 2 — Génération de l’étiquette d’expédition
Lors du traitement de la commande, une étiquette d’expédition est créée, regroupant toutes les informations essentielles : adresse de l’expéditeur, adresse de livraison et service d’expédition choisi.

Étape 3 — Impression et apposition de l’étiquette
L’étiquette est imprimée, généralement au format 10 × 15 cm (4 × 6 pouces), puis apposée à l’extérieur du colis de manière bien visible.

Étape 4 — Scan du code-barres par le transporteur
Dès que le colis entre dans le réseau du transporteur, le code-barres est scanné. Cela active le suivi et enregistre l’envoi dans le système logistique.

Étape 5 — Circulation du colis dans le réseau de livraison
Au fur et à mesure que le colis transite par les centres de tri et hubs logistiques, il est scanné à plusieurs reprises. Chaque scan met à jour le suivi et guide le colis vers la prochaine étape, qu’il s’agisse d’un autre centre ou du véhicule de livraison final.

Étape 6 — Livraison finale
Le scan final confirme que le colis a été remis au client à sa destination.

Pour les commerçants en ligne, ce processus se répète pour chaque commande expédiée. Il est donc crucial de disposer d’étiquettes d’expédition claires et précises, afin d’assurer un acheminement fluide des colis et d’éviter retards ou problèmes de livraison.

Qui crée les étiquettes d’expédition ?

Les étiquettes d’expédition peuvent être générées de différentes façons, selon le fonctionnement de votre processus logistique. Dans la plupart des entreprises e-commerce, elles sont créées lors du traitement des commandes, juste après qu’un client a finalisé son achat.

Voici les méthodes les plus courantes pour générer des étiquettes d’expédition :

Sites Web des transporteurs

La plupart des transporteurs proposent des outils en ligne pour créer manuellement des étiquettes d’expédition. Par exemple, vous pouvez générer une étiquette via les portails de DHL, UPS ou FedEx en saisissant les détails de l’envoi et en sélectionnant le service de livraison approprié.

Cette méthode fonctionne bien si vous n’expédiez que quelques colis par jour. En revanche, dès que le volume augmente, elle devient rapidement chronophage, car il faut ressaisir les mêmes informations pour chaque envoi.

Plateformes de e-commerce

Certaines plateformes de e-commerce, comme Shopify ou WooCommerce, proposent des outils d’expédition intégrés permettant de générer des étiquettes directement depuis le tableau de bord de votre boutique. Cela facilite la synchronisation des commandes avec votre processus logistique et évite de basculer entre plusieurs systèmes.

Outils gratuits pour créer des étiquettes d’expédition

Pour découvrir le fonctionnement d’une étiquette d’expédition dans la pratique, vous pouvez en générer une grâce à un outil en ligne. Par exemple, notre générateur d’étiquettes vous permet de saisir les informations de votre envoi et de créer immédiatement une étiquette au format adapté.

C’est un moyen simple et pratique de visualiser quelles informations figurent sur une étiquette et comment elles sont organisées.

Logiciel d’expédition

À mesure que leur activité se développe, de nombreux commerçants choisissent d’utiliser des logiciels d’expédition pour automatiser la création d’étiquettes et accélérer le traitement des commandes.

Ces outils connectent votre boutique en ligne aux réseaux des transporteurs et importent automatiquement les informations des commandes, vous permettant ainsi de générer des étiquettes d’expédition sans ressaisir manuellement les détails de chaque envoi.

Par exemple, avec un logiciel d’expédition comme Sendcloud, vous pouvez générer vos étiquettes sans avoir à recopier les adresses : les données de vos commandes sont récupérées automatiquement, ce qui vous fait gagner du temps et réduit les risques d’erreurs.

Ces outils permettent également de gérer plusieurs transporteurs depuis une seule interface, tout en maintenant l’efficacité de votre processus d’expédition à mesure que le volume de commandes augmente.

