Las entregas fallidas, los reembolsos perdidos y las consultas sobre el estado del pedido suponen un coste para tu negocio.
Con frecuencia, el problema no está en tu producto, sino en la configuración de tus herramientas de envío. ¿Te pasas el día trabajando en hojas de cálculo, haciendo el seguimiento de las reclamaciones por email o saltando entre portales de transportistas? Necesitas un cambio. El trabajo manual provoca errores y puede volverse insostenible.
Los envíos e-commerce han dejado de ser un mero proceso operativo para convertirse en un aspecto fundamental en la experiencia de cliente. Y con el software de envíos adecuado puedes reducir los errores, mejorar tu eficiencia y proporcionarles a tus clientes un servicio de calidad que fomente las compras recurrentes.
En esta guía analizamos las herramientas de envío necesarias para que ese cambio sea un éxito:
- Las herramientas esenciales para ponerte en marcha.
- Los pasos a seguir a medida que tu negocio crece.
- Las funcionalidades avanzadas que te permiten mantener el control de tus operaciones.
¿Qué son las herramientas de envío para e-commerce y por qué son tan importantes?
Las herramientas de envío para e-commerce son funcionalidades y recursos de software que ayudan a los vendedores a gestionar su logística: creación de etiquetas, selección de transportista, cumplimiento normativo, seguimiento, devoluciones y analíticas.
En un escenario en el que los clientes esperan actualizaciones inmediatas y los envíos internacionales están a la orden del día, elegir el software de envíos apropiado resulta clave para el éxito de tu negocio:
- Permite ahorrar tiempo y reducir errores gracias a la automatización.
- Facilita el cumplimiento normativo en cuestiones aduaneras y legislación sobre envíos.
- Mejora la experiencia de cliente a través del seguimiento personalizado y las devoluciones sencillas.
- Conecta todo tu flujo de envíos en un único stack para evitar el caos y favorecer tu crecimiento.
Con todo, los envíos no son un proceso aislado en las operaciones de tu negocio. Su éxito también depende de otras herramientas como tu sistema de tienda, las plataformas de reseñas, el servicio de soporte, la plataforma de pago y todo lo que mantiene tu negocio en activo. Pero si nos ceñimos a la experiencia de entrega, las herramientas de envío más destacadas son las que encontrarás a continuación en esta guía.
Herramientas de envío esenciales para cualquier e-commerce
Incluso las pequeñas tiendas online necesitan una base sólida para realizar sus envíos. Aunque estas son las herramientas de envío más básicas, no desestimes su potencial: resultan fundamentales para el éxito de tus entregas. Tanto si tienes un gran volumen de trabajo como si solo haces una docena de envíos al día, estas herramientas te ayudarán a evitar los errores de envío más comunes y a proporcionar una experiencia de cliente más fluida.
1. Plantillas para las etiquetas de envío
Las herramientas de envío te permiten crear e imprimir etiquetas de envío en segundos, sin tener que navegar por los portales de los diferentes transportistas. Usar plantillas agilizará tu fulfillment y reducirá los errores manuales, sobre todo cuando trabajas con un volumen considerable de pedidos. Una herramienta de envío con plantillas de etiquetas te permitirá imprimir todas las etiquetas de una sola vez, directamente desde el backend de tu tienda.
💡 Por qué es importante: agilizar tu fulfillment agilizará tus entregas. Las plantillas de etiquetas simplifican las operaciones repetitivas y te permiten mantener al día tus pedidos, incluso si tus recursos de tiempo y personal son limitados.
2. Creador de política de devoluciones y portal de devoluciones
Necesitas una política de devoluciones clara y satisfactoria. Ofrecer a tus clientes un portal de devoluciones autoservicio hará que el proceso sea más fluido para ambas partes. Ponte en situación: un cliente te envía un email solicitando la devolución de un producto, pero aún no tienes bien definido el proceso. Escribir un email de respuesta, revisar tu política de devoluciones y hacer un seguimiento manual de la solicitud te llevará mucho tiempo, algo que podrías evitar con un portal de devoluciones autoservicio.
