Verzendautomatisering in Shopify: zo automatiseer je je fulfilment

Verzending automatiseren in Shopify wordt steeds belangrijker naarmate je webshop groeit.

Een paar bestellingen per dag zijn meestal makkelijk te verwerken. Maar groei legt al snel knelpunten bloot. Het aanmaken van verzendlabels kost meer tijd, vragen over leveringen stapelen zich op en het beheren van meerdere vervoerders wordt onnodig complex.

Gelukkig kun je veel van deze taken automatiseren. In deze gids lees je hoe Shopify-verkopers hun fulfilment stroomlijnen en hun verzendprocessen efficiënt opschalen.

We delen ook inzichten van Sendcloud-productexperts Loes Keijsers en Dirk Bothof. Zij hebben duizenden Shopify-verkopers geholpen bij het automatiseren en opschalen van hun verzending.

Waarom handmatige Shopify-fulfilment niet schaalbaar blijft

De meeste Shopify-verkopers starten met handmatige fulfilment. Dat is logisch: bij een laag ordervolume zijn labels aanmaken, vervoerders kiezen en bezorgvragen beantwoorden meestal prima te beheren.

De uitdaging ontstaat wanneer je diezelfde taken honderden keren per week moet uitvoeren.

De grootste uitdagingen op het gebied van fulfilment zijn meestal onder te verdelen in 5 categorieën:

Deze uitdagingen zijn niet uitzonderlijk; ze horen bij groei. Het goede nieuws is dat je veel ervan kunt automatiseren.

Wat betekent verzending automatiseren in Shopify?

Bij verzendautomatisering denken veel mensen vooral aan het automatisch aanmaken van verzendlabels. Maar dat is slechts één onderdeel van het proces.

In de praktijk omvat verzendautomatisering veel meer. Shopify biedt verschillende mogelijkheden om je fulfilment te verbeteren. Afhankelijk van je instellingen kun je bijvoorbeeld het volgende automatiseren:

• Bestellingen doorsturen

• Adressen valideren

• Verzendmethoden selecteren

• Retourlabels aanmaken

• Workflow-triggers instellen via Shopify Flow

Voor veel verkopers vormen deze mogelijkheden een goede basis voor de dagelijkse orderverwerking. Maar wanneer je groeit, is het automatiseren van losse taken niet genoeg. Dan moet je de verzending ook coördineren tussen vervoerders, magazijnen, markten en verschillende klantcontactmomenten.

Zie verzendautomatisering daarom niet als één functie, maar als een reeks verbonden workflows.

Denk bijvoorbeeld aan:

• De juiste vervoerder automatisch selecteren op basis van bestemming, gewicht of producttype

• Verzendlabels in bulk genereren

• Bestellingen naar het juiste magazijn sturen

• Proactieve bezorgupdates versturen

• Bezorgproblemen en vervoerdersclaims afhandelen

• Retouren en communicatie na aankoop automatiseren

Het doel is eenvoudig: je fulfilment soepel laten draaien bij hogere volumes, zonder dat groei automatisch meer handmatig werk oplevert.

5 manieren om Shopify-verzending te automatiseren

Je hoeft niet alles tegelijk te automatiseren om resultaat te zien. Vaak zit de grootste winst in repetitieve handelingen die bij iedere bestelling terugkomen.

Van vervoerdersselectie tot klantcommunicatie: kleine automatiseringen kunnen elke week uren besparen en je fulfilment consistenter en schaalbaarder maken.

Dit zijn vijf gebieden waar Shopify-gebruikers vaak de grootste impact zien:

Automatiseer vervoerderskeuze met verzendregels

Een van de snelste manieren om tijd te besparen, is voorkomen dat je steeds opnieuw dezelfde verzendbeslissingen moet nemen.

Met verzendregels kun je de vervoerderskeuze automatiseren op basis van criteria zoals:

• Bestemming

• Orderwaarde

• Pakketgewicht

• Producttype

• Gewenste bezorgsnelheid

In plaats van voor iedere zending handmatig een vervoerder te kiezen, wordt automatisch de juiste verzendmethode toegepast.

Een Shopify-bestelling met het label Express kan bijvoorbeeld automatisch worden toegewezen aan een premium bezorgdienst. Internationale bestellingen kunnen specifieke douane-instellingen of verzendvoorkeuren activeren.

Je kunt verzendregels ook gebruiken om pakketafmetingen, verpakkingstypen of bezorgopties automatisch toe te wijzen op basis van de voorkeur van de klant.

Zo verminder je handmatige keuzes, verhoog je de consistentie en voorkom je kostbare verzendfouten.