💡 Astuce pour les commerçants en croissance : Si vous expédiez plus de 10 colis par semaine, l’utilisation d’un logiciel d’expédition devient très intéressante. L’automatisation de la création d’étiquettes vous fait gagner du temps, limite les erreurs et facilite considérablement la mise à l’échelle de votre gestion des commandes.

Comment imprimer une étiquette d’expédition

Une fois l’étiquette d’expédition générée, l’étape suivante consiste à l’imprimer et à la coller sur le colis. La plupart des étiquettes sont au format 10 × 15 cm (4 × 6 pouces), conforme aux standards des transporteurs.

Les commerçants en ligne utilisent généralement deux méthodes pour imprimer leurs étiquettes :

Quelle que soit l’imprimante utilisée, il est essentiel que l’étiquette soit claire, lisible et correctement apposée, afin que les livreurs et les scanners de codes-barres puissent la traiter facilement et sans erreur.

💡Tendance à surveiller : Certains commerçants optent pour des étiquettes intégrées, où le bon de livraison et l’étiquette d’expédition sont imprimés sur la même page. Cette configuration simplifie la préparation des colis : une fois la commande emballée, il suffit de détacher l’étiquette et de la coller sur le carton.

« Les étiquettes intégrées permettent de réduire les erreurs d’emballage et d’accélérer le fulfillment. Chaque préparateur travaille à partir d’un document unique, ce qui facilite grandement la correspondance entre les commandes et les étiquettes, notamment lorsque les volumes augmentent. » – Greta Marini, Product Manager chez Sendcloud

Conseils d’experts pour imprimer des étiquettes d’expédition

Le parcours des colis n’est pas toujours sans encombre : ils peuvent être exposés à la pluie, subir des frottements ou être manipulés de manière brutale. Une étiquette endommagée ou maculée peut rapidement devenir illisible, entraînant des retards de livraison.

L’importance d’utiliser des étiquettes et imprimantes de qualité est souvent sous-estimée. Un papier trop fin ou une impression médiocre peut rendre les codes-barres illisibles, détériorer les étiquettes, voire provoquer des bourrages d’imprimante, en particulier lorsque les volumes de commandes sont élevés.

Pour éviter ces problèmes, investir dans des étiquettes de qualité et une imprimante fiable vous fera gagner du temps et limitera les situations frustrantes, tout en réduisant les risques de retards liés à des étiquettes illisibles.

Veillez également à ce que l’étiquette soit bien protégée et solidement fixée. Vous pouvez utiliser du ruban adhésif transparent ou une pochette en plastique, en prenant soin de ne pas recouvrir le code-barres afin de préserver sa lisibilité. Pour obtenir les meilleurs résultats, privilégiez des étiquettes adhésives de haute qualité et une imprimante adaptée.

Pour en savoir plus sur le choix de la bonne imprimante, consultez notre guide sur les imprimantes d’étiquettes d’expédition.

Où apposer l’étiquette d’expédition sur un colis

Une fois l’étiquette d’expédition imprimée, il est essentiel de la positionner correctement sur le colis pour que les transporteurs puissent la scanner et la lire facilement.

Le meilleur emplacement est sur la plus grande surface plane du colis, généralement le dessus de la boîte. Cela permet de garantir que le code-barres et les informations de livraison sont bien visibles lors du tri et de la livraison.

Voici quelques bonnes pratiques à suivre :

• Placez l’étiquette sur une surface plane : évitez les bords, les coins ou les joints du colis, car cela peut compliquer la lecture du code-barres.
• Assurez-vous que l’étiquette est entièrement visible : aucune partie ne doit être pliée ou recouverte par du ruban adhésif, du matériel d’emballage ou d’autres autocollants.
• Vérifiez que le code-barres est lisible : les machines de tri s’appuient sur la lecture des codes-barres, il est donc essentiel que l’étiquette reste propre, à plat et facilement scannable.
• Fixez solidement l’étiquette : appliquez-la sans plis ni bulles d’air pour qu’elle reste intacte et lisible tout au long du trajet.

Un placement correct des étiquettes permet aux colis de circuler sans encombre dans les réseaux des transporteurs et limite les risques de retards. Pour découvrir davantage de conseils sur l’emballage et la préparation de vos envois, consultez notre guide d’emballage des colis.