💡Por qué es importante: una experiencia de devolución sencilla y automatizada reducirá las consultas a atención al cliente y te brindará la posibilidad de transformar la frustración en confianza en un momento especialmente sensible para tus clientes.
3. Generador de formularios aduaneros y buscador de códigos arancelarios
Imagina que estás preparando un envío internacional y te das cuenta de que necesitas un formulario CN22 o una factura comercial cuanto antes. Además, no tienes claro cuál es el código arancelario (código HS) que debes emplear para ese nuevo producto que acabas de añadir a tu catálogo. En lugar de hacer búsquedas por Internet o de rellenar formularios manualmente, puedes utilizar un generador de formularios aduaneros y un buscador de códigos HS. ¡Listo! En un momento tendrás todos los documentos necesarios para tu envío.
💡Por qué es importante: los errores de logística son más frecuentes en los envíos internacionales. Automatizar el papeleo aduanero y la selección de códigos HS no solo reducirá los retrasos en las entregas, sino que te ayudará a expandirte internacionalmente sin necesidad de ser un experto en este tipo de trámites.
4. Herramientas de packaging personalizado
Tu packaging es el primer punto de contacto físico entre tu marca y tus clientes. Pero no siempre te resultará viable adquirir 1.000 cajas personalizadas con la imagen de tu marca.
¿Solución? Herramientas como Sendcloud Shop te permiten comprar embalaje de marca ecofriendly en pequeñas cantidades, sin necesidad de hacer un gran desembolso ni de buscar un espacio de almacenamiento extra.
💡Por qué es importante: una experiencia de unboxing sobresaliente promueve las compras recurrentes y aporta un aspecto más personal a tu marca desde el primer envío.
Herramientas de envío para negocios en pleno desarrollo
A medida que aumenta tu volumen de pedidos, los pequeños errores en el proceso se convierten en grandes problemas, como el retraso en el packing o los fallos en las entregas. Este listado de herramientas de envío te ayudará a mantener la eficiencia mientras tu negocio crece, reducir la presión en tus equipos de trabajo y proporcionar una experiencia de cliente fluida sin necesidad de ampliar tus recursos logísticos.
5. Automatización del picking y el packing
El trabajo manual deja de ser viable con un gran volumen de pedidos. Si gestionas más de 50 pedidos al día y tienes a tu equipo haciendo el picking manual de los artículos con albaranes impresos, el proceso se volverá lento y empezarán a surgir errores.
Con un flujo de packing basado en el escaneo de artículos podrás automatizar el flujo de trabajo e imprimir las etiquetas de envío en bloque y de una sola vez.
💡Por qué es importante: agilizar el packing y reducir los errores se traduce en menores tasas de devolución, clientes más satisfechos y equipos más eficientes, sin necesidad de implementar un sistema de gestión de almacén desde cero.
6. Reglas de envío y automatización
Cualquier decisión manual, como la elección de transportista, la aplicación de un seguro o la gestión de pedidos internacionales, añade complejidad al proceso. Las herramientas de automatización de envíos te permiten establecer reglas inteligentes y predefinidas, basadas en variables como el valor del pedido, el peso, el destino o el tipo de entrega.
Por ejemplo: envía los pedidos de gran valor aplicando un servicio de seguimiento automáticamente o emplea transportistas locales para los envíos nacionales.
💡Por qué es importante: las reglas de envío eliminan de tu flujo de trabajo la toma de decisiones repetitivas, reducen los errores y garantizan la coherencia de tu logística, incluso en los períodos de mayor actividad.
7. Herramientas de tracking y comunicaciones postventa
El cliente que realiza un pedido espera mantenerse informado durante todo el proceso, pero tu configuración de envíos actual solamente te permite enviar un email básico del transportista. Las páginas de seguimiento personalizadas con tu marca y la comunicación proactiva por SMS, email o WhatsApp te permitirá mantener a tus clientes informados, reducir las consultas sobre el estado de los pedidos y fortalecer tu imagen de marca tras la compra.
