Automazione delle spedizioni Shopify: come automatizzare il tuo flusso di lavoro su Shopify

Con la crescita del tuo business, cresce anche l’importanza dell’automazione delle spedizioni Shopify.

Quando si spediscono pochi ordini al giorno, infatti, la gestione delle spedizioni è abbastanza semplice, ma a mano a mano che si cresce, tendono a emergere i colli di bottiglia: ci si mette di più a creare le etichette, le domande relative alle consegne si accumulano e la gestione di più corrieri richiede più tempo del dovuto.

Per fortuna, molte di queste attività possono essere automatizzate. In questa guida vedremo in che modo i commercianti Shopify possono ottimizzare il loro processo di evasione degli ordini e scalare le operazioni di spedizione in modo più efficiente.

Nel corso della guida, condivideremo alcune informazioni utili degli esperti di prodotto Sendcloud Loes Keijsers e Dirk Bothof, che hanno aiutato migliaia di commercianti Shopify ad automatizzare e potenziare le loro operazioni di spedizione.

Perché l’evasione manuale degli ordini su Shopify smette di essere scalabile

La maggior parte dei commercianti su Shopify inizia con una gestione manuale degli ordini. E a ragion veduta. Quando i volumi degli ordini sono bassi, infatti, creare le etichette, scegliere i corrieri e gestire le domande relative alle consegne è ancora fattibile.

La sfida si presenta quando quelle stesse attività devono essere ripetute centinaia di volte alla settimana.

Le principali sfide per il fulfillment rientrano in genere in 5 aree:

Nessuna di queste sfide è atipica: fanno tutte parte del naturale processo di crescita. E molte di esse possono essere automatizzate!

Cosa significa davvero l’automazione delle spedizioni Shopify

Quando si parla di automazione su Shopify, spesso si pensa subito alla creazione automatica delle etichette, ma questa rappresenta solo una parte del processo.

In realtà, l’automazione delle spedizioni va ben oltre.

Shopify include già una serie di strumenti che ti consentono di migliorare la tua evasione degli ordini. A seconda della tua configurazione, puoi automatizzare attività quali:

• l’indirizzamento degli ordini,

• la convalida degli indirizzi,

• la selezione del metodo di spedizione,

• le etichette di reso,

• e i trigger dei flussi di lavoro tramite Shopify Flow.

Per molti commercianti, queste funzionalità costituiscono una solida base per la gestione delle operazioni quotidiane di evasione degli ordini.

Man mano che il tuo business cresce, però, automatizzare le singola attività non è più sufficiente, perché diventa necessario coordinare le spedizioni tra diversi corrieri, magazzini, mercati e punti di contatto con i clienti.

È per questo che è opportuno considerare l’automazione delle spedizioni più come un insieme di flussi di lavoro interconnessi che come una singola funzionalità.

Ecco alcuni esempi di automazione:

• Selezionare automaticamente il corriere più adatto in base alla destinazione, al peso o al tipo di prodotto

• Generare le etichette di spedizione in bulk

• Indirizzare gli ordini al magazzino giusto

• Inviare aggiornamenti proattivi sulle consegne

• Gestire i problemi di consegna e i reclami ai corrieri

• Automatizzare i resi e la comunicazione post acquisto

L’obiettivo è garantire che l’evasione degli ordini proceda senza intoppi anche con volumi di spedizione più elevati, senza aggiungere ulteriore lavoro manuale a ogni stadio del processo.

5 modi per automatizzare il flusso di lavoro del tuo fulfillment su Shopify

Non è necessario automatizzare tutto in una volta per vedere i primi risultati.

Nella maggior parte dei casi, i risultati migliori si ottengono eliminando le attività ripetitive che si devono svolgere per ogni ordine, dalla scelta del corriere all’invio di comunicazioni ai clienti. Anche i miglioramenti più piccoli ottenuti con l’automazione possono far risparmiare ore e ore ogni settimana, rendendo al contempo il fulfillment più coerente e scalabile.

