Ti è mai successo di combattere con pacchi smarriti, danneggiamenti inaspettati o costi aggiuntivi imprevisti? Ogni volta che un problema di spedizione si presenta, può facilmente rovinarti la giornata e ridurre i tuoi margini di guadagno.
Ma c’è una buona notizia: con gli strumenti giusti si risolve tutto. In questo articolo leggerai in dettaglio i problemi più comuni delle spedizioni, a cosa sono dovuti e quali soluzioni pratiche ed efficaci puoi adottare subito per risolverli.
A cosa sono dovuti i problemi di spedizione?
L’aumento delle richieste e le interruzioni esterne contribuiscono a generare ostacoli nelle spedizioni, come il rischio crescente di smarrimento dei pacchi durante i periodi di picco. Nessuno può prevedere che cosa succederà, ma di sicuro pensare in anticipo a come gestire gli imprevisti è una mossa intelligente. Conoscere bene come funziona il processo di spedizione e quali sono i problemi più comuni può aiutarti a gestirli rapidamente, o a evitarli del tutto.
Come si svolge il processo di spedizione
La spedizione non è un’operazione che si conclude semplicemente stampando un’etichetta. Per prima cosa, il pacco lascia il tuo magazzino o punto di raccolta. Dopodiché, raggiunge un deposito locale. Infine, si sposta in un centro di smistamento o hub regionale prima di raggiungere il domicilio del tuo cliente. Ogni fase, però, aumenta le possibilità di errore. Gli esempi più comuni sono: la lettura errata dell’etichetta, le dimensioni scelte per il pacco sbagliate o lo smarrimento del pacco. A questo proposito, i nostri dati mostrano che fino al 5,8% dei pacchi subisce potenziali problemi o ritardi.
E i clienti? Si aspettano sempre che la consegna avvenga senza problemi. Secondo un sondaggio condotto da SMB Shipping Pulse Check, è emerso che il 51% degli acquirenti lascerebbe una recensione negativa dopo una cattiva esperienza di spedizione o consegna. Questo significa che ciascun errore è una minaccia alla tua reputazione.
Vediamo in dettaglio le sfide più comuni e come affrontarle in modo efficace.
1. Spese non previste che riducono il tuo margine di guadagno
Hai preventivato 4€ per la spedizione, per poi scoprire che ti verrà applicato un sovrapprezzo di 7€ per l’imballaggio “non flessibile”. E adesso?
Perché succede: la distanza percorsa da un pacco prima di giungere a destinazione è solo una parte del costo di spedizione. I corrieri calcolano il prezzo in base a diversi parametri: dimensioni del pacco, peso (effettivo e volumetrico), velocità di spedizione ed eventuale manipolazione richiesta. Se l’imballaggio non rispetta pienamente i requisiti o l’etichetta è sbavata, potrebbero essere applicati dei supplementi.
Cosa fare:
- Evita i supplementi verificando anticipatamente se il tuo pacco rispetta i requisiti di dimensione, peso e forma previsti dal corriere.
- Aggiungi un margine ai tuoi prezzi di spedizione o aumenta la soglia per ottenere la spedizione gratuita in situazioni particolari come i supplementi stagionali o la consegna in aree remote.
💡Consiglio: usa l’automazione per selezionare il corriere migliore, in base al prezzo e alle condizioni applicate, come peso e valore.
2. Sovraccarico dei corrieri durante i periodi di picco
Il periodo festivo si avvicina, gli ordini continuano ad arrivare, ma il centro di smistamento del tuo corriere di fiducia ha già moltissime consegne in coda.
Perché succede: i periodi di picco come il Black Friday o le vacanze di Natale mettono a dura prova le reti di corrieri. Lavorano spesso al massimo della loro capacità (se non oltre), ma è sufficiente un singolo imprevisto, dovuto al tempo o alla mancanza di personale, per causare rallentamenti. Se dipendi da un unico corriere, l’intero processo è bloccato.
Cosa fare:
- Definisci la data limite entro cui potrai evadere gli ordini e comunicala ai tuoi clienti per gestire al meglio i periodi di picco.
- Abilita la spedizione multi-corriere per avere pronto un piano B ed evitare ritardi quando il tuo corriere di fiducia subisce interruzioni.
