Veel online retailers hebben vragen over het berekenen van btw over verzendkosten op de factuur. Wij krijgen bijvoorbeeld geregeld de vraag waarom men btw moet berekenen over de verzendkosten en hoe je dit eigenlijk door moet berekenen aan je klant. Welk btw-tarief (hoof of laag) pas je toe op de verzendkosten? En hoe zit het eigenlijk met btw op de verzendkosten naar het buitenland? Dit is nog maar een fractie van de vragen die we hierop binnen krijgen. Die onwetendheid is niet zo gek. De regels van de Belastingdienst zijn soms best ingewikkeld.
In deze complete gids over btw over de verzendkosten in 2022 leggen we je alles haarfijn uit:
- Btw over verzendkosten; waar ontstaat de verwarring?
- Moet er btw over verzendkosten worden betaald?
- Maar postzegels zijn toch vrijgesteld van btw?
- Waarom moet ik btw rekenen over verzendkosten?
- Welk btw-tarief moet ik toepassen voor verzendkosten?
- Mijn goederen hebben verschillende btw-tarieven, wat nu?
- Hoe zit het met btw op de verzendkosten voor het buitenland?
- Hoe zit het met de btw op de verzendkosten bij de margeregeling?
- Hoe verwerk ik de verzendkosten in mijn administratie?
- Kan ik de verzendkosten btw terugvragen of aftrekken?
- Hoe kan ik de verzendkosten berekenen aan mijn klant?
- Hoe bereken ik verzendkosten ‘slim’ aan mijn klant?
Btw over verzendkosten; waar ontstaat de verwarring?
Zie je door de bomen het bos niet meer? Je bent niet de enige. Er komt nogal wat kijken bij e-commerce logistiek.
Zoals je waarschijnlijk al weet, wordt er op postzegels en pakketzegels van PostNL geen btw berekend. Hierdoor denken veel ondernemers dat je daarom ook geen btw over de verzendkosten hoeft te berekenen.
Er zijn daarnaast veel twijfels over de btw op verzendkosten naar het buitenland en bij verzending van goederen die vallen onder de margeregeling. Laten we eens kijken naar de meest gestelde vragen over de btw over verzendkosten. We beginnen met de belangrijkste:
Moet er btw over verzendkosten worden betaald?
Het antwoord is: ja. Als jij verzendkosten aan je klant berekent, moet de klant hier btw over betalen.
Je berekent altijd btw over het totaalbedrag op de factuur. Dit is dus inclusief de verzendkosten. Hierbij horen ook zaken als verzendkosten, reiskosten, telefoonkosten en verpakkingskosten.
Btw op verzendkosten: maar postzegels zijn toch vrijgesteld van btw?
Over postzegels en pakketzegels betaal je inderdaad geen btw. Het is daarom logisch dat online retailers denken dat ze dan óók geen btw hoeven te berekenen over de postzegel wanneer het pakket wordt verzonden.
Dit is niet zo, want als jij postzegels of andere verzendkosten in rekening brengt aan je klant, wordt het een product dat je ‘verkoopt’. En daar moet natuurlijk wel btw over betaald worden. Je verkoopt de postzegels als het ware aan jouw klant.
Waarom moet ik btw rekenen over verzendkosten?
Veel online retailers vinden het vreemd dat er btw over verzendkosten berekend moet worden. Maar er is een belangrijke en duidelijke reden waarom de Belastingdienst dit vraagt.
Als je geen btw over de bezorgkosten zou moeten betalen, zou je belasting kunnen ontduiken. Je kunt er dan namelijk voor kiezen om een lager bedrag voor de goederen te rekenen en voor hogere verzendkosten.
Hiermee zou je over een lager bedrag btw hoeven te betalen en dat wil de Belastingdienst voorkomen. Daarom zijn bezorgkosten niet btw-vrij.
Welk btw-tarief moet ik toepassen voor verzendkosten?
Je gebruikt het btw-tarief dat geldt voor de goederen op de factuur. Dit kan dus het hoge btw-tarief zijn of het lage.
Het btw-tarief dat je gebruikt om verzendkosten te belasten is variabel: 0%, 9% of 21%. Het tarief dat je toepast, is afhankelijk van het soort goederen dat je verstuurt. Voor de verzendkosten van het pakket neem je het btw-tarief dat geldt voor de producten die je verzendt.
Voor de meeste bedrijven die handelen binnen Nederland geldt het hoge btw-tarief van 21%. Mocht je niet weten of jouw producten in de btw-categorie hoog of laag vallen of hoe je de btw moet bereken, check dan de website van de Belastingdienst.
Laag btw tarief of hoog btw tarief
Je kunt hierbij het volgende aanhouden:
- Lever je goederen die vrij zijn van omzetbelasting? Dan betaal je geen btw over de verzendkosten.
- Is het btw-tarief op je goederen 9%? Dan reken je 9% btw over de verzendkosten.
- Is het btw-tarief op je goederen 21%? Dan reken je 21% btw over de verzendkosten.
Hieronder vind je een simpel voorbeeld van een goede en een foute berekening op de factuur wat betreft btw bij verzendkosten. Voor het voorbeeld hebben we een btw-tarief van 21% gebruikt.
