Automatización de envíos de Shopify: cómo optimizar tu fulfillment

La automatización de los envíos de Shopify cobra mayor importancia a medida que crece tu negocio.

Cuando solo realizas unos pocos envíos al día, el fulfillment es fácil de gestionar. Pero si el volumen de trabajo es muy alto, aumenta el riesgo de que se produzcan cuellos de botella. Tardas más en crear las etiquetas, se acumulan las consultas sobre las entregas y resulta complicado gestionar múltiples transportistas a la vez.

Muchas de estas tareas, sin embargo, se pueden automatizar. Esta guía está específicamente dirigida a los vendedores de Shopify que necesitan optimizar su fulfillment y escalar sus operaciones de envío de manera más eficiente.

A lo largo de las siguientes secciones, compartiremos las recomendaciones de Loes Keijsers y Dirk Bothof, expertos de producto de Sendcloud que han ayudado a miles de comercios de Shopify a automatizar y hacer crecer sus operaciones de envío.

¿Por qué el fulfillment manual en Shopify no te permite escalar?

Es habitual que los vendedores de Shopify empiecen con el fulfillment manual, y tiene sentido. Cuando el volumen de pedidos es reducido, resulta relativamente sencillo crear etiquetas, elegir transportistas y gestionar las consultas sobre las entregas.

El verdadero reto aparece cuando esas mismas tareas se multiplican y debes enfrentarte a ellas cientos de veces a la semana.

Las áreas que más complican la gestión de pedidos suelen ser cinco:

Ninguno de estos retos es una novedad, sino que forman parte del propio proceso de crecimiento de un negocio. Y la mayoría de ellos pueden automatizarse.

¿Qué implica realmente la automatización de envíos de Shopify?

La automatización se suele asociar con la creación automática de etiquetas, pero esto es solo una parte del proceso.

La automatización de los envíos abarca mucho más.

Shopify ya cuenta con una interesante selección de herramientas que te ayudan a mejorar tu fulfillment. En función de la configuración que utilices, la plataforma te permite automatizar tareas como:

• Asignación de pedidos

• Validación de direcciones

• Selección del método de envío

• Etiquetas de devolución

• Activación automática de procesos mediante Shopify Flow

Para muchos vendedores, estas funcionalidades proporcionan una base sólida sobre la que desarrollar las operaciones diarias de fulfillment.

Sin embargo, a medida que tu negocio crece, no basta con automatizar las tareas de manera independiente. También necesitas coordinar los envíos a través de múltiples transportistas, almacenes, mercados y puntos de contacto con el cliente.

Este es el motivo por el que resulta más eficiente abordar la automatización de los envíos como flujos de trabajo conectados en lugar de como funcionalidades independientes.

Aquí tienes algunos ejemplos de cómo aplicar este enfoque:

Seleccionar al transportista automáticamente en función del destino, el peso y el tipo de producto.

• Crear etiquetas de envío en bloque

• Dirigir los pedidos al almacén correcto

• Enviar actualizaciones de entrega proactivas

• Gestionar las incidencias de entrega y las reclamaciones a los transportistas

• Automatizar las devoluciones y las comunicaciones posventa

El objetivo es garantizar la fluidez del fulfillment, sobre todo cuando hay un gran volumen de envíos, sin necesidad de añadir más trabajo manual en cada fase del proceso.

5 formas de automatizar tu fulfillment en Shopify

Para empezar a ver resultados, no necesitas automatizar todos los procesos a la vez.

En muchos casos, el mayor impacto se logra al automatizar las tareas que se repiten en cada pedido. Desde la elección de transportista hasta la comunicación con el cliente, las pequeñas mejoras de automatización pueden ahorrarte muchas horas de trabajo cada semana, facilitando un fulfillment más sólido y escalable.

Estas son las cinco áreas en las que los vendedores de Shopify notan un mayor impacto:

Automatización de las reglas de envío y los transportistas

Una de las soluciones más sencillas para ahorrar tiempo es dejar de tomar las mismas decisiones de envío una y otra vez de forma manual.

Las reglas de envío te permiten automatizar la elección de transportista a partir de criterios como el destino, el valor del pedido, el peso del paquete, el tipo de producto o la velocidad de la entrega. En lugar de seleccionar manualmente al transportista para cada pedido, el método de envío se asigna automáticamente mediante el empleo de estas reglas.

Por ejemplo, un pedido de Shopify etiquetado como “Express” se asignará automáticamente a un servicio de entrega premium, mientras que en los pedidos internacionales podrás aplicar automáticamente ajustes aduaneros o condiciones de envío específicas.

Las reglas de envío también pueden utilizarse para asignar automáticamente las dimensiones del paquete, el tipo de embalaje o las opciones de entrega que mejor se adapten a las preferencias del cliente.

Estas pequeñas mejoras en los flujos de trabajo reducen la necesidad de tomar decisiones manuales, aportan mayor coherencia al proceso y evitan errores de envío costosos a largo plazo.

