Le etichette di spedizione sono fondamentali per far recapitare i pacchi dal tuo magazzino alla porta del cliente. Ma cos’è esattamente un’etichetta di spedizione? E perché è così importante?
Un’etichetta di spedizione è un documento applicato su un pacco che comunica al corriere dove deve arrivare e come ci deve arrivare. Puoi immaginarlo come il biglietto da viaggio del tuo pacco, che gli consente di passare per i centri di smistamento, gli hub di consegna e, infine, arrivare alla porta di casa del tuo cliente.
In questa guida ti spiegheremo nel dettaglio quali informazioni contiene un’etichetta di spedizione e come funziona nel contesto delle spedizioni ecommerce. Per questa guida, abbiamo collaborato con i nostri esperti di prodotto Greta Marini e Andrea Del Gatto per condividere consigli pratici e approfondimenti che ti aiuteranno a evitare gli errori più comuni e a spedire in tutta tranquillità.
Cos’è un’etichetta di spedizione?
Un’etichetta di spedizione è un documento applicato su un pacco che contiene le informazioni essenziali che servono ai corrieri per consegnare una spedizione. In poche parole, l’etichetta risponde a tre domande chiave:
- da dove viene il pacco? (il tuo magazzino)
- dov’è diretto? (la porta di casa del tuo cliente)
- come ci deve arrivare? (standard, express, ecc.)
Le etichette di spedizione sono fondamentali per la consegna dei pacchi perché consentono ai corrieri di indirizzare, monitorare ed elaborare automaticamente i pacchi attraverso le loro reti logistiche. Man mano che il tuo pacco passa attraverso i centri di smistamento, il suo codice a barre viene scansionato, aggiornando così il tracking ad ogni fase e indirizzandolo verso la destinazione corretta.
Ogni spedizione necessita di una propria etichetta e, dal momento che contiene un numero di tracking univoco e informazioni specifiche di routing, può essere utilizzata una sola volta.
Le etichette di spedizione sono generate solitamente da:
- commercianti ecommerce durante l’evasione degli ordini
- siti web di corrieri, come DHL, UPS o FedEx
- piattaforme ecommerce come Shopify o WooCommerce
- software di spedizione che automatizzano la creazione delle etichette
Per gli ecommerce, la creazione di un’etichetta di spedizione è uno dei primi passaggi del processo di spedizione. Una volta generata, l’etichetta viene stampata e attaccata al pacco per consentire al corriere di scansionarla e avviare il processo di consegna.
Le etichette di spedizione possono avere finalità diverse a seconda del flusso di lavoro di spedizione. Sebbene le informazioni principali rimangano invariate, infatti, alcune etichette sono anche pensate per casi d’uso specifici. Diamo un’occhiata più nel dettaglio.
Tipi di etichette di spedizione
| Tipo di etichetta di spedizione | Per cosa si usa |
|---|---|
| Etichetta di spedizione standard | L’etichetta maggiormente utilizzata per spedire un pacco da un mittente a un destinatario. Contiene l’indirizzo del mittente e del destinatario, il codice a barre e il numero di tracking. |
| Etichetta di spedizione prepagata | Un’etichetta con spese postali già pagate dal mittente. Il destinatario può applicarla al pacco e spedirlo senza dover pagare al punto di consegna. Si usano solitamente per i resi o le spedizioni programmate. |
| Etichetta di spedizione di reso | Si usano quando i clienti restituiscono i prodotti a un commerciante. Molti ecommerce le includono nel pacco originale o le forniscono in formato digitale. |
| Etichetta di spedizione digitale (QR code) | Anziché stampare un’etichetta, il cliente riceve un QR code da scansionare presso un punto di consegna del corriere dove verrà stampata l’etichetta. |
Differenze tra etichetta di spedizione e bolla di accompagnamento
L’etichetta di spedizione e la bolla di accompagnamento hanno funzioni diverse nel processo di evasione degli ordini.
L’etichetta di spedizione viene utilizzata dal corriere per consegnare il pacco. Contiene le informazioni di routing, i codici a barre e i numeri di tracking necessari per il trasporto.
La bolla di accompagnamento viene invece utilizzata dal commerciante e dal cliente. Elenca gli articoli inclusi nell’ordine e aiuta a verificare che siano stati spediti i prodotti corretti.