Hoewel het verschil klein lijkt, kan het bij veel verzendingen aan het einde van het jaar flink in de papieren lopen.
| Goed | |
|---|---|
| Schoenen (excl. BTW) Verzendkosten (excl. BTW) BTW 21% Totaal |
50,00 5,99 11,76 67,75 |
| Fout | |
|---|---|
| Schoenen (excl. BTW) BTW 21% Verzendkosten Totaal |
50,00 10,50 5,99 66,94 |
Mijn goederen hebben verschillende btw-tarieven, wat nu?
Staan er goederen op de factuur met verschillende btw-tarieven? Dan verreken je de btw over de verzendkosten in verhouding.
Een voorbeeld om dit toe te lichten:
Je klant bestelt twee artikelen. Het eerste artikel, een paar bergschoenen, heeft een verkoopprijs van €45,00 en het tweede artikel, een informatief boek over hiken, kost €15,00.
De bergschoenen vallen onder het hoge btw-tarief. Hier moet dus 21% bij opgeteld worden. Op het boek is het lage btw-tarief van toepassing en hier tel je dus 9% bij op.
Het totaalbedrag van de twee producten is €60,00. In dit geval valt 75% van de factuur onder het btw-tarief van 21%, en 25% van de factuur valt onder het btw-tarief van 9%.
Als de verzendkosten €6,00 zijn, bereken je over 25% van de verzendkosten het btw-tarief 9%, en over de overige 75% reken je 21%. In dit voorbeeld betaal je dus 21% over €4,50 en 9% over €1,50.
| Bergschoenen (excl. btw)
Boek (excl. btw) Verzendkosten (excl. btw)
btw 21% btw 9%
Totaal |
€ 45,00
€ 15,00 € 6,00
€ 10,40 (€ 45,00 + € 4,50 × 21 %) € 1,49 (€ 15,00 + € 1,50 × 9%)
€ 77,89 |
Hoe zit het met btw op de verzendkosten voor het buitenland?
Voor de btw over de verzendkosten voor het buitenland geldt hetzelfde als voor de rest van de factuur wanneer je een pakket naar het buitenland stuurt.
- Verzend je een pakket naar een particulier zonder btw-nummer binnen de EU? Dan gebruik je gewoon het Nederlandse btw-tarief, en reken je dus ook de btw over de verzendkosten zoals hierboven beschreven staat. Houd wel altijd rekening met de drempelbedragen van elk land.
- Verzend je naar een ondernemer en dus een btw-plichtige binnen de EU? Dan kan de btw verlegd worden. De ontvanger moet dan zelf voldoen aan de btw-regels van het land. Jij rekent dan dus geen btw over de verzendkosten, en zet ‘btw verlegd’ op de factuur.
- Verzend je een pakket naar buiten de EU, dan hoef je nooit btw te berekenen. Dat doe je dan dus ook niet voor de verzendkosten. De douane zal de nodige naheffingen doen in het land van bestemming.
Twijfel je? Controleer met de tool van de Belastingdienst hoe het zit met het leveren van goederen in het buitenland.
Let op: Je bent altijd verplicht om het btw-nummer van jouw klant te controleren voordat je het nummer op de factuur toevoegt.
Hoe zit het met de btw op de verzendkosten bij de margeregeling?
Over de verzendkosten voor goederen die onder de margeregeling vallen, betaal je btw.
Bij goederen die onder de margeregeling vallen betaal je – als jij als online retailer geen omzetbelasting kunt aftrekken – alleen btw over je winst.
Het gaat immers om een speciaal product waar ooit al btw voor is betaald. Maar de bezorgkosten bij het verzenden van margegoederen, zijn wél ‘nieuw’. Daarom betaal je dus gewoon btw over de verzendkosten.
Hoe verwerk ik de verzendkosten in mijn administratie?
Verzendkosten verwerk je op dezelfde manier als je goederen. Je koopt verzending in bij een vervoerder (of tussenpartij zoals Sendcloud) en ‘verkoopt’ het aan je klant.
Zelf betaal je btw bij het aankopen van verzendingen en laat je de klant btw betalen over de verzendkosten. In je administratie verwerk je het volledige factuurbedrag als één post of je voert de goederen en verzendkosten apart in.
Kan ik de verzendkosten btw terugvragen of aftrekken?
Je kunt verzendkosten aftrekken. Je betaalt verzendkosten aan de vervoerder en omdat het een zakelijke uitgave is, is deze aftrekbaar.
Als je btw hebt betaald over de verzendkosten, kun je deze btw aftrekken als voorbelasting. Deze btw wordt dan afgetrokken van de btw die je over je omzet betaalt.
Als je geen btw hebt betaald over (een deel van) de verzendkosten, kun je geen btw terugkrijgen, maar wel de overige verzendkosten aftrekken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij postzegels en pakketzegels van PostNL.
Verzendkosten btw vrij: wanneer is dat het geval?
