Problemen met zendingen zijn nooit helemaal te voorkomen, zelfs bij topvervoerders zoals DPD. Een pakket kan vertraagd of verloren zijn, of beschadigd aankomen. In deze gevallen kun je een claim indienen, maar het vervelende is dat het indienen vaak minder eenvoudig is dan je zou verwachten.
Door de verschillende soorten claims, portallinks, documentatieregels en deadlines is het een tijdrovend en ingewikkeld proces. Het resultaat is dat veel online webshops vaak geen claim indienen of de vergoeding mislopen.
In dit artikel lees je hoe je een claim indient bij DPD, wat je precies nodig hebt voor elke claim en het beste: hoe je dit allemaal kunt automatiseren.
Wie kan een DPD-claim indienen?
Alleen de afzender, dus de persoon of het bedrijf dat voor de verzending heeft betaald, kan een claim indienen. Dat geldt zowel voor binnenlandse als internationale zendingen.
Heb je het pakket via een platform van een derde partij, zoals Sendcloud, verzonden? Dan dien je de claim via dat platform in. DPD accepteert geen claims van de ontvanger of van andere partijen die geen directe verzender zijn.
Welke soorten claims kun je indienen?
- Verloren pakketten: als het pakket niet aankomt of de tracking niet meer wordt bijgewerkt.
- Beschadigde pakketten: als de inhoud bij aankomst kapot of defect is.
- Vertragingen: alleen als je zakelijke contract een gegarandeerde levertijd bevat, bijvoorbeeld Express 10:00.
Hieronder bespreken we wat je kunt doen, afhankelijk van het probleem waarmee je te maken hebt. Houd er rekening mee dat het handmatig afhandelen van claims, zeker als je met meerdere vervoerders werkt, tijdrovend en foutgevoelig kan zijn. Dit zorgt voor extra werkdruk bij je team. Later in dit artikel laten we je zien hoe je dit proces kunt automatiseren.
Zo dien je een claim in bij DPD voor een verloren pakket
Wanneer wordt een pakket als verloren beschouwd?
Over het algemeen geldt dat wanneer je pakket drie werkdagen na de laatste scan nog niet is verplaatst, het tijd is om actie te ondernemen.
Een claim indienen voor een verloren DPD-pakket
Stap 1: Controleer of het pakket inactief is
Ga naar myDPD of Track & Trace. Als de laatste scan meer dan drie werkdagen geleden was en het pakket nog niet is bezorgd, is het tijd om een claim in te dienen.
Stap 2: Verzamel je documentatie
Dit heb je nodig:
- Pakketnummer en verzenddatum
- Gegevens van de ontvanger
- Factuur of orderbevestiging als bewijs van waarde
- Je bankrekeningnummer
- Optioneel: een korte verklaring van de ontvanger waarin wordt bevestigd dat het pakket niet is ontvangen
Stap 3: Log in op het claimportaal
Ga naar je DPD-dashboard of claimportaal. Dit kan zijn ingebouwd in je myDPD-account of beschikbaar zijn via je klantenservicecontact. Kies het claimtype Verloren pakket en start het proces.
Stap 4: Vul het claimformulier in
Vermeld de pakketgegevens, je contactgegevens en alle benodigde documenten. Bij sommige systemen kun je een onvolledige claim indienen en later de ontbrekende bestanden toevoegen.
Stap 5: Volg je claim
Na indiening lost DPD claims meestal binnen 30 kalenderdagen op. Je ontvangt een bevestiging per e-mail en soms aanvullende updates terwijl je claim wordt beoordeeld.
Stap 6: Ontvang je vergoeding
Claims voor verloren pakketten worden vaak vergoed op basis van het gewicht. Standaard bedraagt dit ongeveer € 3,40 per kilo volgens de aansprakelijkheidsregeling van DPD. Heb je een hogere waarde opgegeven of een aanvullende verzekering afgesloten? Dan kan de vergoeding hoger uitvallen.
Claims voor een beschadigd pakket bij DPD
Soms is de schade direct zichtbaar, maar in sommige gevallen merk je pas iets nadat het pakket is uitgepakt. In beide situaties verwacht DPD dat je snel handelt. Je moet binnen 7 werkdagen na levering een melding doen.
Wanneer de laatste scan meer dan drie werkdagen geleden is en het pakket nog steeds niet is bezorgd, kan het verstandig zijn om dit ook te melden.
Hoe dien je een claim voor een beschadigd pakket in bij DPD?
Stap 1: Controleer en noteer de schade
Als het pakket bij levering beschadigd is, moet de ontvanger het weigeren of bij de bezorger een schaderapport ondertekenen. Wordt het pakket wel aangenomen en blijkt later dat er schade is, dan moet je dit meteen documenteren.