Mentre l’etichetta di spedizione viene applicata sull’esterno del pacco, la bolla di accompagnamento viene solitamente inserita all’interno del pacco insieme all’ordine.
Che informazioni appaiono su un’etichetta di spedizione?
Un’etichetta di spedizione contiene diverse informazioni che i corrieri utilizzano per identificare, indirizzare e consegnare un pacco. Sebbene la disposizione esatta possa variare a seconda del corriere, la maggior parte delle etichette di spedizione include sempre gli stessi dati fondamentali.
Le informazioni comunemente presenti su un’etichetta di spedizione sono:
- Indirizzo del mittente: Il nome e l’indirizzo della persona o azienda che sta spedendo il pacco. Grazie a questo dato, il corriere sa dove inizia la spedizione e dove dovrebbe tornare in caso di mancata consegna.
- Indirizzo del destinatario: L’indirizzo di consegna del cliente che riceve il pacco. Questa è l’informazione più importante dell’etichetta, perché determina dove andrà a finire il pacco.
- Numero di tracking: Un identificatore univoco assegnato alla spedizione. Sia tu che il tuo cliente potete usare questo numero per tenere traccia del pacco lungo tutto il processo di consegna.
- Codice a barre: Un codice leggibile da dispositivi elettronici che viene scansionato lungo tutto il percorso di consegna. Ogni scansione aggiorna il tracking e indica al sistema quale sia la destinazione successiva del pacco.
- Servizio di spedizione: Indica il livello di servizio selezionato per la spedizione, ad esempio consegna standard, spedizione express o consegna per il giorno successivo.
- Informazioni sul corriere: Sull’etichetta appare anche il corriere responsabile della consegna del pacco, come DHL, UPS o FedEx.
- Peso e dimensioni:Il peso e le dimensioni del pacco aiutano i corrieri a calcolare i costi di spedizione e a stabilire come deve essere gestito il pacco durante il trasporto. Fornire misure errate o generiche può comportare costi aggiuntivi, perché molti corrieri applicano ormai tariffe basate sulle dimensioni.
Sapere quali informazioni appaiono su un’etichetta di spedizione ti aiuta a individuare rapidamente eventuali errori prima che un pacco venga spedito, un dettaglio non trascurabile considerando che anche i piccoli errori possono causare ritardi o consegne mancate.
“Uno degli errori più comuni è quello di non fornire dati completi o corretti per la dogana. Quando succede, i pacchi possono rimanere bloccati per settimane e, in alcuni casi, i commercianti devono rispedire l’ordine per evitare ritardi. Quando si effettuano spedizioni internazionali, è importante verificare quali informazioni e documenti sono richiesti, che si tratti di una fattura doganale stampata o di documentazione in formato elettronico.” – Greta Marini, Product Manager di Sendcloud
Per capire come sono disposti questi elementi, diamo un’occhiata alle diverse parti di un’etichetta di spedizione.
Parti di un’etichetta di spedizione (esempio dettagliato)
Sebbene i corrieri progettino le loro etichette in modo diverso, la maggior parte delle etichette di spedizione segue una struttura simile. Ogni sezione è posizionata in modo tale che sia le macchine di smistamento che i fattorini possano individuare immediatamente le informazioni di cui hanno bisogno.
Ecco le parti principali di un’etichetta di spedizione tipica:
- Indirizzo del mittente: Di solito si trova nella parte superiore dell’etichetta e indica il luogo di provenienza della spedizione e l’indirizzo a cui rispedire il pacco in caso di mancata consegna.
- Recipient address: Questa sezione appare spesso al centro dell’etichetta e indica in modo chiaro la destinazione della consegna, in modo da essere facilmente leggibile sia dai sistemi di smistamento che dai corrieri.
- MaxiCode: Un codice leggibile da dispositivi elettronici che può essere scansionato da qualunque direzione. I corrieri lo utilizzano con i sistemi di smistamento automatizzato per identificare ed elaborare rapidamente i pacchi.
- Codice di routing: I codici di smistamento aiutano gli impianti di smistamento a indirizzare i pacchi verso il centro di elaborazione corretto o il percorso di consegna ottimale.
- Il codice a barre postale: Un numero univoco assegnato alla spedizione. I clienti e i commercianti possono utilizzarlo per seguire il percorso del pacco dalla partenza alla consegna.
