Los envíos manuales de e-commerce son un obstáculo operativo que a menudo pasa inadvertido. Entre hacer clic en infinidad de botones y copiar-pegar información, tu equipo pierde muchas horas de trabajo cada semana, se producen errores y se acumulan las consultas de los clientes. No es el escenario más propicio para escalar con éxito un negocio.
La automatización es un punto de inflexión para el cambio.
En este blog descubrirás 8 modos prácticos de usar los envíos automatizados para ahorrar tiempo, evitar errores e impulsar el crecimiento de tu negocio sin que ello suponga más trabajo para tu equipo o ampliar tu plantilla.
¿Qué es la automatización de los envíos?
Los envíos automatizados no hacen referencia a la externalización de servicios o al empleo de robots. Más bien están relacionados con la eliminación de los procesos manuales para que tu flujo de trabajo sea más fluido y tu negocio pueda escalar de manera eficiente.
Para un negocio de e-commerce en pleno desarrollo, esto implica centralizar las tareas de envío repetitivas que suponen una importante inversión en tiempo y recursos, generan errores y saturan el servicio de atención al cliente. A través de la automatización de los envíos, incluso los equipos pequeños pueden gestionar un gran volumen de trabajo de manera más rápida y eficiente.
8 formas de usar los envíos automatizados para ahorrar tiempo, evitar errores e impulsar tu crecimiento
Estas ideas sobre cómo abordar los envíos de tu e-commerce son algo más que una recomendación: son un requisito para alcanzar el éxito. Cada una de estas formas de automatización de envíos tiene un impacto directo en el tiempo de trabajo, el rendimiento de tu equipo y la fluidez de la experiencia de cliente. ¿Su principal ventaja? Podrás centrarte en lo verdaderamente importante: hacer crecer tu negocio.
Aquí tienes una explicación detallada sobre cómo emplear los envíos automatizados para mejorar la eficiencia de tus procesos:
1. Validación y corrección automatizada de las direcciones de envío
La inexactitud de los códigos y los números postales a menudo se traduce en entregas fallidas, paquetes devueltos y reclamaciones al servicio de atención al cliente. Son pequeños errores que pueden convertirse en grandes problemas.
Aborda estos descuidos antes de que se transformen en incidencias durante las entregas. La validación y la corrección de las direcciones de envío impulsada por IA te permite identificar automáticamente estos problemas desde el momento en que recibes un pedido. No tendrás que hacer comprobaciones manuales ni reenvíos. El proceso será mucho más rápido y con menos fallos, ahorrándote mucho tiempo en detectar este tipo de errores comunes.
🕒 Ahorro de tiempo: 1-2 horas a la semana
📉 Reduce hasta un 40 % los errores de entrega evitables.
2. Generación automatizada de los documentos de envío
Albaranes de entrega, listas de picking, facturas… Generar manualmente toda la documentación necesaria para hacer un envío lleva demasiado tiempo. Si además realizas envíos internacionales, el proceso es aún más complejo, y deberás incluir formularios aduaneros como el CN22 y el CN23.
Con la generación automatizada de los documentos de envío podrás crear los formularios de aduanas, las facturas y las listas de picking sin necesidad de trabajo manual, empleando datos de producto sincronizados. De este modo, toda la información se rellena correctamente desde el primer momento sin que tengas que editarla o revisarla.
🕒 Ahorro de tiempo: 1-3 horas a la semana
📦 Acelera los envíos internacionales y evita los retrasos.
3. Creación automatizada de etiquetas (procesamiento en bloque)
¿Todavía creas tus etiquetas de envío manualmente? Es un sistema que tal vez te funcione al principio, pero no cuando tengas que procesar 50, 100 o 500 pedidos diariamente y te encuentres con un cuello de botella. Saltar de una plataforma a otra, copiar y pegar los datos del envío e imprimir las etiquetas una a una equivale a muchas horas de trabajo repetitivo.
La creación automatizada de etiquetas en bloque te permite generar e imprimir las etiquetas de cada pedido en apenas un par de clics, con independencia del transportista o del canal de ventas que utilices. Es un proceso más rápido y preciso que puedes escalar al ritmo al que crece tu negocio.
Marcas como THE DUKE Distillery han logrado reducir su flujo de trabajo de una hora a apenas unos minutos, y KAA Gent ha automatizado al 100 % su proceso de creación de etiquetas.
🕒 Ahorro de tiempo: 3-5 horas a la semana, ¡y hasta 7 minutos por pedido!