Ecco cinque aree in cui i commercianti Shopify sono soliti ottenere l’impatto maggiore:

Regole di spedizione e automazione dei corrieri

Uno dei modi più semplici per risparmiare tempo è smettere di prendere decisioni su aspetti che ricorrono nelle spedizioni.

In questo senso, ad esempio, le regole di spedizione consentono ai commercianti di automatizzare la selezione dei corrieri in base a criteri quali la destinazione, il valore dell’ordine, il peso del pacco, il tipo di prodotto o la velocità di consegna. Anziché dover scegliere manualmente un corriere per ogni spedizione, viene applicato automaticamente il metodo di spedizione corretto.

Ad esempio, un ordine Shopify contrassegnato come “Express” potrebbe essere automaticamente assegnato a un servizio di consegna premium, mentre gli ordini internazionali potrebbero attivare specifiche impostazioni doganali o preferenze di spedizione.

Le regole di spedizione possono anche essere utilizzate per assegnare automaticamente le dimensioni dei pacchi, i tipi di imballaggio o le opzioni di consegna corrispondenti alle preferenze dei clienti.

Questi piccoli miglioramenti al flusso di lavoro contribuiscono a ridurre i processi decisionali manuali, a migliorare il livello di uniformità e, nel tempo, a prevenire costosi errori di spedizione.

“La maggior parte dei commercianti utilizza solo una millesima parte delle potenzialità offerte dalle regole di spedizione. Nel tempo, anche le automazioni più piccole applicate a ogni singolo ordine si traducono in significativi aumenti di produttività.” — Dirk Bothof, Product Lead di Sendcloud

Creazione automatica delle etichette ed elaborazione in bulk

Creare le etichette una per una potrebbe non sembrare un problema quando il volume degli ordini è contenuto, ma man mano che il fulfillment aumenta la creazione di centinaia di etichette può presto diventare troppo impegnativa.

La creazione di etichette in bulk consente di gestire più spedizioni con pochi clic, riducendo il lavoro amministrativo manuale e velocizzando l’evasione degli ordini. Invece di controllare e creare ogni etichetta singolarmente, i team possono generare etichette per più spedizioni contemporaneamente e passare direttamente al pick and pack.

Il risparmio di tempo diventa ancora più prezioso nei periodi di alta stagione, quando i team di fulfillment devono elaborare un numero maggiore di ordini ed è consigliabile ridurre le complessità operative.

Automazione del magazzino

L’automazione dei magazzini è un aspetto che viene spesso sottovalutato, ma rappresenta una delle maggiori opportunità per migliorare l’efficienza dell’evasione degli ordini quando il fulfillment diventa più complesso.

Quando i team iniziano a dover elaborare più ordini, infatti, il pick and pack può diventare un problema. Tra cercare gli ordini, verificare i prodotti e abbinare manualmente le etichette, i tempi del processo si allungano.

L’automazione contribuisce a semplificare questi flussi di lavoro. Ad esempio, i team di magazzino possono utilizzare processi di pick and pack basati su scanner per individuare più rapidamente gli ordini, convalidare gli articoli prima della spedizione e stampare automaticamente l’etichetta di spedizione corretta.

“Gli utenti che elaborano volumi di ordini più elevati spesso ottengono i maggiori benefici dall’utilizzo di liste di prelievo e flussi di lavoro di packing. Ridurre anche solo un numero esiguo di errori di prelievo può avere un impatto operativo significativo.” — Dirk Bothof, Product Lead di Sendcloud

Ecco come potrebbe essere un flusso di lavoro tipico:

1. Scansionare la bolla di accompagnamento,

2. individuare l’ordine all’istante,

3. stampare l’etichetta di spedizione

4. e confermare che l’ordine è pronto per essere spedito.

Su scala, queste piccole migliorie possono fare una grande differenza. I commercianti che utilizzano flussi di lavoro automatizzati nei magazzini possono evadere gli ordini con una velocità fino al 58% superiore, riducendo al contempo il rischio di errori di pick and pack.

Automazione del tracking e comunicazione proattiva

Per i clienti, il percorso dell’ordine non finisce al checkout. In molti casi, il momento in cui il pacco viene spedito è solo l’inizio.