- Numero di tracking: Un numero univoco assegnato alla spedizione. I clienti e i commercianti possono utilizzarlo per seguire il percorso del pacco dalla partenza alla consegna.
- Livello di servizio: Il servizio di spedizione selezionato per il pacco, ad esempio spedizione standard, consegna express o consegna per il giorno successivo.
Conoscere le parti che compongono un’etichetta di spedizione aiuta a verificare più rapidamente che sia tutto a posto prima di spedire. Una volta che sai dove trovare gli elementi chiave come il codice a barre o il numero di tracking, leggere un’etichetta di spedizione diventa una cosa naturale.
Come funzionano le etichette di spedizione
Adesso che abbiamo esaminato le parti che compongono un’etichetta di spedizione, vediamo come funziona concretamente durante la delivery journey.
Nelle spedizioni ecommerce, l’etichetta collega il tuo ordine alla rete logistica del corriere. Ogni volta che si scansiona il codice a barre sull’etichetta, la spedizione viene identificata e indirizzata al passaggio successivo della delivery journey.
Ecco come funziona il processo passo dopo passo:
Step 1: un cliente effettua un ordine
Tutto inizia quando un cliente porta a termine un acquisto sul tuo negozio online.
Step 2: si genera l’etichetta di spedizione
Durante l’evasione dell’ordine, si crea un’etichetta di spedizione con tutti i dettagli chiave, come l’indirizzo del mittente, l’indirizzo di consegna e il servizio di spedizione.
Step 3: l’etichetta viene stampata e applicata
L’etichetta viene stampata, solitamente in formato 4 × 6, e posizionata sull’esterno del pacco, in modo tale da essere chiaramente visibile.
Step 4: il corriere scansiona il codice a barre
Non appena il pacco entra nella rete del corriere, il suo codice a barre viene scansionato. Questa scansione attiva il tracking e registra la spedizione nel sistema.
Step 5: il pacco avanza lungo la rete di consegna
Durante il suo percorso attraverso i centri di smistamento e gli hub di consegna, il pacco viene scansionato più volte. Ogni scansione aggiorna il tracking e contribuisce a indirizzarlo verso la destinazione successiva, che si tratti di un altro centro logistico o del furgone addetto alla consegna finale.
Step 6: il pacco viene consegnato
La scansione finale conferma che il pacco ha raggiunto la sua destinazione ed è stato consegnato al cliente.
Per i commercianti ecommerce, questo processo si ripete per ogni singola spedizione. È per questo che è importante disporre di etichette di spedizione chiare e precise: garantiscono un flusso regolare dei pacchi e aiutano a evitare ritardi o problemi di consegna.
Chi crea le etichette di spedizione?
Le etichette di spedizione possono essere create in diversi modi, a seconda di come gestisci il tuo processo di spedizione. La maggior parte degli ecommerce genera le etichette durante l’evasione, subito dopo che un cliente ha effettuato un ordine.
Ecco come vengono create solitamente le etichette di spedizione:
Siti web dei corrieri
La maggior parte dei corrieri offre strumenti online in cui è possibile creare manualmente le etichette di spedizione. Ad esempio, puoi generare facilmente le etichette dai portali di DHL, UPS, FedEx e altri ancora, immettendo i dettagli della spedizione e selezionando un servizio di consegna.
Questo approccio può funzionare se spedisci pochi ordini al giorno, ma se i volumi iniziano a crescere, diventerà ben presto un dispendio di tempo troppo grande, perché ti ritroverai a inserire le stesse informazioni più volte per ogni singolo ordine.
Piattaforme ecommerce
Alcune piattaforme ecommerce, come Shopify o WooCommerce, offrono strumenti integrati che ti consentono di creare etichette di spedizione direttamente dalla dashboard del tuo negozio. Questo semplifica il collegamento degli ordini al tuo processo di spedizione, perché non devi passare da un sistema all’altro.
Strumenti gratuiti per le etichette di spedizione
Se vuoi scoprire come funzionano nella pratica le etichette, puoi anche creare un’etichetta di spedizione utilizzando uno strumento online. Ad esempio, il nostro generatore di etichette di spedizione ti consente di inserire i dettagli di una spedizione e generare un’etichetta con il formato giusto nel giro di pochi istanti.
