Machst du dir regelmäßig Gedanken um Pakete, die beim Versand verlorengehen oder beschädigt werden? Oder musst du oft Zuschläge zahlen, ohne zu wissen, warum? Probleme beim Versand stören nicht nur deinen Tagesablauf (und rauben dir den Schlaf), sondern wirken sich auch negativ auf deine Gewinnmarge und die Kundenbindung aus.
Aber keine Sorge: Mit der richtigen Strategie kannst du solche Vorfälle leicht vermeiden. In diesem Guide verraten wir dir die 8 häufigsten Versandfehler und ihre Gründe – und wie du sie mit einfachen, erprobten Lösungen schnell beheben kannst.
Warum passieren Versandfehler?
Probleme beim Versand können verschiedene Gründe haben, wie eine außergewöhnlich hohe Nachfrage oder schlechte Wetterbedingungen. In der Verkaufshochsaison steigt zum Beispiel die Wahrscheinlichkeit, dass Pakete verlorengehen oder zu spät geliefert werden.
Natürlich kannst du nicht alles kontrollieren, was auf dich zukommt. Aber wenn du deinen Versandprozess und die häufigsten Versandfehler kennst, bringen dich unerwartete Lieferprobleme gleich viel weniger aus dem Konzept. Aber es kommt noch besser: Mit unseren Tipps kannst du Fehler schnell beheben oder sogar komplett vermeiden.
Wie läuft der klassische Versand ab?
Versand bedeutet mehr als ein Label auszudrucken und die Ware dem Paketdienst deines Vertrauens zu übergeben. Wie du vielleicht weißt, durchläuft dein Paket mehrere Stationen, bevor es beim Kunden ankommt: Vom Abholort über lokale Depots, Sortierzentren bis hin zu regionalen Hubs, Paketstationen und mehr.
Jeder Zwischenstopp erhöht das Risiko für Lieferprobleme – Labels werden falsch gescannt, Pakete entsprechen nicht den Größenangaben oder die Ware geht unterwegs verloren. Tatsächlich haben interne Daten ergeben, dass bis zu 5,8 % der Pakete potenziellen Problemen oder Verzögerungen ausgesetzt ist.
Und die Kunden? Die wünschen sich natürlich, dass jede Bestellung schnell und problemlos bei ihnen ankommt. Laut einer Umfrage des SMB Shipping Pulse Check unter 1.000 Online-Einkäufern gab die Hälfte (51 %) der Befragten an, dass sie eine schlechte Bewertung auf der Website eines Händlers hinterlassen würde, wenn ein Versandproblem nicht zufriedenstellend gelöst wird. Du siehst: Jeder Fehler kann sich auf den Ruf deiner Marke auswirken.
Sehen wir uns nun die häufigsten Versandfehler an – und wie du sie vermeiden kannst.
1. Überraschende Zuschläge verringern die Gewinnmarge
Du rechnest mit 4 € Versandkosten. Doch weil dein Verpackungsmaterial nicht flexibel genug ist, erhältst du einen Zuschlag von 7 €. Das ist ärgerlich und kann schnell zu ungewollten Mehrkosten führen.
Das ist der Grund:
Versandkosten werden nicht ausschließlich nach Distanz berechnet. Paketdienste legen Preise anhand einer Kombination aus Paketgröße, Gewicht (tatsächlich vs. volumetrisch), Liefergeschwindigkeit und möglichem Sonderhandling fest. Schon kleine Abweichungen bei der Verpackung oder ein verschmierter Aufkleber können im Sortierprozess automatisch Zusatzgebühren auslösen.
Das kannst du tun:
- Vermeide versteckte Kosten, indem du Verpackungen regelmäßig mit den Größen-, Gewichts- und Formvorgaben deines Paketdienstes abgleichst.
- Plane bei deinen Versandkosten oder beim Mindestbestellwert für kostenlosen Versand einen Puffer ein, zum Beispiel für saisonale Zuschläge oder entlegene Liefergebiete.
💡Tipp: Mit einer smarten Versandsoftware kannst du den passenden Paketdienst automatisch auswählen, basierend auf Echtzeitpreisen und Faktoren wie Gewicht und Warenwert der Sendung.
2. Überlastete Paketdienste zu Verkaufshochzeiten
Die Feiertage stehen an und eine Bestellung nach der anderen geht bei dir ein. Eigentlich ein Grund zur Freude – wenn nicht das Sortierzentrum deines Standard-Paketdienstes komplett überlastet wäre.
Das ist der Grund:
Verkaufshochzeiten wie Black Friday oder die Feiertage zum Jahresende bringen Paketdienste und ihre Netzwerke an ihre Grenzen. Oft kann schon eine einzige Störung – etwa durch Wetter oder Personalmangel – den gesamten Zeitplan durcheinanderbringen. Und wenn du von einem bestimmten Paketdienst abhängig bist, hast du ein Problem.