“De meeste verkopers gebruiken maar een fractie van wat er mogelijk is met verzendregels. Kleine automatiseringen bij elke bestelling leveren op termijn grote productiviteitswinsten op.” — Dirk Bothof, Product Lead bij Sendcloud

Maak verzendlabels automatisch en in bulk aan

Eén voor één verzendlabels aanmaken lijkt misschien geen probleem bij een laag ordervolume. Maar zodra je honderden bestellingen verwerkt, kost het al snel veel tijd.

Met bulkverwerking maak je labels voor meerdere zendingen in een paar klikken aan. Dat vermindert administratief werk en versnelt je fulfilment.

In plaats van elk label afzonderlijk te controleren en te genereren, kun je labels voor meerdere orders tegelijk aanmaken. Daarna ga je direct verder met picken en packen.

Die tijdwinst is vooral waardevol tijdens piekperiodes, wanneer je meer bestellingen moet verwerken zonder dat de complexiteit evenredig toeneemt.

Automatiseer je magazijnprocessen

Magazijnautomatisering krijgt niet altijd de aandacht die het verdient, terwijl hier vaak veel efficiëntiewinst te behalen valt.

Bij hogere ordervolumes worden vooral picken en packen uitdagender. Bestellingen opzoeken, producten controleren en labels handmatig koppelen kosten tijd en vergroten de kans op fouten.

Met geautomatiseerde magazijnworkflows vereenvoudig je dit proces. Teams kunnen bijvoorbeeld werken met scan-gestuurd picken en packen om bestellingen sneller te vinden, producten vóór verzending te controleren en automatisch het juiste label af te drukken.

“Gebruikers met grotere volumes hebben vaak het meeste baat bij pick- en packworkflows. Zelfs een kleine vermindering van pickfouten kan al een grote operationele impact hebben.” — Dirk Bothof, Product Lead bij Sendcloud

Een typische workflow ziet er zo uit:

1. Scan de orderbon

2. Vind de bestelling direct

3. Print het verzendlabel

4. Bevestig dat de bestelling klaar is voor verzending

Op grote schaal maken zulke kleine verbeteringen een groot verschil. Webshops die geautomatiseerde magazijnworkflows gebruiken, kunnen bestellingen tot wel 58% sneller verwerken en tegelijkertijd pick- en packfouten verminderen.

Automatiseer tracking en proactieve communicatie

Voor klanten eindigt de bestelervaring niet bij checkout. Vaak begint die pas echt zodra het pakket onderweg is.

Bij een groeiend aantal zendingen worden bezorgupdates al snel een belangrijke oorzaak van supportvragen. Klanten willen weten waar hun bestelling is, wanneer deze aankomt en of er vertraging is.

Met trackingautomatisering houd je klanten proactief op de hoogte, zonder dat dit extra werk oplevert voor je klantenservice.

Automatische bezorgupdates kun je versturen via e-mail, sms of WhatsApp. Met branded trackingpagina’s bied je klanten bovendien één centrale plek om hun zending te volgen.

Dat verbetert de ervaring na aankoop en vermindert vragen als: “Waar is mijn bestelling?” Proactieve trackingcommunicatie kan het aantal WISMO-tickets met wel 50% terugdringen.

Automatiseer support en exception management

Zelfs in een efficiënte verzendoperatie gaan dingen soms mis. Pakketten lopen vertraging op, bezorgpogingen mislukken of zendingen raken zoek.

Zonder automatisering betekent dit vaak dat je team moet schakelen tussen vervoerdersportalen, trackinginformatie moet controleren, klanten handmatig moet informeren en claims afzonderlijk moet indienen.

Met supportautomatisering stroomlijn je dat proces. Je kunt bezorgafwijkingen automatisch detecteren, supportworkflows activeren en klanten informeren voordat ze zelf contact opnemen.

Heeft een zending vertraging? Dan kan een workflow bijvoorbeeld automatisch:

• De klant informeren

• Een interne case aanmaken

• Waar nodig een vervoerdersclaim starten

Door issue management te centraliseren en repetitieve supporttaken te automatiseren, los je verzendproblemen sneller op en verlaag je de druk op je klantenserviceteam. Geautomatiseerd claimbeheer kan teams in sommige gevallen helpen om problemen tot acht keer sneller op te lossen.

Andere verzendworkflows om te automatiseren

Bovenstaande workflows leveren vaak het meeste op, maar er zijn nog meer processen die je kunt automatiseren.