È un modo semplice per capire quali informazioni contiene un’etichetta di spedizione e come appaiono tutti questi elementi.
Software di spedizione
Con la crescita del business, molti commercianti passano a un software di spedizione per automatizzare la creazione delle etichette e velocizzare l’evasione degli ordini.
Questi strumenti collegano il tuo negozio ecommerce alle reti dei corrieri e importano automaticamente i dati degli ordini, consentendoti di generare etichette di spedizione senza dover inserire manualmente i dettagli della spedizione.
Per creare le tue etichette di spedizione, puoi usare un software per le spedizioni come Sendcloud. In questo modo, non dovrai più copiare e incollare gli indirizzi, perché i dati degli ordini vengono importati automaticamente, consentendoti di risparmiare tempo e ridurre gli errori.
Grazie al software, sarà più facile gestire più corrieri da un unico posto e mantenere efficiente il flusso di lavoro delle spedizioni man mano che il volume degli ordini aumenta.
💡 Spedisci un volume sempre maggiore di ordini? Se spedisci più di 10 pacchi a settimana, vale la pena prendere in considerazione un software per le spedizioni. Automatizzare la creazione delle etichette può farti risparmiare tempo, ridurre gli errori e rendere il processo di evasione degli ordini molto più scalabile.
Come stampare un’etichetta di spedizione
Una volta creata un’etichetta di spedizione, il passo successivo è stamparla e applicarla al pacco. Ricorda che la maggior parte delle etichette di spedizione viene stampata in formato 4 × 6 pollici, che corrisponde alle dimensioni standard delle etichette utilizzate dai corrieri.
I metodi comunemente utilizzati dai commercianti ecommerce per stampare le etichette di spedizione sono due:
| Stampanti di etichette termiche | Stampanti laser o a getto d’inchiostro |
|---|---|
| Le stampanti termiche sono progettate specificamente per la stampa di etichette..
Utilizzano il calore al posto dell’inchiostro o del toner, il che le rende veloci, affidabili ed economiche per le aziende che stampano etichette quotidianamente. Molti ecommerce in crescita scelgono le stampanti termiche perché consentono di gestire facilmente grandi volumi di spedizioni senza doversi preoccupare dei costi dell’inchiostro o della qualità di stampa. |
È anche possibile utilizzare le normali stampanti da ufficio per stampare le etichette di spedizione su fogli adesivi. Questa opzione può funzionare se spedisci pochi pacchi a settimana.
Tuttavia, con l’aumentare del volume degli ordini, i costi di inchiostro e carta possono diventare consistenti. Inoltre, stampare le etichette una per una può rivelarsi poco efficiente. |
Indipendentemente dalla stampante utilizzata, è importante che l’etichetta sia chiara, leggibile e correttamente applicata, in modo che sia le persone che gli scanner di codici a barre possano elaborarla senza problemi durante la consegna.
💡Una tendenza interessante Alcuni commercianti stanno iniziando a utilizzare delle etichette integrate, in cui la bolla di accompagnamento e l’etichetta di spedizione vengono stampate sulla stessa pagina. Con questo sistema il packing diventa più rapido. Una volta imballato l’ordine, infatti, basta staccare l’etichetta e applicarla sul pacco.
“Le etichette integrate contribuiscono a ridurre gli errori di packing e ad accelerare l’evasione degli ordini. Ogni addetto all’imballaggio lavora su un unico documento, il che rende molto più semplice abbinare gli ordini alle etichette, soprattutto con l’aumentare dei volumi.” –Greta Marini, Product Manager di Sendcloud
Consigli degli esperti su come stampare le etichette di spedizione
I pacchi non affrontano sempre viaggi tranquilli. Possono essere esposti a pioggia, sollecitazioni e manipolazioni brusche. Se un’etichetta si danneggia o si sbiadisce, potrebbe diventare illeggibile e causare ritardi nella consegna.
È facile sottovalutare l’importanza di etichette e stampanti di buona qualità, ma l’uso di carta o stampa scadente può dare luogo a codici a barre sbavati, etichette illeggibili o persino inceppamenti della stampante, specialmente quando si elaborano ordini in grandi quantità.
Per evitare che questo accada, investi un po’ di più in materiali per etichette affidabili e in una stampante di buon livello; questa scelta ti farà risparmiare tempo e frustrazioni nel lungo periodo e ti aiuterà a prevenire i problemi di consegna causati da etichette illeggibili.