Informations supplémentaires pour la livraison

Dans certains cas, il est nécessaire d’inclure des informations supplémentaires sur vos colis afin que le transporteur puisse les traiter correctement. Certains transporteurs n’acceptent pas toutes les étiquettes, il est donc important de consulter leurs guides d’expédition avant de les utiliser.

Une utilisation appropriée de ces informations peut aider à éviter les dommages, les retards ou les problèmes de manutention, notamment pour les envois fragiles ou internationaux.

Exemples d’informations supplémentaires à ajouter sur votre colis :

• Il vous faudra parfois indiquer sur le colis ce qu’il contient, notamment si vous effectuez un envoi à l’international.
• Vous pouvez également préciser si le contenu du colis est fragile, périssable, corrosif, inflammable, etc.
• De plus, si nécessaire, vous pouvez apposer la mention « Ce côté vers le haut » sur votre colis afin de vous assurer qu’il soit transporté correctement.

Ajouter ces informations permet de protéger vos articles et de garantir qu’ils arrivent en parfait état, assurant ainsi votre satisfaction et celle de vos clients.

Comment un logiciel d’expédition simplifie la création d’étiquettes

À mesure que les entreprises de e-commerce se développent, la création manuelle des étiquettes d’expédition peut rapidement devenir un goulot d’étranglement. Copier les adresses, passer d’un portail de transporteur à un autre et générer les étiquettes une par une prend du temps et augmente le risque d’erreurs.

Ce problème devient particulièrement critique lorsque le volume de commandes augmente, car les processus manuels et les petites erreurs peuvent ralentir le traitement des commandes et nuire à la qualité des livraisons.

C’est pourquoi de nombreux commerçants adoptent des logiciels d’expédition pour automatiser la création des étiquettes et simplifier l’ensemble du flux logistique.

Ces plateformes connectent votre boutique en ligne aux réseaux des transporteurs et importent automatiquement les données de vos commandes. Les étiquettes peuvent ainsi être générées en quelques secondes, sans ressaisie manuelle, ce qui permet de gagner du temps et de réduire considérablement les erreurs.

✅ Génération automatique d’étiquettes : les informations des commandes sont importées directement depuis votre boutique en ligne, vous permettant de créer des étiquettes sans ressaisir les adresses ou autres données d’expédition.

✅ Expédition via plusieurs transporteurs : générez des étiquettes pour différents transporteurs depuis un seul tableau de bord, et choisissez facilement la meilleure option de livraison pour chaque commande.

✅ Intégrations e-commerce : les outils d’expédition s’intègrent à des plateformes comme Shopify ou WooCommerce, synchronisant automatiquement les commandes et réduisant le travail manuel.

✅ Impression d’étiquettes en masse : créez et imprimez plusieurs étiquettes simultanément, ce qui accélère considérablement le traitement des commandes.

En automatisant la création des étiquettes d’expédition, vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et facilitez la montée en volume de vos opérations de traitement des commandes.

Des solutions comme Sendcloud vous permettent de connecter votre boutique en ligne aux réseaux de transporteurs et de gérer l’ensemble du flux d’expédition depuis une seule interface.

Les étiquettes d’expédition : un élément essentiel de la logistique dans le e-commerce

Les étiquettes d’expédition sont indispensables pour acheminer vos colis depuis l’entrepôt jusqu’au domicile de vos clients. Elles regroupent toutes les informations nécessaires aux transporteurs pour identifier, suivre et livrer chaque envoi.

À mesure que votre activité se développe, créer les étiquettes manuellement peut devenir fastidieux et chronophage. Un logiciel d’expédition permet d’automatiser cette étape, de réduire les erreurs et d’assurer le bon déroulement de votre flux de traitement des commandes.

Vous souhaitez voir cela en pratique ? Avec Sendcloud, vous pouvez générer des étiquettes d’expédition en quelques secondes et rationaliser votre processus logistique à mesure que votre entreprise croît.