🔁 Reduce los errores con las etiquetas hasta un 50 %.
4. Reglas de envío automatizadas y selección dinámica de transportistas
Cada vez existen más opciones de envío, sobre todo si quieres utilizar el servicio más adecuado para cada pedido. ¿Es necesario asegurar los paquetes de mayor valor? ¿Debería enviar los artículos más pesados con otro transportista? ¿Puedo ofrecer un servicio exprés para envíos locales? Tomar estas decisiones puede llevarte demasiado tiempo.
Utilizando reglas de envío solo tendrás que establecer tus preferencias una única vez. A partir de ahí, el sistema se encargará de escoger automáticamente el método de envío más adecuado para cada pedido en función de variables como el destino, el peso, el valor o el marketplace.
En St Martin’s Coffee ya utilizan estas reglas para dividir la logística de envíos entre sus diferentes tipos de clientes, reducir las gestiones manuales y evitar los errores más comunes:
“Las reglas de envío y las funcionalidades de automatización nos han ayudado a reducir los errores más comunes y el tiempo de trabajo. Además, podemos separar nuestros flujos de trabajo en función de cada tipo de cliente basándonos en variables como nuestro servicio de suscripción o las entregas al día siguiente” – Andy Hall, cofundador de St Martin’s Coffee
Consejo profesional: ve un paso más allá con la selección dinámica de transportistas. En lugar de basarte únicamente en reglas fijas, escoge el mejor transportista en tiempo real a partir de las tarifas actualizadas, la disponibilidad y los datos históricos de su rendimiento.
🕒 Ahorro de tiempo: 2-4 horas a la semana
📦 Reduce las incidencias en los envíos, los retrasos y los gastos.
5. Enrutamiento automatizado de los pedidos en los almacenes
Cuando tu negocio crece y tu inventario deja de centralizarse en un único almacén, el enrutamiento manual de los pedidos puede convertirse en un lastre para tu operatividad. ¿Desde qué almacén debería hacerse el envío? ¿En qué almacén hay stock? ¿Cuál es la ruta más económica?
Cada pedido implica la comprobación del inventario, la comparación de los gastos de envío y la elección de la ruta de envío más rápida o económica. Repetir este proceso cientos de veces en una semana puede convertirse en un problema operativo.
Con el enrutamiento automatizado de los pedidos, no es necesario que tomes estas decisiones. Cada pedido se asigna automáticamente al almacén más adecuado, atendiendo a variables como la disponibilidad del inventario, el destino del envío o los costes más bajos. Es un modo sencillo de acelerar los tiempos de entrega, reducir el número de envíos fragmentados y gestionar mejor tu inventario.
🕒 Ahorro de tiempo: 1-3 horas a la semana
🚚 Optimiza tu stock y acelera tus entregas.
6. Emails de seguimiento automatizados y páginas de seguimiento personalizadas
“¿Dónde está mi pedido?” Es la pregunta que se hace la mayoría de los compradores y que trae de cabeza a los servicios de atención al cliente. Pero también es la duda más fácil de gestionar con una buena comunicación de seguimiento.
Los emails de seguimiento automatizados mantienen a los clientes informados en todo momento gracias a las actualizaciones de estado en tiempo real y sin que suponga ningún esfuerzo para tu equipo. Si los combinas con una página de seguimiento personalizada, ofrecerás una experiencia posventa más eficiente y en línea con tu imagen de marca.
Desde que Boots utiliza estas funcionalidades, la marca ha logrado reducir hasta en un 46 % las consultas sobre el estado de los pedidos y ha aprovechado el seguimiento para reforzar la lealtad hacia la marca y aumentar las ventas.
🕒 Ahorro de tiempo: 1-3 horas a la semana
📬 Reduce las consultas sobre el estado de los pedidos hasta un 50 %.
¿Buscas más ideas en las que inspirarte? Descubre 12 estrategias eficientes para reducir las consultas sobre el estado de los pedidos.
7. Detección automatizada de incidencias y gestión de las reclamaciones a los transportistas
Retrasos, paquetes perdidos, entregas fallidas. Cualquier pequeña incidencia durante el envío puede convertirse en horas de trabajo extra. Gestionar estos contratiempos manualmente, contactar con los transportistas y lidiar con las reclamaciones a través de hojas de cálculo es un proceso extremadamente lento que retrasará los reembolsos a tus clientes.
