Skip to main content

Steeds meer mensen shoppen online. En ook shoppen ze steeds vaker bij internationale webshops. Logisch, want internationaal verzenden is makkelijker en betaalbaarder dan ooit. Voor jou als online retailer is er dan ook geen beter moment om internationale verzendingen in je webshop aan te bieden en je concurrenten voor te blijven.

Sendcloud kent de valkuilen als het aankomt op internationaal verzenden, en maakt internationaal verzenden makkelijk. In dit artikel vertellen we hoe je internationaal verzendt met Sendcloud – zonder gedoe.

  1. Aan de slag met een internationale verzendmethode
  2. Zo goedkoop mogelijk internationaal verzenden met de Sendcloud prijscalculator
  3. Slim internationaal verzenden met geautomatiseerde verzendregels
  4. Verzend je internationale pakketten veilig
  5. Geautomatiseerde douaneformulieren
  6. Print je label en je documenten in één klik
  7. Nog meer gemak met paperless trade zendingen

Aan de slag met een internationale verzendmethode

Als je internationaal gaat verzenden, denk dan eerst goed na over je voorkeuren. Wil je zo goedkoop mogelijk verzenden? Of zo snel mogelijk? Of wil je je pakket altijd verzekeren tegen verlies of schade?

Sendcloud biedt flexibele internationale verzendoplossingen, wat je wens ook is. Zodra je webshop is gekoppeld aan Sendcloud, importeren we al je bestellingen automatisch in ons platform. Zo kun je makkelijk je verzendvoorkeuren beheren en verzendlabels aanmaken. 

Als er een bestelling binnenkomt voor een land buiten de EU, dan wordt er automatisch een internationale verzendmethode geselecteerd die beschikbaar is in je account. De bestelling blijft nog openstaan, en wordt gemarkeerd als ‘Bevat fouten’. Zo kun je internationale bestellingen makkelijk herkennen en het labelformat vervolgens verder aanvullen wanneer nodig.

De volgende stap is het bevestigen van de internationale verzendmethode waar je de voorkeur aan geeft. Klik op het potlood-pictogram naast de bestelling.

International shipping with Sendcloud 2

Je komt nu in de weergave ‘Bewerk order’. In het vervolgkeuzemenu worden alle beschikbare verzendmethodes weergegeven op basis van de bezorgdiensten die je in je account hebt geactiveerd en kun je de juiste methode selecteren. 

Image 3 - International shipping with Sendcloud

Zo goedkoop mogelijk internationaal verzenden met de Sendcloud prijscalculator

Maar hoe weet je welke verzendmethodes je het beste kunt gebruiken? Zoals gewoonlijk, helpen we je hier graag mee verder! We tonen je alleen de  verzendmethodes die in aanmerking komen voor het verzenden van je pakket.

Dit betekent dat als het gewicht van je pakket buiten de verzendcriteria valt, die specifieke verzendmethode niet in de lijst wordt getoond. Hiermee verminder je het risico op een toeslag omdat je een verkeerde verzendmethode hebt gekozen. Ook bespaart het je tijd – je hoeft niet meer te zoeken welke verzendmethodes je kunt gebruiken voor je pakket.

Wil je alle beschikbare verzendopties voor je internationale verzending zien? Met onze prijscalculator kun je de tarieven bekijken en nagaan of er een verzekering is inbegrepen. Gebruik deze tool om alle verzendmogelijkheden en prijzen te bekijken. Op die manier kun je eenvoudig zijn welke optie het goedkoopste is om geld te besparen. 

Ga naar Instellingen bij je Sendcloud account, en selecteer Prijscalculator om deze tool te gebruiken. Voer het land van herkomst en het land van bestemming in, het gewicht en de afmetingen van je pakket,  en klik op “Toon verzendopties”

Image 4 - International shipping with Sendcloud

Slim internationaal verzenden met geautomatiseerde verzendregels

We legden je net uit hoe je per specifieke bestelling een verzendmethode kunt kiezen. Maar wat als je meerdere internationale bestellingen per dag afhandelt? Of een standaardvervoerder of -verzendmethode wilt kiezen voor alle zendingen naar een bepaald land? Dan ga je voor slimme verzendregels.