Das kannst du tun:
- Lege Bestellfristen für deine Kunden fest und kommuniziere sie in Hochphasen klar und deutlich.
- Nutze Multi-Carrier-Versand, damit du jederzeit auf andere Paketdienste ausweichen kannst, wenn dein bevorzugter Anbieter ausfällt.
💡Tipp: Mehrere Paketdienste bedeuten auch mehr Optionen und schnellere Lieferungen für deine Kunden. Unsere Recherchen haben ergeben, dass rund 32 % der Käufer konsequent die schnellste Versandoption wählt. Mit einer Multi-Carrier-Lösung hast du eine ganze Flotte von Paketdiensten zur Verfügung, ohne die üblichen Extrakosten oder zusätzlichen Aufwand.
3. No-Shows bei der Abholung kosten Zeit und Geld
Stell dir vor, dein Team verpackt bis 15:00 Uhr Hunderte von Bestellungen. Doch die Frist für die Abholung verstreicht – und vom Fahrer ist weit und breit keine Spur. Stattdessen stapeln sich die Pakete im Versandbereich, während dein Lieferzeitfenster immer enger wird.
Das ist der Grund:
Abweichungen beim Volumen, Buchungsfehler oder logistische Backlogs können schnell dazu führen, dass Fahrer gar nicht oder zu spät erscheinen.
Das kannst du tun:
- Prüfe, ob dein Versandvolumen die Anforderungen für eine Paketabholung erfüllt.
- Plane die Abholung im Voraus, damit du genügend Zeit für die Bearbeitung hast.
💡Tipp: Sichere dich durch einen Ersatz- oder Alternativzusteller ab, falls beim Hauptzusteller Probleme auftreten.
4. Internationale Pakete bleiben beim Zoll hängen
Du bist bereit, international zu expandieren – und dann wird deine erste Bestellung zehn Tage lang vom Zoll zurückgehalten. Auf ein Update wartest du vergeblich.
Das ist der Grund:
Internationale Sendungen erfordern mehr als nur ein Versandlabel. Zollbeamte benötigen auch genaue Produktinformationen wie Beschreibungen, Warenwert, HS-Codes und Angaben zum Ursprungsland. Unvollständige oder unklare Angaben führen zu Verzögerungen bei der Freigabe oder sogar zu Rücksendungen.
Das kannst du tun:
- Integriere eine Zoll-Checkliste in deinen Versandprozess. Beschrifte Produktnamen, Werte und Ursprungsland klar und in einem Format, das dein Paketdienst akzeptiert.
- Verwende ein praktisches Tool für die Handelsrechnung und einen HS Code Finder, um Artikel korrekt zu deklarieren.
💡Tipp: Du willst noch mehr automatisieren? Dann lege dir eine passende Software für internationalen Versand zu, um Zolldokumente automatisch und regelkonform zu erstellen.
5. Lieferverspätungen verursachen Chaos im Kundensupport
Stell dir vor, bei mehreren Bestellungen verzögert sich die Lieferung und deine Kunden bombardieren dich mit Wo ist mein Paket?-Anfragen. Dann ist dein Team mehr damit beschäftigt, Updates von Paketdiensten einzuholen, anstatt sich um wichtigere Dinge zu kümmern.
Das ist der Grund:
Es gibt viele Gründe für Lieferprobleme und Verspätungen, zum Beispiel starker Verkehr, schlechtes Wetter, Personalmangel oder unerwartet hohe Bestellaufkommen. Obwohl diese Faktoren außerhalb deiner Kontrolle liegen, musst du leider die Konsequenzen (wie frustrierte Kunden) tragen.
Das kannst du tun:
- Kommuniziere Lieferzeiten und Tracking-Informationen direkt in der Bestellmail.
- Erstelle kurze E-Mail-Vorlagen, um bei Lieferverzögerungen schnell und empathisch zu reagieren.
💡Tipp: Proaktiver Support stärkt das Kundenvertrauen, selbst wenn Fehler passieren. Mit Support Automation identifizierst du Lieferprobleme, bevor deine Kunden etwas bemerken, und kannst Paketdienste automatisch
6. Pakete werden zu oft an den Absender zurückgeschickt
Du hast alle Bestellungen rechtzeitig verschickt und trotzdem kommen einige davon zurück. Falsche Adresse, verpasste Lieferung, ein Kunde, der nicht erreichbar ist. Ärgerlich, oder?
Das ist der Grund:
Eine fehlende Hausnummer, verdrehte Ziffern bei der Postleitzahl oder ein Formatierungsfehler bei internationalen Adressen können dazu führen, dass ein Label seine Gültigkeit verliert. Und wenn deine Kunden nicht wissen, wann ihr Paket ankommt, sind sie vielleicht nicht zu Hause, um es entgegenzunehmen.