Stap 2: Maak uitgebreide foto’s
DPD vraagt altijd om fotobewijs van:
- Het verzendlabel, goed leesbaar
- De buitenverpakking, met zichtbare schade of sporen van manipulatie
- De binnenverpakking, zoals opvulmateriaal of beschermende vulling
- De beschadigde artikelen zelf
💡 Tip: gooi de verpakking niet weg. DPD kan hier later om vragen
Stap 3: Verzamel de benodigde documenten
Naast foto’s heb je het volgende nodig:
- Bewijs van waarde, zoals een factuur, kassabon of wettelijke verklaring
- Een schriftelijke beschrijving van hoe het artikel was verpakt
- Optioneel: een reparatieofferte of verklaring van onherstelbaarheid, vooral voor elektronica met een waarde boven € 2500
Stap 4: Log in en dien de claim in
Ga naar het lokale DPD-claimportaal en kies Schade als claimtype. Voeg alle documenten toe, omschrijf het probleem duidelijk en dien je aanvraag in.
Stap 5: Volg de claim
Je ontvangt een bevestiging per e-mail en vaak ook een link om aanvullende bestanden toe te voegen als er nog iets ontbreekt. DPD reageert meestal binnen 30 dagen.
Stap 6: Weet wat van invloed is op de goedkeuring
Wanneer je verpakking niet voldoet aan de normen van DPD, kan je claim worden afgewezen. Denk bijvoorbeeld aan breekbare artikelen die zonder beschermend materiaal zijn verzonden. Zorg er daarom altijd voor dat je je verpakkingsmethode goed documenteert.
En hoe zit het met vertraagde pakketten?
Bij vertragingen werkt het anders. In tegenstelling tot verloren of beschadigde zendingen keert DPD meestal geen vergoeding uit. Alleen wanneer je zakelijke contract een gegarandeerde bezorgservice bevat, zoals DPD Express 10:00 of 12:00, kom je in aanmerking.
Komt een pakket te laat aan zonder dat je een tijdgebonden service hebt afgesproken? Dan is de kans klein dat je een terugbetaling ontvangt.
Heb je wel een servicegarantie en wordt deze niet nagekomen, dan kun je het volgende doen
- Neem contact op met je accountmanager of de zakelijke klantenservice van DPD
- Houd de trackinginformatie en het bewijs van vertraging bij de hand
- In sommige gevallen kan een terugbetaling of een gebaar van goede wil worden toegekend
Weet je niet precies wat er in je contract staat? Je DPD-accountmanager kan je duidelijkheid geven over je recht op compensatie.
Checklist indienen DPD-claim
| Case | Verloren pakket | Beschadigt pakket |
|---|---|---|
| Wanneer indienen? | Binnen 7 kalenderdagen na verwachte aankomst | Binnen 7 werkdagen na ontvangst |
| Foto’s nodig? | Optioneel | Ja (label, verpakking, artikel) |
| Schaderapport? | Niet van toepassing | Ja (als de schade zichtbaar was bij ontvangst) |
| Bewijs van waarde | Verplicht | Verplicht |
| Terugbetaling binnen? | Gemiddeld 30 dagen na indienen | Gemiddeld 30 dagen na indienen |
| Risico of afwijzing? | Laag | Hoger, als de verpakking onvoldoende was |
Opmerkelijke regionale verschillen
- Nederland: wacht drie werkdagen na de laatste scan voordat je een verloren pakket meldt.
- België: begin altijd met een formele klacht. Claims worden pas behandeld nadat DPD heeft bevestigd dat de vervoerder verantwoordelijk is.
Waarom handmatige DPD-claims te veel tijd en geld kosten
Voor de meeste verkopers begint het indienen van een DPD-claim nog steeds met het doorzoeken van de inbox. Je zoekt naar het pakketnummer, controleert trackinglinks en vraagt je magazijnteams om foto’s, als ze eraan gedacht hebben die te maken.
Vervolgens ben je vijftien minuten bezig met het invullen van een formulier op een portaal (dat je voortgang niet opslaat!). Uiteindelijk blijkt dat je een factuur, de gegevens van de ontvanger, of je bankrekeningnummer mist.
Doe dit vijf of tien keer per maand en plotseling is je klantenserviceteam uren kwijt aan administratief werk.
Nog vervelender is dat elke vervoerder zijn eigen deadlines, regels en documentvereisten heeft. DPD accepteert geen claims van ontvangers. In sommige landen moet je eerst een klacht indienen. Zodra je één veld vergeet of een foto mist, kan je claim vertraging oplopen of zelfs helemaal worden afgewezen.
