Errori di spedizione: cause, conseguenze e come evitarli

Basta un semplice errore per innescare una lunga sfilza di conseguenze.

Immagina la scena: un tuo cliente ha ordinato una custodia per il telefono e al suo posto riceve un caricabatterie. Un errore di poco conto in fase di confezionamento si trasforma improvvisamente in una richiesta di rimborso, un ticket all’assistenza e un acquirente deluso. Adesso moltiplica questa ipotesi per centinaia di spedizioni al giorno ed è facile comprendere quanto gli errori di spedizione possano minare silenziosamente i profitti del tuo ecommerce.

A mano a mano che il tuo business cresce, poi, questi errori apparentemente piccoli si accumulano e si ingigantiscono, ti assorbono tempo, fanno lievitare i costi e incidono sulla fiducia dei clienti. Ben il 73% dei clienti ecommerce dichiara di aver ricevuto consegne errate o in ritardo e il 23% di essi ha poi smesso di acquistare da quel rivenditore.

In questa guida ti spieghiamo in dettaglio cosa sono davvero gli errori di spedizione, perché avvengono e come evitarli e gestirli senza sovraccaricare il tuo team di assistenza.

Cos’è un errore di spedizione?

Un errore di spedizione avviene quando un pacco viene spedito in modo errato. L’errore può essere di vario genere:

• Si impacchetta l’articolo sbagliato
• Si spedisce l’articolo giusto ma al cliente sbagliato
• Si aggiunge per errore un prodotto extra
• Si spedisce due volte lo stesso ordine

Si tratta di uno scenario diverso da quando si smarrisce un pacco o una spedizione arriva in ritardo, perché in questo caso il corriere non ha alcuna colpa, ma quello che consegna nelle mani del cliente non corrisponde a quanto ordinato. E in ambito ecommerce, questo porta spesso a rimborsi, recensioni negative o clienti persi.

Cosa causa gli errori di spedizione nel mondo ecommerce?

La maggior parte degli errori di spedizione non è casuale, ma segue bensì gli stessi pattern. Inoltre, spesso sono errori evitabili:

Errore umano in fase di pick and pack

Nella frenesia dei magazzini, è facile che accada di prendere lo SKU sbagliato, di scansionare il codice a barre errato o di impacchettare un articolo senza controllarlo due volte. E quando ci sono picchi di ordini, le cose peggiorano ancora di più.

Sistemi datati o scollegati

Se il tuo webshop, il tuo magazzino e i tuoi strumenti per le spedizioni non sono ben sincronizzati, anche le incongruenze più piccole dei dati possono portare a grandi problemi. Ad esempio, potrebbe succedere di stampare un’etichetta con informazioni sbagliate sul cliente perché non si è aggiornata la regola di spedizione.

Mancanza di controllo qualità

Nessuna scansione finale? Nessuno che controlla cosa va in ogni pacco? È la ricetta del disastro. Se non tieni traccia di chi confeziona ogni singolo ordine, non potrai identificare i pattern ricorrenti o individuare i responsabili.

Scarso coordinamento dei team

Se i team del magazzino, dell’assistenza clienti e delle operazioni non sono allineati, le cose sfuggono facilmente di mano. Se si adottano procedure operative standard (SOP) diverse, se le responsabilità non sono chiare o se lo staff non è ben addestrato, il rischio di errori di spedizione è alto e nessuno se ne accorge fino a quando il cliente non si lamenta.

Il costo di un errore di spedizione

Tipo di impatto	Esempio	Perché è importante
Costi operativi	Spese di spedizione raddoppiate, gestione dei resi, nuovi confezionamenti	Con il tempo, sgretolano i tuoi margini di profitto
Customer experience	Il cliente riceve l’articolo sbagliato	Mina la fiducia, porta a recensioni negative e abbandoni
Carico di lavoro del team di assistenza	Nuovi ticket da gestire, tempi di risoluzione lunghi	Rallenta il tuo team e aumenta lo stress dell’assistenza clienti
Mancanza di dati sul processo	Nessun tracciamento delle cause e nessun miglioramento	Errori ripetuti senza miglioramenti nel corso del tempo

5 modi pratici per evitare gli errori di spedizione

Gli errori di spedizione non sono sempre evitabili, ma i flussi di lavoro e gli strumenti giusti possono ridurne la frequenza. Di seguito ti spieghiamo come poter rendere più precise le tue operazioni:

1. Utilizza un processo di pick and pack basato sulle scansioni

Strumenti come Pick & Pack di Sendcloud aiutano a verificare ogni singolo articolo prima che venga inserito nella scatola. Lo strumento consente di scansionare il prodotto e associarlo all’ordine. In questo modo, gli SKU errati vengono segnalati immediatamente. Bonus: funziona anche quando il tuo magazzino è sotto pressione.