Wanneer je een zakelijk verstuurt rechtstreeks via PostNL, hoef je geen btw te betalen over de labels die je koopt. Er geldt namelijk een btw-vrijstelling voor universele postdiensten. In Nederland is PostNL de door de overheid aangewezen universele postdienst verlener.
Dit betekent dus dat je er geen rekening mee hoeft te houden om de btw terug te vragen bij je belastingaangifte. Houd er dan wel rekening mee dat je alsnog btw moet rekenen over de verzendkosten die je bij je klanten in rekening brengt, want dat staat er natuurlijk los van!
Koop je je labels bij een verzendpartij zoals Sendcloud? Dan dien je zoals eerder uitgelegd wel 21% btw te betalen over de verzendkosten. Omdat Sendcloud een tussenpartij is wordt er wel btw gerekend maar deze kun je dus weer terugvorderen bij de belastingdienst.
Hoe kan ik de verzendkosten berekenen aan mijn klant?
De meeste consumenten hebben een hekel aan verzendkosten. Wij begrijpen ook dat weinig mensen bereid zijn om €7,25 (€5,99 + 21% btw) verzendkosten te betalen. Daarom is het belangrijk dat je de verzendkosten slim doorberekent.
Je kunt bijvoorbeeld je producten iets duurder maken en je verzendkosten verlagen, zodat je klanten niet direct €7,25 hoeven te betalen voor verzending.
Maar wanneer klanten vaak meerdere producten kopen bij één bestelling, is het onverstandig om veel van de verzendkosten in je productprijs te verstoppen. In principe hoef je namelijk maar één keer verzendkosten te betalen als je meerdere producten koopt.
Hoe bereken ik verzendkosten ‘slim’ aan mijn klant?
Wij raden aan om niet meer dan €5,00 (liefst maximaal €4,95) voor een normale zending te rekenen. Dit bedrag is inclusief 21% btw en bestaat dus uit €4,09 verzendkosten en €0,86 btw. Dat betekent dat je nog €1,90 (€5,99 – €4,09) moet verwerken in je productprijs.
Verkoop je duurdere of niche-producten, dan is dit vaak geen probleem, maar heb je veel goedkope producten in je assortiment (onder €20,00) dan kan een prijsverschil van €1,90 je concurrentiepositie in gevaar brengen.
We je raden aan om dan gebruik te maken van een combinatie van deze strategieën:
- Bereken een deel van de verzendkosten als marketingkosten. Kijk hoeveel verzendkosten je kunt toevoegen aan de productprijs, zonder dat je concurrentiepositie in gevaar komt. Reken het resterende bedrag onder je marketingkosten. Echte winst maak je namelijk niet met het éénmalig verkopen van een goedkoop product. Je wil dat klanten blijven terugkomen en als lage verzendkosten hiervoor een belangrijke strategie is, dan kan het onderdeel zijn van je marketingbudget.
- Focus op cross selling. Als je slechts een klein deel van de verzendkosten in de productprijs kunt verwerken, wil je ervoor zorgen dat klanten meerdere producten kopen. Zo maak je minder verlies met goedkopere verzending. Richt je webshop daarom in op cross selling. Dit houdt in dat je meerdere producten aan dezelfde consument verkoopt. Er zijn verschillende manieren om dit aan te pakken. De meest effectieve manier is klanten verleiden om meer te kopen door gratis verzending aan te bieden bij een minimale besteding.
- Gratis verzenddrempel. De beste manier om cross selling te stimuleren en het gemiddelde orderbedrag te verhogen, is gebruik maken van een gratis verzenddrempel. Hoe je deze drempel bepaalt en wat daarvan de voordelen zijn, lees je in onze blog ‘gratis verzending voor webshops: de #1 één strategie voor meer omzet‘.
En de laatste tip: bespaar op verzendkosten
Kies voor de goedkoopste verzendoptie. We zien bijvoorbeeld vaak pakketten langskomen die ook als brievenbuspakket verstuurd hadden kunnen worden. Relatief goedkope en kleine producten hoeven niet per se verstuurd te worden met normale pakketpost. En zo is het ook belangrijk om verschillende vervoerders te vergelijken!
Je weet nu hoe btw over verzendkosten werkt, maar wellicht wil je ook graag besparen op je verzendkosten. Verzendkosten zijn de grootste kostenpost van webshops en het loont dan ook om hier zo slim mogelijk mee om te gaan. Vergelijk en gebruik verschillende vervoerders met Sendcloud en maak gebruik van onze kortingstarieven.
Op zoek naar tips voor goedkoper verzenden? Lees dan ons artikel met 10 opmerkelijke tips voor het goedkoper verzenden van je pakketten.
Hoewel er veel verwarring is over de btw op verzendkosten, is het dus eigenlijk niet zo ingewikkeld. Het antwoord is duidelijk: betaal je btw over je producten? Dan betaal je ook btw op de verzendkosten. Heb je toch nog vragen of een specifiek geval waar je advies voor nodig hebt? Neem dan contact op met je boekhouder of de Belastingdienst voor meer informatie!
We hopen dat dit artikel je heeft geholpen al je vragen te beantwoorden. Laat gerust een reactie achter als je nog vragen hebt!