Das kannst du tun:
- Nutze Plugins oder Apps von Drittanbietern, damit deine Kunden beim Checkout die richtige Adresse eingeben.
- Überprüfe und vermerke das spezielle Adressformat für jedes Land und jeden Paketdienst.
- Verschicke automatische Tracking-Benachrichtigungen, um Kunden über Lieferdetails zu informieren.
💡Tipp: Einige Paketdienste erlauben Adressänderungen in den frühen Bearbeitungsphasen, während andere aus Sicherheitsgründen keine Änderungen mehr zulassen, sobald das Paket unterwegs ist. Prüfe diese Infos genau. Die Flexibilität hängt vom Service-Level und den Richtlinien des jeweiligen Paketdienstes ab. Manche erheben dafür eine zusätzliche Gebühr.
7. Zu geringe Entschädigung bei Versandproblemen
Eine Bestellung über 150 € geht unterwegs verloren. Du bist gesetzlich verpflichtet, die Ware erneut zu verschicken oder den Kaufpreis zu erstatten – doch der Paketdienst deckt nicht den vollen Betrag ab und eine Überprüfung der Sachlage dauert im Durchschnitt 20 Tage.
Das ist der Grund:
Normale Paketdienstversicherungen erstatten meist nur einen bestimmten Betrag und ersetzen nicht das Produkt selbst. Außerdem sind Standard-Schadensmeldungen oft mit langen Wartezeiten verbunden.
Das kannst du tun:
- Nutze einen Versandschutz, der den vollen Kaufpreis sowie den Rückversand und erneuten Versand abdeckt.
- Versichere Bestellungen ab einem bestimmten Wert automatisch.
- Suche dir eine Lösung mit einer schnellen Schadensabwicklung, um finanzielle Engpässe zu vermeiden.
💡Tipp: Wenn du wertvolle oder zerbrechliche Produkte verkaufst, solltest du die Versicherung von Anfang an in deine Preisgestaltung einbeziehen, um Gewinn und Reputation zu schützen. Warte nicht bis zur Hochsaison, um über eine Versicherung nachzudenken!
8. Nicht jeder Paketdienst passt zu jedem Unternehmen
Wie erfolgreich dein Business ist, hängt maßgeblich von der Zusammenarbeit mit verschiedenen Paketdiensten ab. Trotzdem treten immer wieder die gleichen Versandprobleme auf – und oft hast du keine Ahnung, warum.
Das ist der Grund:
Nicht jeder Paketdienst passt zu jedem Onlineshop. Manche Anbieter spezialisieren sich auf zerbrechliche Waren, andere auf große Mengen. Passt dein Versandmix nicht zum Produkttyp, Gewicht oder den Zielorten, wirst du früher oder später auf Probleme stoßen.
Das kannst du tun:
- Analysiere deine Versanddaten: Wohin gehen deine Sendungen? Was genau verschickst du?
- Vergleiche Paketdienste basierend auf Liefermetriken wie Geschwindigkeit, Schadensmeldungen und Kosten.
- Nutze ein Multi-Carrier-Tool, um immer die beste Option für jede Bestellung zu wählen.
💡Tipp: Überprüfe die Zusammenarbeit mit deinen Paketdiensten jedes Quartal, besonders vor Spitzenverkaufszeiten. Mit den richtigen Partnern kannst du deinen Kunden nicht nur den besten Service bieten, sondern auch neue Chancen für dein Business nutzen.
Erfolgsstorys unserer Kunden: Einfacher Versand, weniger Stress
Versand muss nicht komplex oder chaotisch sein. Wenn du die Schwachstellen in deinem Versandprozess kennst, smart automatisierst und Paketdienste optimal kombinierst, kannst du Stress vermeiden und deine Kunden bei jeder Bestellung glücklich machen.
So hat Sendcloud bereits verschiedenen Unternehmen bei Versandfehlern geholfen:
- St Martin’s Coffee Roasters nutzte Sendclouds automatische Adressprüfung und anpassbare Versandregeln, um Verwaltungsaufwand zu minimieren und Versandfehler um 90 % zu reduzieren.
- XXL Nutrition verzeichnete 50 % weniger Fehler bei der Label-Erstellung sowie spürbar weniger Lieferprobleme und Wo ist mein Paket?–Anfragen.
- Café Belleville konnte durch automatischen Versand mit intelligenten Versandregeln sowohl den manuellen Aufwand (70 % weniger Zeit für die Erstellung von Versandlabels!) als auch Versandfehler stark reduzieren.
Fehler passieren. Doch anstatt in Panik zu geraten und Kunden zu verärgern, solltest du lieber auf eine Lösung setzen, mit der du die Kontrolle behältst und gelassen bleibst – und zwar auf einer einzigen Plattform. Finde jetzt heraus, wie Support Automation dir dabei hilft, Lieferprobleme im Blick zu behalten und schneller zu lösen.