2. Aggiungi una scansione finale prima della consegna al corriere

Prima di stampare l’etichetta di spedizione o di consegnare il pacco al corriere, effettua un ultimo controllo:

• L’articolo corrisponde all’ordine?
• L’indirizzo di destinazione è corretto?

Questa semplice operazione ti consente di individuare gli errori prima dell’uscita dal magazzino.

3. Automatizza la generazione di etichette e la selezione del corriere

Stampa manuale delle etichette = errori manuali.

Configura delle regole di spedizione che selezionino automaticamente il corriere giusto, il livello di servizio e l’etichetta in base alla destinazione finale, al peso o allo SKU. In questo modo eviti di confonderti con le etichette.

4. Tieni traccia degli errori in un registro centralizzato

Quando si verifica un errore di spedizione, segnatelo in un registro. Prendi nota di cosa è andato storto, chi l’ha gestito e com’è stato risolto.

Nel corso del tempo, questo registro ti consentirà di identificare pattern ricorrenti (es. un prodotto in particolare che viene confezionato spesso in modo errato) e di risolvere il problema alla radice.

5. Forma (e continua sempre a formare) il tuo team

L’efficacia dei tuoi strumenti è direttamente proporzionale alle competenze delle persone che li utilizzano. Crea delle SOP chiare, forma periodicamente il personale del magazzino e tieni tutti i team allineati, dalle operazioni fino all’assistenza.

Cosa fare quando si verifica un errore di spedizione

Gli errori accadono anche con i migliori sistemi, l’importante è gestirli in modo professionale e tutelare il rapporto con il cliente. Vediamo come.

• Intervieni rapidamente: Evita di arrivare a un punto in cui il cliente deve contattarti due volte di seguito per avere notizie. Le risposte tempestive valgono oro.
• Centralizza le informazioni sul problema: Assegnalo alla persona giusta e accertati che non si perda tra le troppe e-mail della casella di posta.
• Automatizza i flussi di lavoro interni: Con strumenti come Support Automation, puoi far partire la creazione di ticket, tenere traccia dello stato delle risoluzioni ed evitare ritardi.
• Risolvi il problema in modo chiaro: Offri un rimborso, un nuovo invio o credito in negozio e spiega in modo chiaro e preciso al cliente quali saranno i passaggi successivi.
• Chiudi il cerchio: Fornisci i dettagli dell’incidente al tuo team delle operazioni per evitare che accada di nuovo.

Se come conseguenza del problema la spedizione va persa o è danneggiata, è probabile che tu debba anche presentare un reclamo formale al tuo corriere. Ecco una guida pratica alla gestione dei reclami di spedizioni ecommerce.

In che modo l’automazione contribuisce a ridurre e a risolvere gli errori di spedizione

Gli errori di spedizione sono causati dal caos delle operazioni manuali. L’automazione garantisce struttura, velocità e controllo.

Pick & Pack

Ti consente di ridurre gli errori umani grazie alla verifica degli ordini basata sulle scansioni. È più veloce, più preciso e funziona persino nei periodi di picco degli ordini. Tra l’altro, non richiede nessuna configurazione complicata.

Shipping Intelligence

È importante capire dov’è che le cose vanno storto. Usa i dati per identificare a quali prodotti, corrieri o team sono correlati gli errori di spedizione più ricorrenti e correggili. Scopri Shipping Intelligence.

Support Automation

Support Automation centralizza la gestione di tutti i problemi di consegna. Ti consente di:

• Rilevare tempestivamente gli errori, ancor prima dei tuoi clienti. Se un pacco sbagliato risulta ancora come non consegnato, il tuo team può intervenire rapidamente.
• Automatizzare la creazione dei reclami.
• Tenere traccia dei progressi del tuo team.
• Tenere aggiornati i clienti senza dover ricorrere a infiniti copia e incolla.

Checklist per evitare gli errori di spedizione

✅ Processo di pick and pack basato sulle scansioni
✅ Controllo finale delle etichette prima della consegna al corriere
✅ Regole automatizzate per le etichette (basta con le stampe manuali)
✅ Registro centrale di monitoraggio degli errori
✅ Flussi di lavoro dell’assistenza in grado di scalare
✅ SOP e formazione continua dei team

Conclusione: Gli errori di spedizione sono piccole sviste che generano grandi conseguenze

In ambito ecommerce, la precisione conta davvero. Un singolo errore di spedizione può costarti caro in termini di tempo, rimborsi e fiducia del cliente. Non dimenticare poi che le correzioni manuali non ti permettono di scalare, mentre l’automazione e i flussi di lavoro strutturati sì.

Che tu spedisca poche centinaia di pacchi o stia scalando per spedirne migliaia, una buona gestione degli errori di spedizione è un segno di grande maturità operativa. E i giusti strumenti possono aiutarti a fare un salto di qualità.

Vuoi sapere come può aiutarti Sendcloud? Scopri Support Automation di Sendcloud!