Verzendregels zijn een uniek onderdeel van ons platform. Met verzendregels activeer je automatische handelingen op geselecteerde inkomende bestellingen. Als je een verzendregel wilt aanmaken, ga je naar Instellingen > Shipping Rules en klik je op Nieuwe toevoegen.

Geef je verzendregel een naam, bijvoorbeeld ‘Internationale bestellingen’, om ze makkelijk te identificeren. Selecteer vervolgens de voorwaarde ‘als’, waarmee je de bestellingen identificeert, en bepaal vervolgens wat er met deze bestellingen moet gebeuren. 

Pas slimme verzendregels voor specifieke landen toe, of kies voor landen in Europa, of buiten Europa. Zo kun je het verzendproces volledig automatiseren voor jou en je picking-team. 

In het onderstaande voorbeeld hebben we een verzendregel gemaakt voor alle bestellingen die naar buiten Europa worden verzonden. De verzendmethode wordt automatisch gewijzigd in PostNL GlobalPack. Als je per dag 50 internationale bestellingen verzendt, bespaar je met deze regel zeeën van tijd.

Image 5 - International shipping with Sendcloud

Verzend je internationale pakketten veilig

Internationale pakketten leggen vele kilometers af voordat ze hun bestemming bereiken, en ongelukjes gebeuren. Dus als je waardevolle of moeilijk te vervangen producten verzendt, verzeker ze dan tegen verlies of schade. Hiermee haal je een groot deel van je zorgen over internationaal verzenden weg. 

Je kunt een Sendcloud-verzekering aan je pakketten toevoegen. Doe dit door een verzekeringsbedrag op het platform in te voeren voordat je je label en douanedocumenten print. Ga hiervoor naar de weergave Bewerk order.

Image 6 - International shipping with Sendcloud

Één pakketje verzekeren is zo gepiept. Maar wat als je al je pakketten wilt verzekeren? Ook daar hebben we over nagedacht. Je kunt een standaardverzekeringsbedrag instellen op al je bestellingen. Dit doe je via Instellingen > Verzendinstellingen.

Image 7 - International shipping with Sendcloud

Als je nog slimmer wilt verzenden, maak dan verzendregels voor verzekeringen. Je kunt een verzendregel maken voor pakketten boven een bepaald bedrag, of voor pakketten die door de douane gaan. In het onderstaande voorbeeld zie je een verzendregel die automatisch alle pakketten met een totale waarde van meer dan € 100 verzekert.

Image 8 - International shipping with Sendcloud

Verzendregels zijn volledig aanpasbaar. Je kunt zelfs een regel maken om een verzekering toe te passen op alle bestellingen met een bepaalde productnaam of SKU-nummer. Als je het eenmaal hebt ingesteld, hoef je er vrijwel niet meer naar om te kijken.

Zodra je de verzendmethodes hebt gekozen en eventueel een verzekering hebt toegevoegd, maak je de douaneformulieren aan. Laten we eens kijken hoe je dat makkelijk doet!

Geautomatiseerde douaneformulieren

Als je buiten de Europese Unie verzendt, ben je waarschijnlijk al bekend met het gevreesde proces van douaneformulieren. De onduidelijkheid over wat voor soort formulieren je nodig hebt en wat je moet invullen, maakt internationaal verzenden berucht.

Goed nieuws – het wordt een stuk makkelijker. We hebben het kiezen van douaneformulieren en het invullen ervan geïntegreerd én geautomatiseerd. Wij doen dus het werk voor je. 

Want waarom tijd verspillen met het met de hand invullen van douaneformulieren en nadenken over welk type document je nodig hebt? Via ons platform print je je verzendlabel en je ingevulde douaneformulieren in één klik. 