Gracias al soporte automatizado puedes abordar todos esos procesos sin que afecten a tu ritmo de trabajo. El sistema detecta los problemas en tiempo real, inicia el proceso de reclamación, envía recordatorios y hace un seguimiento del estado de los reembolsos, todo desde un único lugar. Esto reduce el tiempo que pasas rebuscando información en tus emails y te brinda más libertad para centrarte en el crecimiento de tu negocio.
🕒 Ahorro de tiempo: 1-2 horas a la semana
🧾 Resuelve las reclamaciones a los transportistas hasta 8 veces más rápido.
8. Devoluciones automatizadas (portales, etiquetas, información clave)
Las devoluciones forman parte de cualquier negocio de e-commerce, por lo que es importante gestionarlas de manera eficiente para ponérselo fácil a tus clientes y a tu equipo. Pero tramitar las devoluciones de manera manual generará una fricción innecesaria en el proceso y te hará ir más lento.
Con las devoluciones automatizadas, los clientes pueden iniciar el proceso de devolución a través de un portal autoservicio. El propio sistema se encargará de cruzar la información de cada devolución con la del envío original, actualizar el proceso de reembolso y recabar información clave sobre el proceso. Tiendas de e-commerce como Bunzlau Castle utilizan estas soluciones para agilizar el proceso de devolución, reducir la carga de trabajo y ofrecer una experiencia más fluida tanto para el cliente como para sus empleados.
Consejo profesional 1: crea las etiquetas de devolución solo cuando sean necesarias para no tener que incluir una en cada pedido. La creación de etiquetas bajo demanda reduce los costes, evita el fraude y aporta transparencia a tu proceso de devoluciones.
Consejo profesional 2: haz un seguimiento automático de los motivos de devolución. Recabar información sobre los motivos de devolución a través del empleo de códigos te permitirá identificar problemas con los productos o las tallas, mejorar tus listings y adaptarte mejor a los requisitos de cada marketplace (como Amazon o eBay).
🕒 Ahorro de tiempo: 2-3 a la semana
🔁 Agiliza las devoluciones, reduce el trabajo manual e impulsa la satisfacción de los clientes.
¿Cuánto tiempo puedo ahorrar con los envíos automatizados?
Hemos analizado la automatización de envíos desde varias perspectivas para valorar su impacto real en las diferentes fases del proceso de envío. Este cuadro resume el modo en el que los envíos automatizados afectan a tus operaciones y el tiempo que puedes ahorrar en cada una de ellas:
| Automatización | Ahorro de tiempo (semanal) | Impacto |
|---|---|---|
| 1. Validación y corrección de las direcciones | 1-2 horas | Reduce hasta un 40 % los errores de entrega evitables. |
| 2. Generación de los documentos de envío | 1-3 horas | Acelera los envíos internacionales y evita los retrasos. |
| 3. Creación de etiquetas (procesamiento en bloque) | 3-5 horas | Reduce los errores con las etiquetas hasta un 50 %. |
| 4. Reglas de envío y selección dinámica de transportistas | 2-4 horas | Reduce las incidencias en los envíos, los retrasos y los gastos. |
| 5. Enrutamiento de los pedidos en los almacenes | 1-3 horas | Optimiza tu stock y acelera tus entregas. |
| 6. Emails y páginas de seguimiento personalizadas | 1-3 horas | Reduce las consultas sobre el estado de los pedidos hasta un 50 %. |
| 7. Detección de incidencias y gestión de reclamaciones | 1-2 horas | Resuelve las reclamaciones a los transportistas hasta 8 veces más rápido. |
| 8. Devoluciones | 2-3 horas | Agiliza las devoluciones y aumenta la satisfacción de los clientes. |
¿Cuándo conviene implementar la automatización de los envíos?
Respuesta rápida: mucho antes de lo que la mayoría de los vendedores imagina.
Los envíos automatizados no son una solución reservada a las grandes empresas y equipos de trabajo: cualquier negocio de e-commerce puede beneficiarse de sus ventajas. ¿Inviertes demasiado tiempo en tareas manuales y repetitivas, pierdes muchas opciones de reembolso o te cuesta gestionar el aumento de consultas a atención al cliente? La solución está en la automatización.
Aquí tienes algunos ejemplos de cuándo el impacto de los envíos automatizados es todavía más notable:
- Realizas más de 1.000 envíos al mes.
- Trabajas con múltiples transportistas o canales de venta.
- Te estás expandiendo a nuevos mercados o habilitando nuevos almacenes.
- Tu equipo es reducido, pero las consultas a atención al cliente van en aumento.