Con l’aumentare dei volumi di spedizione, infatti, gli aggiornamenti sulle consegne possono diventare una delle principali fonti di richieste di assistenza: i clienti vogliono sapere dove si trova il loro ordine, quando arriverà e se ci sono ritardi.

Il tracking automatizzato aiuta a tenere informati i clienti senza aggiungere lavoro extra ai team di assistenza. È possibile inviare aggiornamenti automatici sulla consegna tramite e-mail, SMS o WhatsApp e, in parallelo, le pagine di tracking brandizzato offrono ai clienti un punto di riferimento unico da cui seguire la propria spedizione.

Il risultato è un’esperienza post vendita migliore e meno richieste WISMO (“Dov’è il mio ordine?”). Anzi, a dirla tutta, una comunicazione proattiva in relazione al tracking può ridurre i ticket WISMO fino al 50%!

Assistenza automatizzata e gestione degli errori

Anche la gestione più efficiente delle spedizioni incapperà di tanto in tanto in qualche errore di consegna. I pacchi subiscono ritardi, i tentativi di consegna non riescono e, occasionalmente, le spedizioni possono andare perse.

Senza l’automazione, risolvere questi problemi spesso significa dover passare da un portale dei corrieri all’altro, controllare le informazioni di tracking, aggiornare i clienti e gestire manualmente i reclami.

Support automation aiuta a semplificare questo processo. Ti consente di individuare automaticamente le anomalie nelle consegne, attivare i flussi di lavoro dell’assistenza e avvisare i clienti prima ancora che debbano contattare il tuo team.

Ad esempio, se una spedizione subisce un ritardo, si potrebbe avere un flusso di lavoro dell’assistenza che avvisa automaticamente il cliente, crea un caso interno e avvia, se necessario, la procedura di reclamo nei confronti del corriere.

Centralizzando la gestione dei problemi e automatizzando le attività di assistenza ripetitive, i commercianti possono risolvere più rapidamente i problemi relativi alle spedizioni riducendo al contempo il carico di lavoro dei team di customer service. In alcuni casi, la gestione automatizzata dei reclami può aiutare i team a risolvere i problemi fino a 8 volte più velocemente.

Altri flussi di lavoro delle spedizioni che vale la pena automatizzare

I flussi di lavoro sopra descritti sono spesso quelli in cui l’impatto è maggiore, ma non sono affatto gli unici ambiti in cui l’automazione può far risparmiare tempo.

Man mano che le operazioni di spedizione diventano più complesse, i commercianti Shopify utilizzano l’a

utomazione anche per:

• Convalidare e correggere automaticamente gli indirizzi prima della creazione delle spedizioni, contribuendo a ridurre gli errori di consegna evitabili.

• Generare automaticamente i documenti di spedizione, come fatture, bolle di accompagnamento, liste di prelievo e moduli doganali.

• Indirizzare gli ordini al magazzino giusto in base alla disponibilità dell’inventario, alla destinazione o ai costi di evasione.

• Automatizzare i resi tramite portali self-service, etichette di reso su richiesta e flussi di lavoro per i rimborsi.

• Tenere traccia dei motivi dei resi e delle prestazioni di spedizione per individuare opportunità di miglioramento operativo.

Come già accennato in precedenza, non è necessario automatizzare tutti i flussi di lavoro dal primo giorno. I vantaggi maggiori si ottengono solitamente identificando le attività ripetitive ed eliminandole un passo alla volta.

Sebbene Shopify sia in grado di automatizzare molte delle singole attività necessarie per le spedizioni, i commercianti in crescita hanno spesso bisogno di un modo per integrare in un unico posto i flussi di lavoro relativi al fulfillment, ai corrieri, al tracking e all’assistenza. È qui che le operazioni di spedizione iniziano a passare dalle singole automazioni a una più generale orchestrazione.

In che modo Sendcloud amplia l’automazione delle spedizioni Shopify

Shopify fornisce già una solida base per l’automazione delle spedizioni, ma arriva un punto in cui gestire questi flussi di lavoro in modo efficiente diventa importante tanto quanto automatizzarli.

Ed è qui che entra in gioco Sendcloud.