“La mayoría de los vendedores solo utiliza una pequeña parte del potencial de las reglas de envío. Con el paso del tiempo, los pequeños cambios de automatización en cada pedido pueden traducirse en una importante mejora en la productividad”. — Dirk Bothof, Product Lead en Sendcloud

Creación automática de etiquetas y gestión de pedidos en bloque

Puede que crear las etiquetas una a una no te suponga un problema cuando tienes pocos pedidos. Pero, ¿qué ocurrirá cuando tengas que gestionar cientos de paquetes?

La creación de etiquetas en bloque te permite gestionar múltiples pedidos en apenas un par de clics, reduciendo el trabajo manual y acelerando el fulfillment. En lugar de crear y revisar cada etiqueta de manera individual, tu equipo podrá obtener las etiquetas para múltiples pedidos al mismo tiempo y pasar directamente al picking y packing.

Este ahorro de tiempo resulta decisivo en temporada alta, cuando los equipos de fulfillment necesitan gestionar más pedidos sin aumentar la complejidad operativa.

Automatización del almacén

Aunque la automatización del almacén suele pasar inadvertida, representa una oportunidad para mejorar la eficiencia del fulfillment a medida que tus operaciones se vuelven más complejas.

Gestionar un mayor número de pedidos puede hacer que el picking y packing se conviertan en un problema. Buscar los pedidos, verificar los productos y emplear la etiqueta adecuada en el paquete correcto supone dedicar un mayor tiempo de preparación para cada pedido.

La automatización te ayuda a simplificar este flujo de trabajo. Por ejemplo, los equipos de almacén pueden usar procesos de picking y packing basados en el escaneo para localizar los pedidos más rápidamente, validar los artículos antes de su envío e imprimir la etiqueta de envío correcta de forma automática.

“Los equipos que gestionan un mayor volumen de pedidos suelen obtener los mayores beneficios al utilizar listas de picking y flujos de packing optimizados. Reducir un pequeño número de errores durante el picking puede tener un gran impacto operativo”. — Dirk Bothof, Product Lead en Sendcloud

Este es el esquema de un flujo de trabajo típico en un almacén automatizado:

1. Escanear la lista de picking

2. Localizar el pedido al instante

3. Imprimir la etiqueta de envío

4. Confirmar que el pedido está listo para el envío

Estas pequeñas mejoras pueden marcar una gran diferencia cuando se aplican a gran escala. Los vendedores que utilizan flujos de trabajo automatizados en el almacén pueden procesar pedidos hasta un 58 % más rápido y reducir considerablemente el riesgo de errores durante el picking y packing.

Seguimiento automatizado y comunicación proactiva

Para los clientes, el proceso de compra va mucho más allá del checkout. De hecho, muchas veces la verdadera experiencia empieza cuando el pedido ya está en camino.

Con el crecimiento del volumen de pedidos, las actualizaciones de entrega pueden convertirse en uno de los principales motivos de consulta a atención al cliente. Los compradores quieren saber dónde está su pedido, cuándo llegará y si se ha producido algún retraso.

El seguimiento automatizado te permite mantener a tus clientes informados sin necesidad de aumentar la carga de trabajo de tu equipo de soporte. Puedes enviar estas actualizaciones de entrega automatizadas por email, SMS o WhatsApp, y emplear también páginas de seguimiento personalizadas para que los clientes puedan consultar todo lo relativo a su envío desde un único lugar.

El resultado es una experiencia posventa más satisfactoria y con menos consultas sobre el estado de los pedidos. De hecho, la información de seguimiento proactiva puede reducir este tipo de consultas hasta un 50 %.

Soporte automatizado y gestión de incidencias

Incluso en las operaciones de envío más eficientes puede producirse alguna incidencia de vez en cuando, como paquetes con retraso, entregas fallidas y envíos que se pierden.

Sin ayuda de la automatización, resolver estos problemas suele implicar cambiar constantemente entre los portales de los diferentes transportistas, así como revisar la información de seguimiento, informar a los clientes y gestionar las reclamaciones de forma manual.

El soporte automatizado te ayuda a agilizar este proceso. Podrás identificar automáticamente las incidencias en las entregas, activar flujos de trabajo de soporte e informar a tus clientes de cualquier contratiempo antes de que contacten contigo.

Por ejemplo, si un envío se retrasa, se activará un flujo de trabajo automático en soporte para informar al cliente, abrir un caso interno e iniciar una reclamación al transportista, si procede.

Centralizar la gestión de incidencias y automatizar las tareas de soporte repetitivas te permite resolver más rápido los problemas con los envíos y reduce la carga de trabajo de tu equipo de soporte. En algunos casos, automatizar la gestión de reclamaciones permite a los equipos resolver problemas hasta 8 veces más rápido.

Otros flujos de envío que merece la pena automatizar

Ya hemos abordado los flujos de trabajo que tienen un mayor impacto en tus envíos, pero no son las únicas áreas en las que la automatización puede suponer un ahorro de tiempo.