💡Por qué es importante: la mayoría de los clientes consultan el seguimiento de sus pedidos varias veces. Las herramientas de envío orientadas al seguimiento ayudan a reducir la incertidumbre, evitan consultas e incluso promueven nuevas ventas. La experiencia postventa te brinda una nueva oportunidad para sorprender a tus clientes: utilízala de manera proactiva.
¿Quieres consultar las mejores opciones? Échale un vistazo a nuestra guía de software de seguimiento de envíos y descubre cuáles son las funcionalidades más importantes.
8. Gestión de los problemas de entrega
Se ha perdido un paquete y tu equipo de atención al cliente persigue al transportista durante 3 días para obtener una respuesta. Con un software para la gestión de los problemas de entrega, las reclamaciones se presentan al instante, el seguimiento de los reembolsos es automático y los clientes están informados en todo momento.
💡Por qué es importante: los problemas con los transportistas son el principal quebradero de cabeza de un e-commerce. Automatizar las reclamaciones reduce los tiempos de resolución y te ayuda a exigir responsabilidades a los transportistas. Resolver con rapidez este tipo de incidencias aumentará las posibilidades de que tus clientes vuelvan a confiar en ti, incluso cuando las cosas no han salido del todo bien.
9. Integraciones multicanal
Vendes en Shopify, Amazon y en tu propia tienda WooCommerce. Pero, ahora mismo, cada plataforma funciona con un flujo de envíos independiente. Integrarlos todos en un único sistema te permitirá realizar una gestión unificada de los pedidos, las reglas de envío y el seguimiento desde una única plataforma.
💡Por qué es importante: sin la sincronización multicanal, el fulfillment se vuelve cada vez más complicado. La integración marca la diferencia entre gestionar una tienda y gestionar un negocio. Vender a través de más canales debería aumentar tus beneficios, no tu carga administrativa.
Herramientas de optimización
Una vez que tienes bajo control los aspectos básicos y el crecimiento de tu negocio, debes pensar en cómo gestionar con éxito la complejidad que está adquiriendo tu proceso de envíos. Es el momento de tomar decisiones basadas en datos, y estas herramientas de envío te permitirán obtener mayor control, mayor visibilidad y menos costes ocultos.
10. Analíticas de envío
Cuando usas múltiples transportistas, las cifras de rendimiento pueden variar notablemente. Las herramientas de envío destinadas al análisis de la información permiten estudiar variables como la velocidad de las entregas, la fiabilidad del transportista, los costes de envío o los reembolsos, proporcionándote una visión integral de qué está funcionando y qué no. En lugar de reaccionar a los imprevistos, puedes anticiparte a ellos y actuar con rapidez.
💡Por qué es importante: todos los envíos aportan algún tipo de información importante que no deberías pasar por alto. Estos software de envíos convierten los datos independientes en informes más claros y completos con los que puedes analizar tendencias, valorar la fiabilidad de los transportistas y negociar tus contratos y tarifas de envío. Te ayudan a identificar los puntos débiles de tu experiencia de entrega, tomar decisiones más inteligentes y ahorrar.
¿Qué tal si comparas cuáles son las opciones disponibles? En nuestra guía sobre software de analíticas (en inglés) puedes consultar esa información para escoger las herramientas que más te convengan.
11. Centro de oportunidades de envío (sugerencias de IA)
La mayoría de las soluciones de envío evolucionan de manera reactiva y te muestran lo que está sucediendo en cada momento. Pero la IA va un paso más allá: te sugiere qué pasos deberías seguir. Las herramientas de IA escanean tus datos constantemente para identificar patrones y recomendar mejoras como cambiar de transportista en determinadas zonas, ajustar tus reglas de envío o evitar recargos innecesarios. Estas modificaciones te ayudan a agilizar tus entregas y a optimizar la configuración de tus envíos.
💡Por qué es importante: dispondrás de un experto en análisis logístico sin necesidad de contratar uno. La IA te permite ver aspectos que habías pasado por alto, no solo aquellos que ya están funcionando de manera ineficiente.
¿Te interesa saber cómo la IA está transformando la logística? Encontrarás todas las funcionalidades que pueden ayudarte a tomar decisiones inteligentes en nuestra guía comparativa sobre software de logística inteligente (disponible en inglés).