- Los errores manuales y los retrasos te están haciendo perder tiempo y dinero.
- El caos domina la temporada alta y te hace perder oportunidades de negocio.
Piensa en la automatización como en una inversión en estabilidad. Gracias a estos cambios, tu negocio podrá crecer sin necesidad de ampliar tu plantilla, a un ritmo constante y sin agobios.
Sendcloud: el camino más rápido hacia los envíos automatizados
La mayoría de las herramientas de automatización están diseñadas para ayudarte únicamente con una parte concreta del proceso de envío, como la impresión de etiquetas o la comparación de las tarifas de los transportistas. Sin embargo, presentan limitaciones en lo que se refiere al seguimiento, las devoluciones o el soporte a través de múltiples plataformas.
La solución de envíos automatizados de Sendcloud aúna todas estas funcionalidades en una única plataforma. Es una solución integrada y automatizada que incluye etiquetas y reglas de envío, seguimiento en tiempo real, gestión de incidencias y devoluciones e incluso reclamaciones a los transportistas. Además, se adapta a tu flujo de trabajo a medida que tu negocio crece.
Sendcloud acelerará tu crecimiento y te abrirá las puertas de los envíos inteligentes gracias a su conexión con más de 160 transportistas, a sus integraciones con las principales plataformas de e-commerce y a sus buenos resultados, avalados por vendedores de toda Europa. Descubre gratis la automatización de envíos con Sendcloud.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la automatización de los envíos?
La automatización de los envíos consiste en reemplazar las tareas de envío manuales, como la creación de etiquetas, la selección de transportista, las actualizaciones de seguimiento o las devoluciones, por flujos de trabajo basados en reglas inteligentes. Esto permite a los vendedores ahorrar tiempo, evitar errores y escalar sus negocios sin añadir trabajo extra.
¿Cuáles son las principales ventajas de los envíos automatizados?
Los beneficios más destacados de la automatización de los envíos son el ahorro de tiempo, la reducción de los errores de envío y del trabajo de atención al cliente y la mejora de la experiencia posventa. También proporciona consistencia al proceso de envío, especialmente cuando aumenta tu volumen de pedidos o si te expandes a nuevos mercados.
¿Cómo ayudan los envíos automatizados a las tiendas online pequeñas y medianas?
La automatización de los envíos permite a las pymes conectar sus tiendas con los transportistas, las reglas de envío y los flujos de trabajo desde un único lugar. No necesitas un almacén o un equipo de desarrollo dedicado. Una solución de envíos automatizada como la de Sendcloud te permite agilizar tareas cotidianas en cualquier e-commerce, desde la elección del método de envío adecuado, hasta la creación de etiquetas o el envío de emails de seguimiento.
¿Qué fases del proceso de envío debería automatizar primero?
Empieza por los procesos que requieren de más tiempo, como la creación de etiquetas, las reglas de envío o los emails de seguimiento. Solo con algunos cambios empezarás a notar cómo ahorras varias horas cada semana y disminuye el número de consultas sobre el estado de los pedidos.
¿Cuánto tiempo puedo llegar a ahorrar con los envíos automatizados?
La mayoría de los vendedores online ahorra más de 10 horas por semana con la automatización de tareas clave como la creación de etiquetas, la gestión de las devoluciones o la identificación de incidencias. Esto también reduce los errores costosos y permite que tus equipos se centren en el desarrollo del negocio, en lugar de en tareas administrativas.
¿La automatización de envíos funciona con Shopify, WooCommerce y los marketplaces?
Sí. Algunas herramientas de automatización, como las de Sendcloud, se integran directamente con plataformas como Shopify, WooCommerce, Wix, Magento, Amazon, eBay y otras muchas. Podrás sincronizar tus pedidos y automatizar los flujos de trabajo a través de todos tus canales de venta.
¿Con qué sistemas se integra la automatización de envíos?
Aparte de integrarse con plataformas de e-commerce y marketplaces, las herramientas de automatización de envíos como las de Sendcloud se conectan con más de 160 transportistas, sistemas ERP y SGA, centralizando todo tu flujo de envíos.
¿Cómo sé si mi negocio está preparado para los envíos automatizados?
Si tramitas más de 1.000 pedidos al mes, empleas múltiples transportistas o tienes dificultades para gestionar las tareas de envío manualmente, es el momento de un cambio. Los envíos automatizados también te resultarán útiles si te estás abriendo a nuevos mercados, si estás ampliando tu red de almacenes o si han aumentado las consultas a tu servicio de atención al cliente.