Laten we eens kijken hoe we douaneformulieren verwerken in het Sendcloud-platform.

Maak per vervoerder automatisch het juiste soort douaneformulier aan

Wist je dat het soort douanedocument afhankelijk is van de vervoerder die je kiest? 

Als je met een commerciële vervoerder als UPS en DHL verzendt, heb je een commerciële factuur nodig. Maar voor zendingen met postvervoerders als PostNL en Royal Mail heb je weer een CN22- of CN23-formulier nodig. 

En om het nog lastiger te maken: elke vervoerder heeft een eigen versie van het document. Deze documenten moet je via de vervoerder zelf downloaden. En als je de verplichte velden niet goed invult, kan je pakket vertraging oplopen of zelfs geretourneerd worden. Met als resultaat een teleurgestelde klant. 

Dit is waar onze verzendoplossing je helpt. Als je jouw webshop koppelt aan Sendcloud, geven wij op basis van de gekozen verzendmethode aan welk document je nodig hebt. Het enige wat je hoeft te doen is je productinformatie in te vullen. Vervolgens wordt je douaneformulier direct met je verzendlabel geprint. 

Hoe je je douaneformulieren aanmaakt

Je hebt je standaard verzendinstellingen ingesteld. Ook heb je een bestelling in je paneel staan voor een land buiten de EU. Voor zendingen naar landen buiten de EU zie je een nieuwe scherm voor internationale zendingen bij ‘Bewerk order’. 

Image 9 - International shipping with Sendcloud

Nu is het tijd om de gegevens in te voeren die je nodig hebt om je douanedocumenten aan te maken. Vul de velden in met de juiste productinformatie. Deze informatie wordt gebruikt om het correcte douaneformulier aan te maken, op basis van het gewicht en de verzendmethode. 

Dit zijn de gegevens die je moet invoeren:

Soort verzending

Er zijn vijf soorten douanezendingen: 

  • Gift 
  • Documenten
  • Commerciële goederen
  • Geretourneerde goederen
  • Commercieel proefmonster

Als online retailer vallen je pakketten waarschijnlijk vaak onder Commerciële goederen. Selecteer het soort verzending in het vervolgkeuzemenu bij het maken van je label. 

Image 10 - International shipping with Sendcloud

Bespaar tijd door je standaard type verzending in te stellen. Ga hiervoor naar Instellingen > Verzendinstellingen en kies je voorkeur. Dit type verzending wordt nu vooraf als standaard ingesteld voor alle toekomstige internationale zendingen. Één beslissing minder om te maken, en een stap dichter bij een volledig geautomatiseerde workflow.

Image 11 - International shipping with Sendcloud

Factuurnummer

Een ander belangrijk detail wat het verschil maakt tussen een succesvolle zending en een vertraagde zending is het factuurnummer. Het is verplicht om dit nummer op alle douanedocumentatie te vermelden.  Voer het factuurnummer van de bestelling in het juiste veld in, namelijk bij de weergave voor het bewerken van bestellingen. 

Als je bestel- en factuurnummer hetzelfde zijn, kun je dit selecteren in je standaardinstellingen voor verzending. Ga naar Instellingen > Verzendinstellingen, en selecteer de optie ‘Gebruik ordernummer als factuurnummer op douanedocument’. Het factuurnummer wordt nu automatisch ingevuld op basis van het binnengekomen ordernummer. Zo bespaar je nog meer tijd.

Image 12 - International shipping with Sendcloud

Productdetails

Voor elk product in je bestelling geef je de beschrijving, het gewicht per item, de hoeveelheid, en de waarde per item op. Zorg ervoor dat het totale gewicht van deze items overeen komt met het gewicht bovenaan het labelformat. 

Hiermee bepaalt de douane de inhoud van je pakket en het belastingbedrag. Voer de producten in zoals ze in je bestelling verschijnen. Om een nieuw product toe te voegen, klik je op de knop Voeg een nieuw product toe.