Naarmate je verzendoperatie complexer wordt, kun je automatisering ook gebruiken om:

• Adressen automatisch te controleren en te corrigeren voordat je zendingen aanmaakt

• Facturen, pakbonnen, picklijsten en douanedocumenten automatisch te genereren

• Bestellingen naar het juiste magazijn te routeren op basis van voorraad, bestemming of fulfilmentkosten

• Retouren te automatiseren met selfserviceportalen, retourlabels op aanvraag en terugbetalingsworkflows

• Retourredenen en vervoerdersprestaties te analyseren om operationele verbeterpunten te vinden

Je hoeft niet vanaf dag één iedere workflow te automatiseren. Begin met de taken die het meest repetitief zijn of de meeste tijd kosten. Breid daarna stap voor stap uit.

Shopify kan veel losse taken automatiseren. Groeiende webshops hebben echter ook behoefte aan één plek waar fulfilment, vervoerders, tracking en support samenkomen. Dan verschuif je van losse automatiseringen naar een gecoördineerde verzendoperatie.

Hoe Sendcloud Shopify-verzending uitbreidt

Shopify biedt een sterke basis voor verzendautomatisering. Maar naarmate je groeit, wordt het beheren en verbinden van die workflows net zo belangrijk als de automatisering zelf.

Daar biedt Sendcloud een oplossing voor.

In plaats van vervoerders, tracking, retouren en supportworkflows verspreid over meerdere tools te beheren, centraliseer je deze processen in één platform. Dat geeft je meer inzicht, minder handmatig werk en een verzendproces dat makkelijker meegroeit met je bedrijf.

Voor veel verkopers zijn de standaardtools van Shopify voldoende in de eerste groeifase. Maar wanneer fulfilment complexer wordt, helpen extra inzicht, flexibiliteit in vervoerders en geavanceerde workflows je team om efficiënt te blijven werken zonder dat de operationele kosten onnodig stijgen.

Daarom gebruiken veel Shopify-verkopers Sendcloud als operationele verzendlaag voor fulfilment, tracking, retouren en support.

Wanneer moet je Shopify-verzending automatiseren?

Veel Shopify-verkopers gebruiken al automatisering zonder het direct zo te noemen. Verzendprofielen, orderroutering, retourlabels en bezorgopties bij checkout zijn allemaal vormen van automatisering.

De echte vraag is dus niet óf je moet automatiseren, maar welke workflow je als eerste aanpakt.

Voor de meeste verkopers wordt de noodzaak duidelijk wanneer fulfilment hun groei tegenhoudt. Denk aan labels die steeds langer duren, supportteams die meer bezorgvragen krijgen of magazijnprocessen die tijdens drukte lastig te coördineren zijn.

Veelvoorkomende signalen zijn:

• Je verwerkt 50 tot 100 of meer bestellingen per dag

• Je beheert meerdere vervoerders via verschillende portalen

• Bezorgvragen leggen extra druk op je klantenservice

• Magazijnactiviteiten worden steeds moeilijker te coördineren

• Je breidt uit naar nieuwe markten en verstuurt internationaal

“Hoe meer je verzendt, hoe meer er mis kan gaan. Een foutpercentage van 1% betekent bij 100 pakketten per maand één probleem. Bij 2.000 pakketten per maand is dat bijna één probleem per dag.” — Dirk Bothof, Product Lead bij Sendcloud

Voor deze uitdagingen heb je geen enorme organisatie nodig. Ze horen nu eenmaal bij groei.

Hoe eerder verkopers hun repetitieve afhandelingstaken automatiseren, hoe makkelijker het wordt om op te schalen zonder dat de operationele kosten stijgen.

Zo begin je met verzendautomatisering

Je hoeft je fulfilmentproces niet van de ene op de andere dag volledig te vernieuwen.

Begin met de workflow die de meeste tijd kost of de meeste frictie veroorzaakt. Voor sommige verkopers is dat vervoerdersselectie. Voor anderen zijn het trackingcommunicatie, magazijnprocessen of retourbeheer.

Naarmate je webshop groeit, breid je automatisering geleidelijk uit naar andere onderdelen van je verzendproces. Kleine verbeteringen per bestelling kunnen al snel leiden tot aanzienlijke tijdwinst, minder fouten en een betere klantervaring.

“Veel Shopify-verkopers beginnen met het koppelen van meerdere vervoerders en het aanbieden van verschillende bezorgopties bij checkout. Naarmate ze groeien, breiden ze dit vaak uit met trackingautomatisering en verzendregels om fulfilment verder te stroomlijnen.” — Loes Keijsers, Product Manager bij Sendcloud

Het beste moment om te automatiseren is niet wanneer je verzendproces onbeheersbaar wordt, maar vóórdat dat gebeurt.

Klaar om verzending in Shopify te verbeteren? Ontdek hoe de Sendcloud-integratie met Shopify je helpt om verzendprocessen te automatiseren, handmatig werk te verminderen en met vertrouwen op te schalen.