¿De qué otras formas puedes agilizar tus envíos de Shopify mediante la automatización? Aquí tienes algunos ejemplos:

• Validar y corregir las direcciones automáticamente antes de crear los envíos, reduciendo considerablemente los errores en las entregas.

• Generar automáticamente documentos de envío como facturas, albaranes de packing, listas de picking y formularios aduaneros.

• Dirigir los pedidos al almacén adecuado en función de la disponibilidad de inventario, el destino o los costes de fulfillment.

• Automatizar las devoluciones a través de portales autoservicio, etiquetas de devolución bajo demanda y procesos de reembolso.

• Monitorizar los motivos de devolución y el rendimiento de los envíos para identificar oportunidades y mejoras operativas.

Como ya hemos mencionado, no es imprescindible que automatices todos los flujos de trabajo desde el primer día. Las mejoras más importantes suelen empezar por localizar las tareas rutinarias y simplificar el proceso paso a paso.

Aunque Shopify dispone de algunas herramientas para automatizar algunas tareas de envío, un negocio en crecimiento terminará necesitando una solución que le permita conectar el fulfillment, los transportistas, el seguimiento y el soporte en un único lugar. Aquí es donde las automatizaciones independientes pasan a convertirse en un sistema de envíos perfectamente orquestado.

Potencia la automatización de envíos de Shopify con Sendcloud

Shopify te ofrece una base de automatización sólida para tus envíos. Pero llegará el momento en el que necesitarás que todos esos flujos de trabajo automatizados funcionen de manera coordinada y eficiente.

Aquí es donde entra en juego Sendcloud.

En lugar de gestionar los transportistas, el seguimiento, las devoluciones y el soporte a través de múltiples herramientas, puedes centralizar todos esos procesos en una única plataforma.

¿El resultado? Mayor visibilidad, menos trabajo manual y operaciones de envío fácilmente escalables.

Las herramientas nativas de Shopify resultan suficientes para muchos vendedores en las primeras fases del negocio. Sin embargo, cuando el fulfillment empieza a hacerse más complejo, aspectos como la visibilidad de los procesos, la flexibilidad de los transportistas y la automatización se vuelven fundamentales para garantizar la eficiencia.

Este es el motivo por el que muchos vendedores de Shopify utilizan Sendcloud como una capa operativa adicional que les permite centralizar el fulfillment, el seguimiento, las devoluciones y el soporte en un único lugar.

¿Cuándo es el momento adecuado para automatizar tu fulfillment en Shopify?

Muchos procesos de Shopify ya incorporan automatización de forma nativa. Los perfiles de envío, la asignación de pedidos, las etiquetas de devolución y las opciones de entrega en el checkout son algunos ejemplos.

La cuestión no es si merece la pena automatizar los envíos, sino cuál debería ser el siguiente proceso que automatices.

Para la mayoría de los vendedores, la necesidad de automatizar se hace evidente cuando la gestión logística empieza a restar tiempo al crecimiento del negocio. Dedican más tiempo a procesar etiquetas, a responder consultas sobre el estado de las entregas y a gestionar las operaciones de almacén, sobre todo en temporada alta.

Los signos más evidentes de que necesitas automatizar tus envíos son:

• Gestionas entre 50 y más de 100 pedidos diarios.

• Las consultas sobre las entregas están aumentando el trabajo de tu equipo de soporte.

• Te cuesta más coordinar las operaciones de tu almacén.

• Estás expandiéndote a nuevos mercados internacionales.

“Cuantos más envíos haces, más cosas pueden salir mal. Una tasa de incidencias del 1 % apenas supone un problema cuando se envían 100 paquetes al mes. Sin embargo, con 2.000 envíos mensuales, implica afrontar casi una incidencia cada día”. — Dirk Bothof, Product Lead en Sendcloud

No se trata de problemas exclusivos de las grandes empresas: son una consecuencia natural del crecimiento de cualquier negocio.

Cuanto antes automatices las tareas de fulfillment repetitivas, más fácil te resultará escalar tu negocio sin aumentar la carga operativa.

Cómo empezar a automatizar tus envíos

La automatización de envíos de Shopify no implica un cambio integral en tu proceso de fulfillment de un día para otro.

Empieza por los flujos de trabajo que requieren más tiempo o que generan más fricción. Para algunos vendedores, es la selección de transportista. Para otros, las comunicaciones de seguimiento, los procesos de almacén o la gestión de las devoluciones.

A medida que crece tu negocio, podrás expandir la automatización hacia otras áreas de tus operaciones de envío. Los pequeños cambios en cada pedido pueden suponer un ahorro de tiempo significativo, menos errores y una experiencia de cliente más satisfactoria.

“Muchos vendedores de Shopify comienzan integrando varios transportistas y ofreciendo diferentes opciones de entrega en el checkout. Con el crecimiento del negocio, el siguiente paso suele ser automatizar el seguimiento y aplicar reglas de envío para aportar mayor fluidez al fulfillment”. — Loes Keijsers, Product Manager en Sendcloud

En definitiva, el mejor momento para automatizar los envíos es antes de que el crecimiento del negocio convierta la gestión logística en un obstáculo.

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