Image 13 - International shipping with Sendcloud

HS code

Dit zijn de internationaal erkende nummers die aan specifieke soorten producten worden toegekend. 

Omdat deze codes zo specifiek zijn, is het lastig om te weten welke code van toepassing is op je product. Om je te helpen, hebben we een gratis HS Code Finder ontwikkeld. Sla deze tool op in je bladwijzers zodat je hem altijd bij de hand hebt!

Ook op ons platform kun je HS-codes opzoeken in de officiële database. Doe dit door op de link boven het HS-code te klikken.

Land van herkomst

Voer het land in waar je artikel is gemaakt. Deze informatie wordt verstrekt door je leverancier of de productfabrikant, of is te vinden op de verpakking van het product. 

BTW & EORI-nummers

Het probleem met het handmatig invullen van douaneformulieren is dat je nooit helemaal zeker weet of je alle benodigde informatie hebt ingevuld. Veel retailers gaan de mist in bij dit cruciale en vaak over het hoofd geziene detail: EORI- en btw-nummers. 

Het EORI-nummer is het EU-registratie- en identificatienummer dat is toegewezen door de lidstaat van het land van waaruit je verzendt. Je hebt dit nummer echt nodig als je buiten de EU wilt verzenden. 

Als je deze nummers in je account invult, gebruiken we ze automatisch als je een douaneformulier aanmaakt. Ga hiervoor naar Instellingen > Adressen > Afzenderadressen en voer je EORI-nummer en btw-nummer in. 

Image 14 - International shipping with Sendcloud

Tot slot is het tijd om je labels te printen. Selecteer de pakketten die je wilt verzenden en druk op de knop “Print labels.

Image 15 - International shipping with Sendcloud

Print je label en je documenten in één klik

Als je met een postvervoerder verzendt, wordt het CN23- en CP71-, of het CN22-formulier geprint als onderdeel van het verzendlabel:

Image 16 - International shipping with Sendcloud

Als je verzendt met een commerciële vervoerder, wordt het verzendlabel meteen geprint. De commerciële factuur download en print je afzonderlijk.

Ga hiervoor naar het tabblad Gecreëerde labels en klik op het oogpictogram om je pakketgegevens te bekijken. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Acties, de optie Douaneverklaring downloaden

Image 17 - International shipping with Sendcloud

Nog meer gemak met paperless trade zendingen

DHL Express en UPS Express maken internationaal verzenden nog makkelijker met paperless trade. Een digitale kopie van de douaneaangifte wordt naar de vervoerder gestuurd zodra je de bestelling via Sendcloud print. 

De documenten worden elektronisch toegevoegd en opgeslagen in de database van de vervoerder. Wanneer je pakket wordt gescand, bekijkt de douane de digitale versie van de formulieren. Het enige wat je hoeft te doen is je producten te verpakken, het verzendlabel te bevestigen en je pakket te versturen. 

Als deze paperless verzendoptie beschikbaar is, zie je het in de detailweergave. Een voorbeeld hiervan zie je hieronder. Zo kun je zien dat de elektronische transactie heeft plaatsgevonden.

Image 18 - International shipping with Sendcloud

Het is minder werk voor jou, en er wordt minder papier gebruikt!

Nog één ding…

Er is maar één ding wat we niet voor je kunnen doen, en dat is je document ondertekenen.

En ter herinnering: je hebt altijd meerdere kopieën van de douanedocumenten nodig. Zorg ervoor dat je minstens drie tot vijf exemplaren van je douaneformulier of commerciële factuur print. Voeg één exemplaar toe aan het pakket, en de extra exemplaren stop je in de ‘document wallet’ aan de buitenkant van het pakket.

Had je ooit kunnen denken het wereldwijd verzenden van pakketten zo makkelijk was? Met deze tools besparen we je tijd en kosten, en kun je makkelijk gaan voor die internationale stap!

Meer weten over verzenden buiten de EU? Bekijk dan onze “10 tips voor probleemloos internationaal verzenden in 2020.

Leave a Reply