Dovresti anche verificare che l’etichetta sia ben protetta e fissata saldamente. Puoi usare del nastro adesivo trasparente o una busta plastificata, ma fai attenzione a non coprire il codice a barre rendendone difficile la scansione. Per ottenere i migliori risultati, utilizza etichette adesive di alta qualità con un’apposita stampante per etichette.
Se vuoi saperne di più su come scegliere la stampante giusta, leggi la nostra guida alle stampanti per etichette di spedizione.
Dove collocare un’etichetta di spedizione su un pacco
Una volta stampata, l’etichetta di spedizione deve essere posizionata correttamente sul pacco, in modo che i corrieri possano scansionarla e leggerla facilmente.
Il posto migliore dove apporre l’etichetta di spedizione è la superficie piana più ampia del pacco, solitamente la parte superiore della scatola. In questo modo, il codice a barre e i dati dell’indirizzo saranno chiaramente visibili durante lo smistamento e la consegna.
Ecco alcune buone prassi da seguire:
- Posiziona l’etichetta su una superficie piatta: Evita di posizionare l’etichetta sui bordi, sulle cuciture o sugli angoli della scatola, perché il codice a barre potrebbe essere più difficile da scansionare.
- Fai in modo che l’etichetta sia visibile per intero: Accertati che nessuna parte dell’etichetta sia piegata o coperta da nastro adesivo, materiale di imballaggio o altri adesivi.
- Verifica che il codice a barre sia leggibile: Le macchine di smistamento si basano sulla scansione dei codici a barre per l’elaborazione, quindi l’etichetta deve essere pulita, piatta e facilmente leggibile in ogni momento.
- Fissa bene l’etichetta: Applica l’etichetta in modo uniforme, senza pieghe o bolle d’aria, in modo che rimanga leggibile durante tutto il percorso della consegna.
Il corretto posizionamento dell’etichetta agevola il trasporto dei pacchi attraverso le reti dei corrieri e riduce il rischio di ritardi. Per ulteriori consigli sul packing e sulla preparazione delle spedizioni, consulta la nostra guida all’imballaggio dei pacchi.
Etichette con informazioni aggiuntive per la consegna
In alcuni casi, potrebbe essere necessario aggiungere ulteriori informazioni sul pacco per aiutare i corrieri a gestire correttamente la spedizione. Tuttavia, tieni presente che alcune etichette potrebbe essere soggette a restrizioni a seconda del corriere, quindi è sempre consigliabile verificare prima le loro linee guida.
Se utilizzate correttamente, le etichette aggiuntive possono aiutare a prevenire danni, ritardi o problemi di manipolazione durante il trasporto, specialmente nel caso di spedizioni delicate o internazionali.
Ecco alcuni esempi di informazioni aggiuntive che potresti inserire sul pacco:
- In alcuni casi, dovrai indicare sul pacco cosa contiene, specialmente se effettui spedizioni internazionali.
- Puoi anche scegliere di specificare se il contenuto del pacco è fragile, deperibile, corrosivo, infiammabile, e così via.
- Inoltre, se necessario, puoi contrassegnare il pacco con la dicitura “THIS SIDE UP” o “ALTO” (e/o delle frecce rivolte verso l’alto) per avere la certezza che venga trasportato correttamente.
Inserire le informazioni aggiuntive giuste aiuta a proteggere la tua merce e garantisce che arrivi nelle condizioni previste, soddisfacendo sia te che i tuoi clienti.
In che modo i software per le spedizioni semplificano la creazione di etichette
Quando un ecommerce inizia a crescere, la creazione manuale delle etichette di spedizione può rapidamente diventare un collo di bottiglia. Copiare gli indirizzi, passare da un portale all’altro e generare le etichette una per una sono tutte operazioni che richiedono tempo e aumentano il rischio di errori.
Questo diventa particolarmente importante con l’aumento degli ordini, quando i processi manuali e i piccoli errori possono rallentare rapidamente l’evasione e compromettere le prestazioni di consegna.
È per questo che molti commercianti adottano software di spedizione per gestire la creazione delle etichette e i flussi di lavoro.