Het resultaat?
- Terugbetalingen worden stilletjes vergeten
- Je team raakt gefrustreerd door terugkerende administratieve taken
- Klanten krijgen niet op tijd updates over hun leveringsproblemen
- Bedrijfsleiders verliezen het overzicht over de gemiste inkomsten
Handmatig claims afhandelen kan uiteindelijk wel werken. Maar het helpt je niet om te groeien.
Een slimmere manier om verzendproblemen op te lossen
Je claims handmatig afhandelen is mogelijk, maar het is geen oplossing waarmee je kunt opschalen. Daarom hebben we Support Automation ontwikkeld. Dit helpt e-commerceteams tijd en geld te besparen.
Support Automation verandert losse incidenten in gestructureerde workflows:
- Eén overzicht voor alle claims bij DPD, DHL, PostNL en andere vervoerders. Je hoeft niet langer te schakelen tussen portals en e-mails.
- Claims slimmer indienen: verzendgegevens zijn al aanwezig, je hoeft alleen nog maar te klikken om de claim in te dienen.
- Waarschuwingen en herinneringen: wees altijd op tijd voor de deadlines met waarschuwingen en herinneringen.
- Updates waarvoor actie nodig is: ontvang direct een melding zodra een vervoerder extra informatie vraagt.
- Livestatus claims: zie in één oogopslag welke terugbetalingen in behandeling zijn, zijn goedgekeurd of als er iets misgaat.
- Tot 8 keer snellere verwerking: minder administratie, meer terugbetalingen.
Geen chaos meer in je inbox. Geen gemiste terugbetalingen meer. Gewoon één platform dat je team helpt problemen snel op te lossen, voordat ze een negatieve impact hebben op de klantervaring of de bedrijfsresultaten.
“Vroeger verdwenen problemen in talloze e-mails. Nu signaleren we ze nog voordat de klant ze opmerkt.”
Is DPD onderdeel van je vervoerdersportfolio? Dan is dit hét moment om je claimafhandeling te verbeteren. Ontdek Support Automation en zeg voor altijd vaarwel tegen handmatige rompslomp. Boek nu je gratis demo.
* Let op: in deze blog bespreken we de algemene DPD-claimregels in 2025. Controleer altijd de actuele voorwaarden en lokale transportwetgeving.
Veelgestelde vragen over een claim indienen bij DPD
Hoe lang heb ik de tijd om een claim in te dienen bij DPD?
Voor verloren pakketten moet je meestal binnen 7 kalenderdagen na de verwachte leverdatum een claim indienen. Voor beschadigde pakketten geldt een termijn van zeven werkdagen na levering. Handel altijd snel, zodat je geen risico loopt deze strikte deadlines te missen.
Kan de ontvanger een claim bij DPD indienen in plaats van de afzender?
Nee. Alleen de afzender of de houder van het verzendcontract, meestal de verkoper, kan een claim indienen bij DPD. Ontvangers kunnen dit niet rechtstreeks doen.
Hoe lang duurt het voordat DPD een claim verwerkt?
De meeste claims worden binnen 30 kalenderdagen afgehandeld nadat alle documentatie is aangeleverd. Heeft de zaak extra onderzoek of follow-up nodig, dan kan het langer duren.
Vergoedt DPD vertraagde leveringen?
Alleen wanneer je een contract hebt voor een tijdgebonden levering, zoals DPD Express 10:00 of 12:00. Voor standaardzendingen worden vertragingen meestal niet vergoed. Controleer je zakelijke contract om te zien of je in aanmerking komt.
Welke documenten zijn nodig voor een DPD-claim?
Standaard heb je dit nodig:
- Pakketnummer en verzenddatum
- Bewijs van waarde, zoals een factuur of orderbevestiging
- Foto’s, bij schadeclaims
- Je bankgegevens
- Een schaderapport, indien van toepassing
Voor claims met een hoge waarde kan DPD daarnaast vragen om een reparatieofferte of een bewijs dat het artikel onherstelbaar beschadigd is.
Hoe kan ik de status van een DPD-claim volgen?
Na het indienen van je claim ontvang je altijd een bevestigingsmail. Via sommige DPD-portals kun je de status direct volgen. Gebruik je Sendcloud, dan zie je de status van claims en de voortgang van terugbetalingen in je Support Automation-dashboard.
Is er een manier om DPD-claims te automatiseren?
Ja. Met Support Automation van Sendcloud kun je claims automatisch laten detecteren, indienen en opvolgen. Het platform vult verzendgegevens automatisch in, houdt deadlines in de gaten en geeft je team realtime inzicht in de resultaten.