💡Consiglio: secondo le nostre ricerche, circa il 32% degli acquirenti sceglie sempre la spedizione più veloce. Affidarsi a più corrieri significa offrire diverse soluzioni e garantire un servizio più rapido ai tuoi clienti. È come avere una flotta di vettori sempre a disposizione ma risparmiare su costi e problemi.
3. Rallentamenti causati dai mancati ritiri dei corrieri
Il tuo team è riuscito a preparare centinaia di ordini, ma la finestra per il ritiro degli ordini sta scadendo. Ti ritrovi con una montagna di pacchi fermi nella tua sede, e nessun corriere si è ancora presentato.
Perché succede: volumi che non rispettano i requisiti, errori nelle prenotazioni dei ritiri o intoppi nelle attività logistiche sono tutti motivi che possono portare un corriere a non presentarsi.
Cosa fare:
- Verifica se i tuoi volumi di spedizione rispettano i requisiti per il ritiro dei pacchi.
- Assicurati di programmare i ritiri in anticipo tenendo conto dei tempi di elaborazione.
💡Consiglio: preparati a optare per un piano B o affidati a un altro corriere se quello di fiducia sta riscontrando difficoltà.
4. Pacchi fermi in dogana
Sei pronto a espandere la tua attività all’estero, ma il tuo primo ordine rimane bloccato in dogana per 10 giorni e non sai come procedere.
Perché succede: per spedire all’estero non basta applicare un’etichetta a un pacco. Le autorità doganali hanno bisogno di informazioni dettagliate: descrizione del contenuto, valore, codici HS e paese di origine. La documentazione imprecisa o incompleta rallenta la procedura di sdoganamento o aumenta il rischio che il pacco venga restituito al mittente.
Cosa fare:
- Aggiungi una scheda riassuntiva dove specifichi per ciascun prodotto il nome, il valore e il paese di origine, utilizzando un formato autorizzato dal corriere.
- Aiutati con questo strumento per generare documenti doganali. Per compilarlo correttamente, ti servirà anche lo strumento di ricerca del codice doganale.
💡Consiglio: se sei pronto a espandere le tue operazioni, scegli un software per le spedizioni internazionali con cui generare automaticamente documenti doganali conformi.
5. Ritardi nella spedizione che generano confusione
Molti ordini hanno subito ulteriori ritardi. I clienti cominciano a inondare la tua casella email chiedendo “Dov’è il mio ordine?”, e il tuo team concentra tutte le sue energie per ottenere aggiornamenti dai corrieri.
Perché succede: i ritardi dei corrieri possono dipendere dal traffico, dalle condizioni atmosferiche, dalla mancanza di personale o da aumenti di volume inaspettati. Ma nonostante le cause non dipendono direttamente da te, gli effetti (la frustrazione dei clienti) diventano un tuo problema.
Cosa fare:
- Nell’email relativa all’ordine, includi i tempi previsti per la consegna e il link per tracciare il pacco.
- Prepara modelli di email per rispondere tempestivamente in caso di ritardi e gestire la situazione con l’atteggiamento giusto.
💡Consiglio: mostrarsi subito disposti ad aiutare è un comportamento che infonde fiducia, anche in caso di disguidi. Con Support Automation di Sendcloud, puoi individuare i problemi nelle spedizioni prima che lo facciano i tuoi clienti e contattare automaticamente i corrieri. Tutte le comunicazioni con i corrieri vengono gestite automaticamente, così non solo risparmierai tempo, ma otterrai una risposta iniziale 3 volte più veloce.
6. Troppi pacchi restituiti al mittente
Spedisci tutto in tempo, eppure molti ordini ti tornano indietro. I motivi? Indirizzi sbagliati, consegne non recapitate o impossibilità a mettersi in contatto con il cliente.
Perché succede: anche piccoli errori, come il numero dell’appartamento mancante o la scelta di un formato non conforme (es. negli indirizzi internazionali) possono rendere un’etichetta non valida. E se i tuoi clienti non sanno quando sta per arrivare un pacco, potrebbero non essere presenti al momento della consegna.
Cosa fare:
- Usa plugin o applicazioni di terze parti che ti aiutano i tuoi clienti a inserire correttamente l’indirizzo in fase di checkout.
- Verifica e annota il formato specifico dell’indirizzo richiesto da ciascun paese e da ciascun corriere.
- Invia notifiche automatiche di tracciamento per informare i clienti prima dei tentativi di consegna.