12. Comprobación de facturas de los transportistas
Si no revisas las facturas de tus transportistas, es muy probable que estés pagando de más sin saberlo. Cuando envías cientos de paquetes a la semana, incluso los pequeños desajustes de facturación pueden transformarse en un problema más grande. Las herramientas para la comprobación de facturas (enlace en inglés) contrastan el coste de lo que has pagado con los envíos que has realizado, identificando automáticamente posibles recargos o fallos en el servicio.
💡Por qué es importante: la comprobación manual de las facturas ralentiza el proceso y es más propensa a errores. Con la automatización del proceso garantizas tus márgenes de beneficio y obtienes una mayor ventaja en las negociaciones con los transportistas.
¿Estás buscando la herramienta de comprobación de facturas más adecuada? Nuestra guía comparativa sobre software para la auditoría de paquetes (disponible en inglés) reúne las soluciones más eficientes para garantizar la precisión de tu facturación.
13. Analíticas de devoluciones
¿Estás gestionando las devoluciones correctamente, pero aún no has averiguado por qué tus clientes envían algunos productos de vuelta? Necesitas una herramienta de envío que te permita analizar más a fondo tus devoluciones. Las analíticas de devoluciones permiten desglosar patrones por producto, región o segmento de cliente. Esta información te ayudará a mejorar la descripción de productos, las tablas de medidas y el control de calidad.
💡Por qué es importante: las devoluciones no son solo un coste, sino una oportunidad de feedback. Entender por qué se producen te ayudará a reducir los problemas recurrentes y mejorar la conversión.
El paso definitivo: conectar tus herramientas de envío
La mayoría de los vendedores online no empiezan con un plan consolidado, sino con un conjunto de herramientas de envío variadas. Una para las etiquetas, otra para las devoluciones, otra para el seguimiento… Esto puede funcionar durante un tiempo, hasta que deja de ser viable.
Las herramientas desconectadas se traducen en datos dispersos, esfuerzos duplicados y experiencias de cliente inconsistentes. Tu equipo dedicará más tiempo a gestionar el sistema que a gestionar los envíos.
¿La solución? Un stack de envíos conectado en el que todo esté integrado en un único flujo, desde las preferencias del checkout hasta la selección de transportista, el seguimiento personalizado, las devoluciones y las reclamaciones.
Los beneficios de conectar tu stack son:
- Monitoriza cada pedido, desde la creación de la etiqueta hasta la entrega.
- Deja que la automatización se encargue del trabajo duro en todas las herramientas, no solo en una.
- Mantén la consistencia de tu experiencia de marca más allá del checkout.
- Deja de hacer malabares en tu plataforma de envíos y céntrate en el cliente.
- Expándete a nuevos mercados sin necesidad de ampliar tu plantilla.
Las herramientas de envío están diseñadas para facilitarte el camino, pero solo si las empleas del modo adecuado. Si coordinar estas herramientas te está resultando más complicado que usarlas, deberías enfocar el proceso de otra manera. Sendcloud centraliza todas estas funcionalidades en un único lugar para ponértelo más fácil.
Conclusión: eficiencia + experiencia = competitividad
Hacer envíos es algo más que mover paquetes de un punto a otro. Es un aspecto clave en la experiencia de cliente que va más allá de la compra y de la entrega. Con un stack de herramientas de envío conectadas generarás confianza, gestionarás mejor los costes y ofrecerás una experiencia de cliente que fomente las compras recurrentes.
Tanto si acabas de empezar como si ya gestionas cientos de pedidos cada día, tu stack de herramientas de envío debe trabajar contigo, no en tu contra.
Desde las funcionalidades básicas hasta las más avanzadas, y tanto si se trata de soluciones únicas como de una plataforma de envíos perfectamente conectada, las herramientas que escojas serán determinantes en la experiencia de cliente y en tus resultados.
¿Preparado para actualizar tu stack de envíos? Empieza tu período de prueba gratis en Sendcloud o solicita una demo para ver la plataforma en acción.