Le piattaforme di spedizione collegano il tuo ecommerce alle reti dei corrieri e automatizzano molte fasi del processo. Non è necessario inserire manualmente i dettagli della spedizione, perché i dati degli ordini vengono importati automaticamente e le etichette possono essere generate nel giro di pochi secondi.
Ecco cosa può fare un software per le spedizioni:
✅ Generazione automatica delle etichette: I dettagli degli ordini vengono importati direttamente dalla tua piattaforma ecommerce, consentendoti così di generare etichette di spedizione senza dover inserire manualmente indirizzi o dati di spedizione.
✅Spedizioni multicorriere: Il software di spedizione consente ai commercianti di creare etichette per più corrieri da un’unica dashboard, agevolando la scelta dell’opzione di consegna migliore per ogni ordine.
✅Integrazioni ecommerce: Gli strumenti di spedizione si integrano con varie piattaforme come Shopify e WooCommerce, sincronizzando automaticamente gli ordini e riducendo il lavoro manuale.
✅Stampa delle etichette in bulk: Puoi generare e stampare le etichette di vari ordini alla volta, velocizzando notevolmente il processo di evasione.
Automatizzando la creazione delle etichette di spedizione, puoi risparmiare molto tempo, ridurre gli errori e scalare più facilmente le tue operazioni di evasione degli ordini.
Gli strumenti come Sendcloud ti aiutano a collegare il tuo negozio alle reti dei corrieri e a gestire l’intero flusso di lavoro di spedizione da un unico posto.
Le etichette di spedizione nel mondo ecommerce: conclusioni
Le etichette di spedizione sono fondamentali per far recapitare i pacchi dal tuo magazzino alla porta di casa del cliente. Contengono le informazioni necessarie ai corrieri per indirizzare, monitorare e consegnare ogni spedizione.
Man mano che il tuo business cresce, la creazione manuale delle etichette può diventare rapidamente impegnativa in termini di tempo. L’utilizzo di un software di spedizione aiuta ad automatizzare il processo, ridurre gli errori e garantire il corretto andamento del flusso di lavoro di evasione degli ordini.
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FAQ
A cosa serve un’etichetta di spedizione?
Un’etichetta di spedizione fornisce le informazioni necessarie ai corrieri per indirizzare, monitorare e consegnare un pacco. È una sorta di foglietto illustrativo per la rete logistica; aiuta i sistemi di smistamento e i corrieri a indirizzare i pacchi alla destinazione corretta.
Che informazioni appaiono su un’etichetta di spedizione?
Un’etichetta di spedizione include solitamente l’indirizzo del mittente, l’indirizzo del destinatario, un codice a barre, un numero di tracking, il servizio di spedizione e le informazioni sul corriere. Questi elementi consentono ai corrieri di identificare e indirizzare la spedizione.
Come funzionano le etichette di spedizione?
Le etichette di spedizione collegano un pacco al sistema logistico del corriere. Tramite la scansione del codice a barre durante lo smistamento e la consegna, il pacco viene indirizzato alla destinazione corretta e vengono generati gli aggiornamenti di tracking.
Come posso creare un’etichetta di spedizione?
Le etichette di spedizione possono essere create tramite i siti web dei corrieri, le piattaforme ecommerce o tramite software di spedizione che generano automaticamente le etichette durante l’evasione degli ordini.
Chi crea le etichette di spedizione?
Solitamente, sono i commercianti ecommerce a creare le etichette di spedizione durante la preparazione degli ordini alla spedizione. Possono anche essere generate utilizzando gli strumenti forniti dai corrieri, piattaforme ecommerce o software per le spedizioni.
Che formato ha un’etichetta di spedizione?
Le dimensioni più comuni per le etichette di spedizione sono 4 × 6 pollici, ovvero il formato standard utilizzato dalla maggior parte dei corrieri e delle stampanti per etichette.
Dove va apposta l’etichetta di spedizione su un pacco?
Le etichette di spedizione devono essere applicate sulla superficie piana più ampia del pacco. L’etichetta deve essere completamente visibile e non deve essere ripiegata sui bordi, in modo che gli scanner di codici a barre possano leggerla facilmente
Posso riutilizzare un’etichetta di spedizione?
No, ogni etichetta di spedizione contiene un numero di tracking univoco e informazioni specifiche di routing, quindi può essere utilizzata per una sola spedizione.