💡Consiglio: alcuni corrieri consentono di modificare l’indirizzo nelle prime fasi di elaborazione della spedizione, mentre altri limitano le modifiche quando il pacco è in transito per ragioni di sicurezza: verifica attentamente questi dettagli. La maggiore o minore flessibilità di un corriere dipende dal livello di servizio concordato e dalle sue politiche. Alcuni corrieri potrebbero addebitare costi aggiuntivi.
7. Risarcimenti troppo bassi in caso di incidenti durante la spedizione
Un ordine da 150€ viene smarrito durante il transito. Per legge, hai l’obbligo di spedire un nuovo ordine o di rimborsare il prezzo dell’acquisto, ma il corriere non coprirà integralmente questa spesa, e prima di ottenere risposte chiare sull’accaduto possono volerci almeno 20 giorni.
Perché succede: generalmente, l’assicurazione standard del vettore ha limiti di copertura e non include la sostituzione del prodotto. Come se non bastasse, un reclamo standard può comportare lunghe attese e rimborsi parziali.
Cosa fare:
- Scegli una assicurazione per spedizioni più completa, che copra l’intero costo del prodotto, la spedizione in caso di reso e la nuova spedizione.
- Includi automaticamente l’assicurazione a ciascun ordine superiore a un valore prestabilito.
- Scegli soluzioni che consentono di elaborare i reclami più rapidamente per garantire un impatto minore sulla tua operatività.
💡Consiglio: se vendi articoli di alto valore o fragili, includi l’assicurazione nel tuo piano tariffario fin dall’inizio per tutelare in un colpo solo i tuoi guadagni e la tua reputazione. Non aspettare che il picco di stagione sia alle porte per cominciare a pensare a soluzioni concrete!
8. Corrieri non adatti alle tue esigenze
Sai bene che il successo della tua attività dipende molto dai tuoi rapporti con i corrieri. Senza di loro, avresti non poche difficoltà. Eppure, continuano a verificarsi gli stessi problemi di spedizione.
Perché succede: ogni corriere ha punti di forza e debolezza. Alcuni trattano maggiormente la merce fragile, altri gestiscono principalmente grandi volumi. Se la soluzione di spedizione che hai scelto non è adatta al tipo, al peso o alle destinazioni dei tuoi prodotti, prima o poi si verificheranno problemi.
Cosa fare:
- Analizza i dati delle tue spedizioni: dove spedisci di solito? Che tipo di merce spedisci?
- Confronta i corrieri in base alle loro metriche sulle prestazioni come velocità, richieste di risarcimento e costi.
- Usa una soluzione multi-corriere con cui proporre l’opzione migliore per ciascun ordine.
💡Consiglio: ogni tre mesi, analizza di nuovo i servizi offerti dai tuoi corrieri di fiducia, soprattutto in vista dei periodi di picco. Quando puoi contare sui corrieri giusti, offrire un servizio eccellente ai tuoi clienti non solo è più semplice, ma ti apre anche a nuove possibilità di crescita.
Come si trova chi ci ha già scelto: meno stress e spedizioni più efficienti
Le spedizioni sono complicate, ma gestirle in modo efficiente è possibile. Se individui i tuoi punti deboli, automatizzi alcuni processi e scegli i corrieri giusti, riduci lo stress e invogli i clienti a ritornare da te. Ecco come Sendcloud ha aiutato queste attività a risolvere i loro problemi di spedizione:
- St Martin’s Coffee Roasters usa la funzione di convalida automatica degli indirizzi e le regole di spedizione personalizzabili di Sendcloud per minimizzare le attività di back-office e ridurre del 90% gli errori nelle spedizioni.
- XXL Nutrition ha ridotto del 50% gli errori nella creazione delle etichette e ha riscontrato un calo significativo nei problemi di consegna e nelle richieste “Dov’è il mio ordine?” dei clienti.
- Café Belleville ha rilevato un numero inferiore di errori nelle spedizioni e una riduzione significativa del lavoro manuale (70% in meno di tempo speso nella creazione di etichette) applicando le regole di spedizione per automatizzare il processo di spedizione.
A volte si verificano problemi che non avresti potuto evitare, ecco perché hai bisogno di una soluzione completa che ti faccia avere la situazione sotto controllo e dormire sonni tranquilli. Scopri come Support Automation ti aiuta a esaminare meglio i problemi di spedizione e a risolverli più rapidamente.