Anziché dover gestire corrieri, tracking, resi e flussi di lavoro di assistenza su più strumenti, i commercianti possono centralizzare questi processi in un’unica piattaforma.

Il risultato è una maggiore visibilità, meno lavoro manuale e un’attività di spedizione più facilmente scalabile.

Per molti commercianti, nelle prime fasi di crescita gli strumenti nativi di Shopify sono già sufficienti. Con il crescere delle complessità, però, disporre di maggiore visibilità, flessibilità nei corrieri e flussi di lavoro automatizzati può aiutare i team a mantenere l’efficienza senza aumentare i costi operativi

È per questo che molti commercianti Shopify utilizzano Sendcloud come piattaforma operativa per le spedizioni che integra in un unico posto il fulfillment, il tracking, i resi e l’assistenza.

Qual è il momento giusto per automatizzare l’evasione degli ordini Shopify?

Molti commercianti Shopify utilizzano già una qualche forma di automazione senza neanche rendersene conto: i profili di spedizione, l’indirizzamento degli ordini, le etichette di reso e le opzioni di consegna al checkout sono tutti esempi di automazione in azione.

La vera domanda non è se automatizzare o meno, ma qual è il prossimo processo da iniziare ad automatizzare.

Per la maggior parte dei commercianti, la necessità di automatizzare diventa evidente quando l’evasione degli ordini inizia a sottrarre tempo alla crescita. L’elaborazione delle etichette richiede più tempo, i team di assistenza dedicano più tempo a rispondere alle domande sulle consegne o i flussi di lavoro del magazzino diventano più difficili da gestire durante i periodi di maggiore attività.

Ecco alcuni dei segnali più comuni che indicano che è arrivato il momento di automatizzare:

• Elabori almeno 50-100 ordini al giorno

• Gestisci vari corrieri su vari portali

• Le domande sulle consegne aggiungono lavoro al tuo team di assistenza

• Le operazioni di magazzino diventano più difficili da coordinare

• Ti stai ampliando in nuovi mercati ed effettui spedizioni internazionali

“Più spedizioni effettui, più possibilità ci sono che qualcosa vada storto. Un tasso di errore dell’1% su 100 pacchi mensili corrisponde a un solo problema al mese, ma quando arrivi a 2.000 pacchi al mese è quasi un problema al giorno.” — Dirk Bothof, Product Lead di Sendcloud

Nessuna di queste sfide riguarda esclusivamente le grandi aziende: fanno tutte parte del naturale processo di crescita, per qualunque business.

Quanto prima i commercianti automatizzano le attività ripetitive dell’evasione degli ordini, tanto più facile diventa scalare senza aumentare i costi operativi.

Come muovere i primi passi con l’automazione delle spedizioni

Per iniziare ad automatizzare le tue spedizioni non devi riorganizzare da zero i tuoi processi dall’oggi al domani.

Inizia dal flusso di lavoro che richiede più tempo o che crea maggiori attriti. Per alcuni commercianti, sarà la selezione dei corrieri, per altri, le comunicazioni di tracking, i processi di magazzino o la gestione dei resi.

Man mano che il tuo business cresce, puoi estendere gradualmente l’automazione ad altre fasi del processo di spedizione. Anche dei piccoli miglioramenti su ogni ordine possono tradursi rapidamente in un notevole risparmio di tempo, una riduzione degli errori e una migliore customer experience.

“Quando muovono i primi passi con Shopify, molti commercianti iniziano collegando vari corrieri e offrendo varie opzioni di consegna al momento del checkout. Man mano che crescono, in genere passano all’automazione del tracking e alle regole di spedizione per semplificare ulteriormente l’evasione degli ordini.” — Loes Keijsers, Product Manager di Sendcloud

Il momento migliore per automatizzare non è quando le operazioni di spedizione diventano ingestibili, ma prima che lo diventino.

Vuoi semplificare il tuo flusso di lavoro di spedizione su Shopify? Scopri in che modo l’integrazione di Sendcloud con Shopify ti aiuta ad automatizzare le spedizioni, a ridurre il lavoro manuale e a scalare con fiducia.